探討高校辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化的有效路徑

文/江蘇科技大學(xué) 鄒海燕

一、目前高校辦公室管理現(xiàn)狀

目前我國(guó)高校辦公室在處理學(xué)校各項(xiàng)事務(wù)時(shí)，主要有以下3個(gè)突出優(yōu)勢(shì)：1.綜合性強(qiáng)。高校辦公室的業(yè)務(wù)內(nèi)容涉及校內(nèi)各項(xiàng)事務(wù)、各類人群，這決定了其工作職能之寬泛，同時(shí)，隨著學(xué)校根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況不斷增添新內(nèi)容、新事物，辦公室的業(yè)務(wù)范圍會(huì)越來(lái)越廣，內(nèi)容也越來(lái)越復(fù)雜，綜合性更為突出。2.服務(wù)性強(qiáng)。辦公室作為各單位部門與師生之間的橋梁與紐帶，要為全?；蚴侨合档娜藛T服務(wù)，服務(wù)是高校辦公室存在的價(jià)值所在。3.時(shí)效性強(qiáng)，辦公室的任務(wù)往往具有明確的時(shí)間要求，必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成具體工作，具有十分強(qiáng)的時(shí)效性。

在高校辦公室為全校師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時(shí)，其業(yè)務(wù)管理中的挑戰(zhàn)不斷出現(xiàn)，結(jié)構(gòu)上的矛盾也不斷凸顯：

（一）高校內(nèi)部辦公管理優(yōu)化過(guò)程中，牽涉利益引起的矛盾日益復(fù)雜化。隨著社會(huì)的發(fā)展，高校辦公室的業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)也在不斷優(yōu)化。但是，由于優(yōu)化過(guò)程中，部分變化會(huì)直接影響高校系統(tǒng)內(nèi)個(gè)人的直接利益，因此優(yōu)化過(guò)程備受關(guān)注，優(yōu)化的阻力難以避免。同時(shí)，由于優(yōu)化在整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)推進(jìn)，出現(xiàn)的問(wèn)題錯(cuò)綜復(fù)雜，單獨(dú)的職能部門無(wú)力解決此類問(wèn)題，這就增加了高校辦公室業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)優(yōu)化的難度。

（二）社會(huì)與高校系統(tǒng)內(nèi)師生對(duì)高校辦公室業(yè)務(wù)的關(guān)注，要求其信息透明化與辦公室業(yè)務(wù)管理尚未完全信息化的矛盾。新形勢(shì)下，師生的切身利益與辦公室業(yè)務(wù)密切相關(guān)，也使得師生對(duì)于辦公室的關(guān)注更加突出。信息化時(shí)代，高校師生對(duì)于信息透明化的呼聲越來(lái)越高，這給曾經(jīng)多依賴于傳統(tǒng)方式辦公的辦公室增加了新的工作內(nèi)容。

（三）高校辦公室職能劃分模糊，辦理業(yè)務(wù)復(fù)雜且多變。

高校辦公室的各個(gè)部門劃分較為模糊，部分高校僅社科處的審核就需要跑三四處辦公室，才能辦理好業(yè)務(wù)，這大大降低了辦理業(yè)務(wù)的效率。同時(shí)，由于辦公管理的優(yōu)化，每年各個(gè)辦公室的各項(xiàng)業(yè)務(wù)劃分均有所調(diào)整，這也使得辦公業(yè)務(wù)的效率降低。

二、高校辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)問(wèn)題分析

（一）辦公室整體發(fā)展意識(shí)不強(qiáng)，發(fā)展目標(biāo)分散。辦公室每天接受的事務(wù)多、責(zé)任大，需要花費(fèi)極大的時(shí)間與精力完成一系列任務(wù)。因此，辦公室人員多關(guān)注于日常事務(wù)的完成，而較少思考辦公室業(yè)務(wù)管理的發(fā)展方向，管理層面對(duì)人員的引導(dǎo)也較為寬松，使得辦公室上下缺乏主動(dòng)性與創(chuàng)新性，使得辦公室在發(fā)展過(guò)程中看不清方向，容易迷失自身運(yùn)行目標(biāo)。

（二）管理人員素質(zhì)有待于提高。部分高校的管理層面人員的學(xué)歷較高，但由于辦公室人員大部分時(shí)間被繁重的實(shí)務(wù)所占，因而缺少系統(tǒng)管理的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，進(jìn)而在工作中缺乏創(chuàng)新與前瞻性。公室人員對(duì)自身定位不夠清晰，缺乏服務(wù)意識(shí)，對(duì)辦公室的發(fā)展也缺乏自身的思考。

