事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新探討

文/湖北省襄陽(yáng)市?？悼h財(cái)政局 陶玉瓊

人事檔案管理工作是現(xiàn)代事業(yè)單位管理工作中的重要內(nèi)容，直接影響到員工的發(fā)展，對(duì)于單位的人事管理工作也會(huì)產(chǎn)生影響，隨著近幾年我國(guó)的事業(yè)單位改革的不斷深化，事業(yè)單位的人事管理工作也得到了優(yōu)化，人事檔案管理工作開(kāi)始受到重視。在社會(huì)形勢(shì)發(fā)生巨大改變的時(shí)期，我國(guó)事業(yè)單位的人事檔案管理工作也呈現(xiàn)出了新的特點(diǎn)，事業(yè)單位需要針對(duì)這些新特點(diǎn)進(jìn)行人事檔案管理工作的創(chuàng)新。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作的意義

事業(yè)單位作為我國(guó)國(guó)家機(jī)構(gòu)的重要延伸，其作用更多地體現(xiàn)在社會(huì)職能上，所以為了能夠更好地發(fā)揮其作用，在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，管理工作一直是工作的重心，其中人事管理是事業(yè)單位和企業(yè)都十分重視的工作，而在人事管理工作中，人事檔案管理工作是其中的重要內(nèi)容，直接影響到事業(yè)單位的發(fā)展。事業(yè)單位的人事檔案中記載了事業(yè)單位員工的工作經(jīng)歷、工作能力和工作態(tài)度等相關(guān)信息，是單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行人才管理和人事調(diào)動(dòng)的重要參考依據(jù)，直接關(guān)系著單位的員工發(fā)展和員工職能的發(fā)揮，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展十分重要。

現(xiàn)在社會(huì)的經(jīng)濟(jì)科技迅速發(fā)展，推動(dòng)了事業(yè)單位的變革，事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中，也更加具有競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和危機(jī)意識(shí)，事業(yè)單位想要發(fā)展，就需要重視人才，充分發(fā)揮人才在單位發(fā)展中的作用，人事檔案信息是人才信息的重要載體，人事檔案的內(nèi)容是員工工作能力、素質(zhì)和經(jīng)驗(yàn)的直觀體現(xiàn)，可以幫助事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)更好地評(píng)價(jià)人才，將人才放在合適的崗位，使其發(fā)揮出最大的作用，進(jìn)行事業(yè)單位內(nèi)部人力資源的有效配置，從而促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，通過(guò)對(duì)人事檔案的管理來(lái)分析人才的能力和素質(zhì)，并進(jìn)行針對(duì)性的人才培訓(xùn)，努力提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合能力，將人才放在最合適的位置上，使其在工作崗位上能夠發(fā)揮更大的作用。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)人事檔案管理工作不夠重視。事業(yè)單位與一般的營(yíng)利性企業(yè)不同，在發(fā)展的過(guò)程中更重視職能的發(fā)揮，需要最大限度地發(fā)揮出維持社會(huì)穩(wěn)定的作用，所以工作的重心就放在了單位的發(fā)展中，重視提高員工的工作質(zhì)量和效率，可是在該過(guò)程中，其他的相關(guān)管理工作卻被忽視，尤其是對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，大部分事業(yè)單位在人事檔案管理工作上的投入力度不足，無(wú)論是設(shè)備、人才，還是相關(guān)的管理制度都不夠完善，質(zhì)量也不高，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，并沒(méi)有將其作為單位管理工作中的重要內(nèi)容，忽視了人事檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，認(rèn)為其對(duì)單位的發(fā)展不會(huì)產(chǎn)生太大的作用，所以不需要重視。而相應(yīng)的，人事檔案管理人員在工作中也就忽視了自身工作的重要性，在工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)敷衍和責(zé)任心不強(qiáng)的問(wèn)題，人事檔案管理工作的流程也不完善，管理工作的質(zhì)量和效率都很低，具有極大的隨意性。

（二）檔案信息不完善。檔案信息不完善，是現(xiàn)在事業(yè)單位人事檔案管理工作中的重要問(wèn)題，人事檔案信息是對(duì)職工的工作經(jīng)歷、工作能力的書(shū)面呈現(xiàn)，所以其中要求對(duì)職工的工作情況有比較齊全和完善的記錄，要求信息的真實(shí)性和完整性。但是在實(shí)際的事業(yè)單位人事檔案管理工作中，大部分事業(yè)單位及人事檔案信息缺乏相關(guān)材料的證明，也就是說(shuō)，缺乏相應(yīng)的學(xué)歷材料或書(shū)面材料對(duì)檔案信息進(jìn)行證明，難以驗(yàn)證檔案信息內(nèi)容的真實(shí)性，而且很多的信息也并不完善，難以對(duì)職工的工作情況進(jìn)行真實(shí)反映，這會(huì)造成事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行員工管理時(shí)，無(wú)法根據(jù)檔案的內(nèi)容，進(jìn)行合理的人員調(diào)配，員工也無(wú)法根據(jù)檔案材料的內(nèi)容來(lái)進(jìn)行公平競(jìng)爭(zhēng)，這對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展和員工的個(gè)人發(fā)展來(lái)說(shuō)，都十分不利。

