干部人事檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究

文/煙臺(tái)市萊陽(yáng)中心醫(yī)院 張杰

干部人事檔案管理是組織人事部門的重要工作，這項(xiàng)工作具有政治性和服務(wù)性的特點(diǎn)。伴隨當(dāng)前經(jīng)濟(jì)集團(tuán)化、全球化的發(fā)展趨勢(shì)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足企事業(yè)單位人才開(kāi)發(fā)利用的需要，必須盡快實(shí)現(xiàn)向信息化管理模式的轉(zhuǎn)變。本文對(duì)干部人事檔案管理的意義、現(xiàn)狀、對(duì)策研究三個(gè)部分進(jìn)行闡述。從領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)、管檔水平、管檔手段等方面入手，分析了干部人事檔案管理工作目前亟待解決的問(wèn)題。通過(guò)對(duì)新時(shí)代干部人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行分析，從領(lǐng)導(dǎo)者、管檔人員、制度法規(guī)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、部門合作等方面提出了對(duì)策建議，希望有助于提升干部人事檔案的管理質(zhì)量和工作效率。

一、干部人事檔案管理的重要意義

對(duì)于我國(guó)大部分企事業(yè)單位而言，人才的開(kāi)發(fā)利用是事關(guān)企事業(yè)發(fā)展的決定性因素，而干部人事檔案是全面了解企事業(yè)單位人才的重要載體，直接為企事業(yè)單位人才的發(fā)掘和開(kāi)發(fā)提供第一手資料，因此干部人事檔案管理對(duì)企事業(yè)單位發(fā)展的作用也就尤為重要。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，尤其是信息化的迅速發(fā)展，使得傳統(tǒng)干部人事檔案管理模式的弊端日益顯現(xiàn)，越來(lái)越不能適應(yīng)企事業(yè)單位高速發(fā)展的需要，出現(xiàn)了許多亟待解決的問(wèn)題。為了適應(yīng)社會(huì)當(dāng)前發(fā)展趨勢(shì)，必須盡快改革干部人事檔案管理模式，提高管檔人員的綜合素質(zhì)和管理水平，加大對(duì)資金投入，為干部人事檔案管理注入新的生機(jī)。

二、我國(guó)干部人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理的重視程度不夠。從目前企事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理的重視程度來(lái)看，普遍存在重視程度不夠的問(wèn)題，部分企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為干部人事檔案管理僅僅是滿足或者應(yīng)付上級(jí)組織部門的要求，沒(méi)有作為企事業(yè)單位人才戰(zhàn)略來(lái)加以重視，管檔人員和資金投入不足，管檔人員老齡化問(wèn)題突出，觀念陳舊，缺乏信息管理的能力和意識(shí)，導(dǎo)致干部人事檔案管理與人才的開(kāi)發(fā)利用脫節(jié)，制約了干部人事檔案管理在人才發(fā)掘和利用的應(yīng)有作用，領(lǐng)導(dǎo)者必須引起高度的重視。

（二）檔案收集歸檔的范圍不夠全面。目前，檔案收集歸檔的范圍還不夠全面。比如第四類材料，目前收集歸檔的材料主要是學(xué)歷學(xué)位、職稱兩類材料，技術(shù)檔案類的材料如專業(yè)技術(shù)業(yè)績(jī)、技術(shù)創(chuàng)新、發(fā)明創(chuàng)造類的材料沒(méi)有列入干部人事檔案的收集歸檔范圍，沒(méi)有形成規(guī)范的歸檔材料，造成有成果無(wú)歸檔材料的局面，而這一部分材料對(duì)于考察專業(yè)技術(shù)干部的業(yè)務(wù)能力至關(guān)重要，這些材料的缺失勢(shì)必會(huì)影響對(duì)專業(yè)技術(shù)干部的全面考察和開(kāi)發(fā)利用。