（三）內(nèi)部缺乏凝聚力。雖然在辦公室中設(shè)有各種功能崗位，且各崗位之間也時(shí)常合作，但辦公室人員大多對(duì)待工作較為被動(dòng)，工作方式較為機(jī)械，對(duì)待任務(wù)主要以完成為主，缺乏合作意識(shí)。因此，在合作任務(wù)中多出現(xiàn)責(zé)任推諉、協(xié)作不力等問(wèn)題。

三、優(yōu)化高校辦公室業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)的路徑探索

（一）明確目標(biāo)導(dǎo)向。有明確的目標(biāo)才能使團(tuán)隊(duì)發(fā)展更加具有方向性，才能確保辦公室在結(jié)構(gòu)優(yōu)化的過(guò)程中不偏離正確的道路。只有明確各個(gè)層級(jí)、支點(diǎn)，辦公室的目標(biāo)，才能勁往一處使，加快辦公室發(fā)展的速度，提高辦公室工作的效率。因此，不僅需要制定總的目標(biāo)機(jī)制，還需要根據(jù)辦公室內(nèi)部崗位，制定更為詳細(xì)、具體的目標(biāo)。辦公室的工作人員，需要根據(jù)各自崗位制定相應(yīng)的目標(biāo)機(jī)制；若辦公室內(nèi)部多崗位之間有著緊密聯(lián)系，鑒于其相互依存關(guān)系，可以將其視為一個(gè)有機(jī)整體，根據(jù)這一有機(jī)體的發(fā)展需求制定其目標(biāo)機(jī)制，當(dāng)然各個(gè)小的目標(biāo)機(jī)制需要在辦公室整體發(fā)展目標(biāo)的要求下進(jìn)行制定，不能脫離整體框架。

（二）健全機(jī)制建設(shè)。制定明確的目標(biāo)后，優(yōu)化辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)需要制定相應(yīng)的崗位目標(biāo)監(jiān)督機(jī)制。目標(biāo)監(jiān)督機(jī)制是為了幫助辦公室業(yè)務(wù)進(jìn)行更為順利而制定的。因此，監(jiān)督機(jī)制不僅要明確監(jiān)督的范圍，還需要量化相關(guān)的督查細(xì)則。做到對(duì)全局性的重點(diǎn)工作掌握的同時(shí)，在細(xì)節(jié)上也更為優(yōu)化。例如，形成例會(huì)制度，例會(huì)是通過(guò)一定周期促進(jìn)辦公室職員自我反思與查漏補(bǔ)缺，形成同仁之間相互了解、相互幫助、互相監(jiān)督的良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍，同時(shí)強(qiáng)調(diào)整體發(fā)展大局的最佳選擇。一定的獎(jiǎng)懲機(jī)制，有一定的激勵(lì)作用，也有助于提高辦公室職員的參與積極性。辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化離不開全校師生。因此，機(jī)制的建設(shè)需要建立了解廣大師生員工所思所想，進(jìn)而創(chuàng)新思路、改進(jìn)方法、落實(shí)制度。機(jī)制建設(shè)是理論，需要通過(guò)各級(jí)辦公室切實(shí)落實(shí)各項(xiàng)內(nèi)容，積極主動(dòng)促進(jìn)優(yōu)化的工作有序、有效進(jìn)行，只有這樣才能保證廣大師生和相關(guān)群體的訴求得到合理解決。

（三）完善職能建設(shè)。辦公室職能種類多，劃分較為困難，因此，強(qiáng)化組織協(xié)調(diào)職能與參謀助手職能尤為重要。強(qiáng)化組織協(xié)調(diào)職能，需要辦公室在改革中積極應(yīng)對(duì)權(quán)力和利益調(diào)整引起的矛盾和問(wèn)題。參謀助手職能，則需要高校辦公室在完成紛繁復(fù)雜的日常工作基礎(chǔ)上，積極分析形勢(shì)發(fā)展要求，進(jìn)一步加強(qiáng)信息調(diào)研和工作研究，建設(shè)信息調(diào)研數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)線上線下渠道，充分了解師生員工的問(wèn)題與需求，建立明確的校務(wù)公開制度，促進(jìn)師生員工與學(xué)校管理層之間的溝通。