新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理的效能提升策略

文/延安市安塞區(qū)勞動保障監(jiān)察大隊 艾紹金

事業(yè)單位屬智力密集型單位，干部職工是寶貴的資源財富，基于此，做好檔案管理工作將會極大地提升事業(yè)單位的人事管理水平。但從目前來看，部分事業(yè)單位的人事檔案管理不規(guī)范的問題比較突出，拖累了事業(yè)單位人事管理的整體水平。在事業(yè)單位改革深化的前提下，其重要性逐漸顯現(xiàn)，需要將檔案管理進一步規(guī)范化，從而為人事管理水平的提升帶來有力支撐。

一、人事檔案管理工作的重要意義

（一）為人事管理工作提供真實有效的信息。事業(yè)單位的管理者如果想要讓員工發(fā)揮出自身的作用，最大限度地使員工發(fā)揮出其自身潛力，使之在工作崗位上有著較高的工作效率，第一步就是了解每一位員工最基本、最真實的個人資料。例如工作經(jīng)驗、學習經(jīng)驗、思想品德等信息。通過對人事檔案的查詢，清楚地了解每位員工各方面的信息，這些真實的信息可以為管理者提供參考，便于人事的管理工作。

（二）是人事管理工作的重要依據(jù)。事業(yè)單位的人事檔案，還對事業(yè)單位的管理工作有著重要的影響。因此在管理干部的考核和選用、單位未來人才梯隊的建設、對單位員工的績效考核等方面，都離不開人事檔案這一參考依據(jù)，通過對人事檔案的信息進行全面綜合分析，能夠使得管理工作更加科學。

（三）對人力資源配置的優(yōu)化作用。在人力資源的管理過程中，對人力資源配置優(yōu)化是最大限度地提高管理工作效率的有效途徑。在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，由于人力資源管理工作并非一成不變，隨著時間的變化，會出現(xiàn)人員的變動、崗位的變動，這個時候對人力資源配置進行優(yōu)化就顯得尤為重要，且具有一定的現(xiàn)實意義。

二、人事檔案管理中存在的問題

（一）管理人員的責任意識淡薄，自身素質不高。由于一些事業(yè)單位對于人事檔案管理工作不夠重視，沒有從管理角度對其有正確的認識，甚至認為事業(yè)發(fā)展和人事檔案管理工作并無交集，致使很多事業(yè)單位的檔案管理人員將人事檔案管理工作流于表面，沒有進行落實，甚至產生應付的現(xiàn)象。并且事業(yè)單位的管理者對人事檔案管理工作也不夠重視，選用非專業(yè)的人員進行檔案管理，甚至將一些臨時工安排到這個崗位上。這樣不但事業(yè)單位的管理人員對檔案管理重視程度不夠，而且從事檔案管理工作的人員素質也不會得到有效的提高，不利于人事檔案管理工作的整體高效運行。

（二）管理制度不完善。對于人事檔案管理工作而言，只有制定健全完善的規(guī)章制度，才能保障工作的有序進行。但是就目前我國的事業(yè)單位而言，很多單位要么沒有制定檔案管理制度，要么規(guī)章制度不健全，所以要提升人事檔案管理水平，必須配備一套完善有效的管理辦法。

（三）管理方式落后。人事檔案管理不僅需要工作人員具有較強的責任心，還需要具有過硬的專業(yè)知識。但是在實際的工作中，很多單位的人事檔案管理工作人員并不具備專業(yè)素質，這就導致在實際的工作中會出現(xiàn)很多問題。同時由于科技發(fā)展迅速，信息化水平不斷提高，很多地區(qū)已采用無紙化辦公，通過電腦網(wǎng)絡來開展工作，然而仍然有很多地方的檔案管理工作仍采用傳統(tǒng)的手工辦公模式，不僅降低了工作效率，也不利于日常管理工作的進行。

三、提升人事檔案管理效能的有效方法

（一）提升管理者的管理意識和自身素質。首先，對于單位人事檔案管理的工作人員定期開展培訓，培訓內容包括專業(yè)知識和職業(yè)素養(yǎng)。其次，和其他兄弟單位進行溝通交流。比如讓事業(yè)單位的檔案管理人員去工作效果比較好的單位進行學習，學習其先進的管理模式。最后，定期對檔案管理技能進行考核。不能將工作只停留在口頭上，要落到實處，并定期地進行考核評比，從而提高員工在工作中的實際運用能力，將理論轉化為實際。

（二）規(guī)范人事檔案管理制度。人事檔案管理效能的提高，離不開健全的管理制度，只有規(guī)范人事檔案管理制度，才能更高效地展開工作。要根據(jù)單位的自身特點，建立符合單位現(xiàn)狀的人事檔案管理制度，并在實際的工作中不斷進行改善。在日常的工作過程中，要按照規(guī)定的人事檔案管理制度進行工作，對于在人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題做到及時總結匯報。

（三）運用全新的工作方式和手段。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理工作一般都是以手工形式進行的，在紙上進行日常辦公，這就導致了工作效率的低下。應該將信息化的科學技術運用到人事檔案的管理體系中去，做到信息化的管理模式，加快網(wǎng)絡建設。

四、結語

綜上所述，人事檔案管理工作是人力資源相關工作可以有序進行的重要基礎。所以加強事業(yè)單位的人事檔案管理工作，對發(fā)揮人事檔案管理的效能具有重要的意義。而延安市安塞區(qū)勞動保障監(jiān)察大隊中進行人事檔案相關工作的部門，應該提升自身的管理責任意識，并在日常的工作中，提高對計算機網(wǎng)絡的應用，切實提高人事檔案管理工作效能。