（三）硬件設(shè)施不完善。硬件設(shè)施不完善就是事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)，相關(guān)的設(shè)備和經(jīng)費(fèi)比較匱乏，缺乏先進(jìn)的設(shè)備來(lái)輔助人事檔案管理工作的進(jìn)行，很多的工作設(shè)備比較落后，檔案室的設(shè)置也比較簡(jiǎn)陋，檔案保存和管理的環(huán)境也十分不利，在人事檔案的管理過(guò)程中，很容易出現(xiàn)檔案破損等問(wèn)題。

（四）檔案管理人員素質(zhì)不高。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理人員素質(zhì)不高，也是影響其發(fā)展的重要問(wèn)題，大部分的事業(yè)單位，人事檔案管理人員都是選擇一些即將退休的員工或其他職位的員工來(lái)進(jìn)行兼職，其本身并不具備人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，造成了人事檔案管理過(guò)程中的效率和質(zhì)量低下。

三、事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）促進(jìn)管理模式轉(zhuǎn)型。當(dāng)前我國(guó)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)生了巨大的變革，這帶動(dòng)了事業(yè)單位人事檔案管理工作的變化，想要促進(jìn)人事檔案管理工作的創(chuàng)新，就必須進(jìn)行管理模式的轉(zhuǎn)型。在傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作中，事業(yè)單位普遍應(yīng)用分散式管理模式，以事業(yè)單位或者事業(yè)單位內(nèi)部的部門(mén)為一個(gè)單位，來(lái)對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行人事檔案管理工作，這種管理模式十分分散，而且管理的內(nèi)容也比較單一，其內(nèi)容的變動(dòng)，更多的是針對(duì)本單位或本部門(mén)的日常工作變化，這就意味著員工的人事檔案信息更新來(lái)源十分狹窄。在現(xiàn)代事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，可以將傳統(tǒng)的分散式管理模式，轉(zhuǎn)化為多元化的集中式管理模式，事業(yè)單位在一定的行業(yè)范圍或地位之內(nèi)，建立其中的檔案管理中心，來(lái)對(duì)事業(yè)單位的人事檔案進(jìn)行集中化管理，加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息的收集，從多元化的角度和方式出發(fā)，收集更加全面的職工工作信息，從而對(duì)人事檔案信息進(jìn)行及時(shí)和全面的更新。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系著檔案管理工作的質(zhì)量，所以想在新時(shí)期促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新，就需要想辦法提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，提高其專(zhuān)業(yè)技能水平，提高工作質(zhì)量和效率。首先，事業(yè)單位要將人事檔案管理工作作為發(fā)展過(guò)程中的重要工作，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)也要重視該工作，在日常加強(qiáng)宣傳和教育，提高管理人員自身的責(zé)任感。事業(yè)單位也需要想辦法提高檔案管理人員的素質(zhì)，比如對(duì)原本的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握先進(jìn)的人事檔案管理技術(shù)和方法，提高其工作的專(zhuān)業(yè)性和專(zhuān)業(yè)技能的熟練度，幫助其在工作的過(guò)程中提高效率和質(zhì)量。另外，事業(yè)單位也可以從外部聘請(qǐng)人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)性人才，來(lái)進(jìn)行單位內(nèi)部的人事檔案管理工作。另外，事業(yè)單位還需要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行一定的職業(yè)道德培訓(xùn)，從而提高其職業(yè)道德水平和責(zé)任意識(shí)。最后，企業(yè)要注意為人事檔案管理人員提供一定的升職途徑，要盡量滿(mǎn)足人事檔案管理人員的物質(zhì)需求和精神方面的發(fā)展需求，提高其工作積極性。

（三）實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化管理。我國(guó)正在逐漸進(jìn)入信息化社會(huì)，新型金屬和數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)成為一種必然的發(fā)展趨勢(shì)，在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中應(yīng)用十分廣泛，在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，信息化技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)也能夠發(fā)揮出重要的作用，可以有效提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量。事業(yè)單位能夠通過(guò)建立人事檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行管理，同時(shí)方便查詢(xún)使用，提高檔案的利用效率，對(duì)于人事檔案信息的真實(shí)性和完善性也有很積極的作用。

四、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位作為國(guó)家機(jī)構(gòu)的重要分支，在發(fā)展的過(guò)程中，管理工作是其重點(diǎn)工作內(nèi)容，其中人事檔案管理工作是事業(yè)單位的重要環(huán)節(jié)，影響著單位員工的升遷和人才的應(yīng)用，可是現(xiàn)在的事業(yè)單位人事檔案管理工作效率和質(zhì)量都比較低，嚴(yán)重影響事業(yè)單位的發(fā)展。所以在新時(shí)期，一定要加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新，提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。