（三）管檔人員的綜合素質(zhì)有待提高。檔案管理的質(zhì)量水平、利用效率如何，關(guān)鍵還是要看管檔人員的綜合素質(zhì)。對(duì)于大多數(shù)的管檔人員來(lái)說(shuō)，比較重視干部人事檔案的日常管理，比如對(duì)檔案材料的收集、甄別、裝裱、歸類、裝訂等日常管理較為重視，對(duì)“三齡二歷一身份”的認(rèn)定原則、依據(jù)也較為熟悉，但是對(duì)于檔案的開(kāi)發(fā)和利用普遍認(rèn)識(shí)不足，忽視了檔案管理是為人才的開(kāi)發(fā)、利用服務(wù)的這個(gè)根本目標(biāo)。另外，目前大多管檔人員還缺乏檔案管理信息化的管理能力，電子檔案的普及進(jìn)程發(fā)展非常緩慢，能夠?qū)嵭须娮訖n案“互聯(lián)網(wǎng)+”的企業(yè)更是鳳毛麟角，更談不上干部人事檔案大數(shù)據(jù)的未來(lái)發(fā)展需求了，大大影響了檔案的利用效率。

（四）檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化有待提高。隨著企事業(yè)單位的集團(tuán)化、全球化發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理手段已經(jīng)很難適應(yīng)企事業(yè)單位對(duì)人才開(kāi)發(fā)利用的需要。這一點(diǎn)，大多數(shù)企事業(yè)單位應(yīng)該向?qū)I(yè)的人才獵頭公司學(xué)習(xí)，如何提高干部人事檔案信息的電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，成為眾多企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者迫切需要考慮和解決的重要問(wèn)題。雖然各級(jí)組織部門也曾建立檔案管理信息系統(tǒng)，但是大多是屬于區(qū)域性的，缺乏統(tǒng)一的系統(tǒng)性平臺(tái)，信息不能共享，而且與開(kāi)發(fā)利用脫節(jié)。現(xiàn)階段存在的問(wèn)題有：不能與職稱評(píng)審、人才考察、選拔任用、人才流動(dòng)有機(jī)結(jié)合，目前僅僅局限于信息錄入環(huán)節(jié)，整個(gè)鏈條沒(méi)有貫穿徹底，造成目前的干部人事信息管理系統(tǒng)實(shí)用性大大降低、最終棄而不用的被動(dòng)局面。

三、促進(jìn)我國(guó)干部人事檔案管理的有效策略

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。新時(shí)代的發(fā)展為干部人事檔案管理帶來(lái)了新的發(fā)展生機(jī)，同時(shí)迎來(lái)了新的考驗(yàn)和挑戰(zhàn)，迫切要求企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者轉(zhuǎn)變觀念，必須用長(zhǎng)遠(yuǎn)性、戰(zhàn)略性的目光，創(chuàng)新干部人事檔案管理模式，兼顧歷史，著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，結(jié)合單位自身發(fā)展情況，建立完善的管理體系，充分發(fā)揮干部人事檔案在單位人才戰(zhàn)略中的開(kāi)發(fā)使用作用。與此同時(shí)，各級(jí)組織部門要充分發(fā)揮干部人事檔案管理的公共服務(wù)職能，盡快建立國(guó)家級(jí)的統(tǒng)一的干部人事檔案管理信息平臺(tái)，強(qiáng)化干部人事檔案的信用管理職能，建立完善的社會(huì)信用體系，促進(jìn)我國(guó)干部人事檔案管理使用效率的提高。

（二）加快檔案管理的信息化建設(shè)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)全球化和“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，信息化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，必然也大大影響著干部人事檔案管理領(lǐng)域。筆者認(rèn)為，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)前應(yīng)該從三個(gè)層面入手：第一個(gè)層面是，在單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)檔案材料電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，這個(gè)問(wèn)題已經(jīng)成為企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化、全球化發(fā)展亟待解決的人才戰(zhàn)略問(wèn)題之一。第二個(gè)層面是，在實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部信息化的基礎(chǔ)上，逐步建立組織人事部門的信息資源共享平臺(tái)，這是新時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，但最棘手的問(wèn)題是如何實(shí)現(xiàn)檔案的保密性和信息共享、開(kāi)發(fā)利用之間的矛盾，這是各級(jí)組織部門亟待思考的最大難題。第三個(gè)層面是，在國(guó)家層面的信息資源共享平臺(tái)建立之后，實(shí)現(xiàn)各政府部門干部人事信息的融合對(duì)接，真正發(fā)揮干部人事檔案信息的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值最大化。干部人事檔案管理只有實(shí)現(xiàn)了第三個(gè)層面的建設(shè)任務(wù)，才能真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化管理，這個(gè)層面最大的挑戰(zhàn)將是信息安全和風(fēng)險(xiǎn)防范工作，這些工作的完成，必將促進(jìn)我國(guó)干部人事檔案管理利用的高效率。

