淺論做好檔案的數(shù)字化與利用方法

文/懷化市疾病預防控制中心 滿程

物理世界與數(shù)字世界的隔閡逐步變得越來越模糊，“數(shù)字化”迅速滲透各行各業(yè)，加快經(jīng)濟發(fā)展的全球化進程，抓住數(shù)字化轉型所帶來的機遇成為激活政府、企業(yè)、機構等組織生命力的新方式，給市場經(jīng)濟的發(fā)展帶來一片新的“藍?！?。數(shù)字化轉型給相關組織帶來徹底的變革，不單單是核心業(yè)務模式的改造升級，還包括諸如咨詢、銷售、客戶服務、信息管理在內的數(shù)字化轉變。我國正在經(jīng)歷著前所未有的數(shù)字化浪潮，無論是云辦公，還是虛擬現(xiàn)實、網(wǎng)絡交易、移動支付、自動駕駛或人工智能，中國正走在世界之巔，并且當前國人面對數(shù)字化發(fā)展的信心是無限的。數(shù)字化給檔案管理和利用的工作帶來翻天覆地的變化，諸如文件的編輯、修改、歸檔、查閱等程序都可以通過計算機或者移動設備來完成。形成的數(shù)字檔案的管理和維護的方式與紙質載體檔案有較大的差異，針對這類檔案，管理人員要從錄入、整理、歸類、保存、分析、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)嚴格把控，使得電子檔案的真實性和可讀性得到保障。

一、當前檔案信息數(shù)字化管理的滯后問題亟待解決

（一）數(shù)字化管理設備落后。隨著時代的發(fā)展，信息資料的存在形式越來越豐富，檔案管理相關部門所使用的管理設備落后，跟不上時代的發(fā)展，滿足不了數(shù)字化檔案管理的需求。即使檔案管理部門引入了大量的新式計算機，但是隨著時間的發(fā)展，這些設備的性能逐步跟不上社會的需求，并且這些設備安裝的操作系統(tǒng)都過時了，得不到升級，這就給計算機的安全帶來隱患。并且市面上沒有統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理軟件，所涉及的軟件五花八門，導致管理人員的學習成本較高。

（二）標準化、規(guī)范化作業(yè)急需改善。檔案信息的數(shù)量極其大，缺乏標準化、規(guī)范化的管理機制不僅僅沒法提高工作效率，還使得檔案的管理工作混亂，查閱困難。由于我國檔案數(shù)字化管理起步比較晚的原因，大量檔案信息的采集和記錄都是以紙質的形式進行的，相關館、室對檔案的保存、管理和利用落后，案卷質量差，使用的管理設備落后，管理軟件通用性和移植性差，檔案數(shù)字化往往僅局限于某一種設備或某個專業(yè)系統(tǒng)，沒有形成行業(yè)統(tǒng)一的標準化管理措施和規(guī)范化體系。

（三）專業(yè)人才的素質有待提高。檔案信息的數(shù)字化管理緊跟時代發(fā)展的步伐，相關人才的培養(yǎng)工作是一個長期的過程，管理人員要有較多的專業(yè)知識儲備和較高的創(chuàng)新素質，不但能熟練進行計算機操作，還能迅速地掌握最新出現(xiàn)的信息管理技術，開發(fā)出高效的檔案管理和利用方法。目前我國大多數(shù)檔案管理部門的工作人員專業(yè)水平較低，高層次的數(shù)字化、信息化管理人員欠缺。

二、提高檔案數(shù)字化和利用方法的思路

（一）開展檔案云服務。隨著移動設備的流行，群眾更注重信息的便攜性和時效性，期望通過互聯(lián)網(wǎng)及時準確地得到各種各樣的信息。云服務提供智能備份功能，將數(shù)據(jù)風險降到最低，并且從硬件級別上實現(xiàn)故障和安全性的隔離，平臺內置攻擊防護能力，分布式和規(guī)?；嵘畔踩Ｗo能力等。

（二）提高管理人員的專業(yè)水平。人才已經(jīng)成為當今社會最重要的資源，只有具備人才優(yōu)勢，才能在激烈的市場競爭環(huán)境中處于領先地位。對于檔案數(shù)字化管理人才隊伍的建設工作需要充分挖掘現(xiàn)有人才隊伍潛力，不斷加大檔案教育培訓力度，貫徹大教育、大培訓的方針，為檔案專職人員學習和培訓提供再教育渠道，打造良好的學習和工作環(huán)境。同時積極組織經(jīng)驗豐富的一線工作人員開展現(xiàn)場指導作業(yè)活動，定期考核，持之以恒地監(jiān)督和切實落實相關責任的歸屬，逐步提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務能力。

（三）建立統(tǒng)一標準化的檔案管理體系。在全國推廣標準化的檔案管理體制有利于形成統(tǒng)一的標準，提高工作人員的檔案管控能力，這種標準化的體制還能在組織內部營造一種合規(guī)文化。必須讓所有管理人員和員工理解并接受這樣的標準化思想，融入檔案數(shù)字化管理和利用的共同價值觀。

三、結語

檔案資料的數(shù)字化以及檔案信息資源的開發(fā)利用是一項繁瑣、細致的工作，需要檔案管理從業(yè)者付出大量的汗水和艱辛的努力。相關工作人員應當緊跟時代的步伐，抓住我國全力推動檔案數(shù)字化發(fā)展的機遇，積極探索高效的檔案管理和利用途徑。大力培養(yǎng)檔案創(chuàng)新管理的先進人才，推動檔案材料管理的數(shù)字化、標準化、網(wǎng)絡化、移動化進程，才能提高檔案信息資源的利用率，為國家的建設和社會的發(fā)展提供全面、準確、豐富的優(yōu)質檔案資源。