（三）提高管檔人員的綜合素質(zhì)水平。為了實(shí)現(xiàn)干部人事的信息化建設(shè)，滿足集團(tuán)化、全球化的人才戰(zhàn)略需要，比如需要全面提升管檔人員的綜合管理水平，尤其是信息化管理水平。信息化管理模式的轉(zhuǎn)變對(duì)干部人事檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的更高的要求。組織部門要加快干部人事檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)步伐；管檔單位要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高管檔人員的專業(yè)技能和科學(xué)管理水平。同時(shí)，還必須加強(qiáng)與其他部門的溝通和溝通，努力順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。才能真正促進(jìn)干部人事檔案管理的信息化發(fā)展進(jìn)程。

（四）建立完善的檔案管理制度和法規(guī)。伴隨干部人事檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)信息的保密性和安全性必然會(huì)提出新的要求，因此，亟待建立健全電子檔案的管理制度和法規(guī)。在干部人事檔案管理利用的同時(shí)，加大對(duì)干部人事檔案中關(guān)于個(gè)人隱私的保護(hù)，要實(shí)行干部人事檔案信息管理的分級(jí)授權(quán)，分級(jí)管理，確保在保證干部人事信息的合理開(kāi)發(fā)使用和信息共享的前提下，最大程度保證信息安全和信息保密。

（五）加大檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入。干部人事檔案信息化新型管理模式需要大筆資金的投入，為了提高企業(yè)干部人事檔案管理效率，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者必須加大投入對(duì)管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、人員培訓(xùn)等方面的資金投入，只有足夠的經(jīng)費(fèi)保障，干部人事檔案管理模式的創(chuàng)新才能得以實(shí)現(xiàn)，也只有鏈接資源共享平臺(tái)的各個(gè)檔案信息源有效運(yùn)轉(zhuǎn)，才能實(shí)現(xiàn)全社會(huì)干部人事檔案管理的大數(shù)據(jù)有效開(kāi)發(fā)和利用，最終完成我國(guó)干部人事檔案管理信息化全面建設(shè)。

（六）增強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)之間的融合。檔案管理系統(tǒng)不是獨(dú)立存在的，在整個(gè)管理系統(tǒng)中各個(gè)管理部門相互影響，互相服務(wù)，缺一不可，最終目的是要為社會(huì)提供更為完善的服務(wù)。干部人事檔案管理是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性二者相輔相成的工作。檔案管理的政治性表現(xiàn)在，檔案材料的收集離不開(kāi)政府部門和相關(guān)單位，必須由組織部門與相關(guān)部門協(xié)調(diào)溝通，共同推動(dòng)；檔案管理的服務(wù)性表現(xiàn)在，檔案管理最終目的是為政府部門和相關(guān)單位的人才開(kāi)發(fā)利用服務(wù)，必須打通信息采集管理與應(yīng)用之間的瓶頸。每一個(gè)環(huán)節(jié)都與整個(gè)系統(tǒng)中的政府部門、單位息息相關(guān)，必須有機(jī)融合才能發(fā)揮其完整作用。因此，為了實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化管理，各政府部門與企事業(yè)單位必須加強(qiáng)相互融合，分工合作。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著經(jīng)濟(jì)集團(tuán)化、全球化和信息化建設(shè)的快速發(fā)展，干部人事管理模式出現(xiàn)了嚴(yán)重的滯后性，必須轉(zhuǎn)變管理模式，加快干部人事檔案管理的信息化進(jìn)程，提高管理開(kāi)發(fā)利用效率，順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的要求，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，健全相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度和法律法規(guī)，增強(qiáng)檔案信息風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，保障檔案信息安全，提高管檔人員綜合素質(zhì)，促進(jìn)干部人事檔案管理向管理開(kāi)發(fā)利用的方向快速邁進(jìn)。