淺談高校檔案數(shù)字化建設面臨的問題及對策

文/廣西科技大學 梁冠玲

隨著科技的不斷進步，數(shù)字化已經(jīng)走進人們的日常生活中。高校檔案數(shù)字化的管理模式不僅能夠為檔案的資源應用提供方便，還能夠對檔案管理方式進行優(yōu)化，使檔案管理進入高科技技術管理層次，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應時代的發(fā)展，“信息數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡化、超越時空化”的數(shù)字化檔案管理已成為高校檔案管理的必然趨勢，許多高校雖然已經(jīng)構建了自己的電子檔案管理體系，但是檔案管理的數(shù)字化建設仍存在著不少問題，需要不斷地改進與完善。

一、數(shù)字化檔案的定義

數(shù)字化檔案，指的是隨著計算機技術的發(fā)展和多媒體技術的應用，產(chǎn)生的一種信息化的檔案管理模式。具體是指應用現(xiàn)代化的科學技術和計算機技術等手段，將紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成的一種檔案信息資源，用數(shù)字代替檔案中的文字記錄、圖像記錄、聲音記錄、視頻記錄等檔案記錄方式，對檔案資料進行傳輸，使檔案資源能夠得到快捷的利用，實現(xiàn)檔案資源在一定區(qū)域內的共享。高校檔案主要記載的是高校的教學、科研及重大事項等實踐活動內容，其中也包括各種形式的記載內容，內容比較繁雜，高校檔案使用數(shù)字化管理之后，會大大提高高校檔案的管理效率，為高校檔案數(shù)字化管理發(fā)展提供技術基礎，進一步促進高校整體的發(fā)展。

二、高校檔案數(shù)字化建設中存在的問題

（一）數(shù)據(jù)庫建設滯后。由于管理軟件的落后，導致數(shù)據(jù)庫建設整體性不強、規(guī)模較小、標準化程度不高、類型單一，并且很多都是低水平的重復建設。很多數(shù)據(jù)庫使用范圍不廣，數(shù)據(jù)量利用率不高。此外，由于條件所限，我校檔案館建立的數(shù)據(jù)庫以條目數(shù)據(jù)庫為主，沒有對應的媒體數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，很難讓用戶的不同需求得到滿足，不能實現(xiàn)真正意義上的檔案資源共享。

（二）高校檔案數(shù)字化建設資金投入不足。硬件技術缺乏、資金投入不足是制約高校檔案數(shù)字化建設的重要因素，高新技術的投入、數(shù)字化設備及軟件的訂購，更新過時設備以及升級相關軟件等，都必須以巨額資金支持為前提，與此同時，遷移轉錄數(shù)字檔案信息等工作也需要大量人力物力，資金不足制約檔案數(shù)字化發(fā)展進程。此外，隨著信息技術的更新，大部分高校已建設成初具雛形的信息化體系。但總體上高校檔案管理模式仍然是以手工管理模式為主，計算機技術等現(xiàn)代技術運用較少，甚至部分高校檔案管理部門計算機設備陳舊、過時，管理軟件不能滿足現(xiàn)代檔案數(shù)字化發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)讀取存在問題。硬件技術的缺乏也制約著高校檔案數(shù)字化建設進程。另外，各個高校尤其是那些歷史悠久的高校，如我校館（室）藏檔案的數(shù)量是十分浩大的，要全部轉化為信息資源, 外包轉錄數(shù)字檔案信息，要投入的資金和人力也將是十分巨大，其中還有許多檔案不屬于開放范圍。因此, 資金短缺就成為高校檔案數(shù)字化建設的主要障礙。

（三）高校檔案工作缺乏標準化以及規(guī)范化。檔案工作的標準化、規(guī)范化是信息化建設的前提和必要條件。但目前存在的問題是計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足；計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一。這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

（四）高校檔案工作缺乏復合型人才。檔案數(shù)字化工作是一項專業(yè)性較強的工作，要求檔案管理人員具備較高的綜合素質，不僅要求其具備檔案專業(yè)理論，還要熟悉計算機掃描、音視頻處理等較高的計算機技能，而高校檔案部門的檔案管理人員相對較少，更談不上具備計算機技能的檔案管理人才。因此，從總體來講，高校檔案部門缺乏全面掌握數(shù)字化知識的檔案管理人才。

三、加強檔案數(shù)字化建設的對策

（一）數(shù)據(jù)庫建設。鑒于目前各高校的實際，可以先行做好幾個重要數(shù)據(jù)庫建設。1.建立高?；鶎訄蟊砗透咝顟B(tài)數(shù)據(jù)庫。高?；鶎訄蟊砗透咝顟B(tài)數(shù)據(jù)庫是高校每年必須填報的一項工作，在高校檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起高校狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報表，將校內各單位、各部門要報送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫中，再按要求進行調整。并根據(jù)上級的要求，及時、迅速、準確地做好高校狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報表的填報工作。2.建立檔案管理主頁。建立檔案管理主頁，IN TERN ET擁有豐富的知識資源并提供了嶄新的教育方式，它的主要服務有：電子郵件（EMAIL)、網(wǎng)絡新聞( NEWSN ET )、信息查詢( 60PHER)、網(wǎng)上漫步(WWW)、遠程登錄( FTP)等。如何利用Internet，探索檔案宣傳、利用的新途徑，將成為檔案界今后面臨的主要課題。內容可包括《檔案管理簡介》《開放全宗名單》《檔案編研成果介紹》《檔案利用方法》《征集檔案公告》等。另外，我國高校從2001年在全國普及網(wǎng)上錄取新生，這樣學籍管理就可直接錄入檔案主頁。隨著計算機互聯(lián)網(wǎng)用戶的不斷增多，高校應盡快建立檔案管理服務器和主頁。接收遠距離、快速度、高質量的聲像、圖文、信息，利用不斷發(fā)達的網(wǎng)絡系統(tǒng)為讀者查閱、瀏覽各種有用的信息檔案提供優(yōu)質服務。在檔案主頁的設計上，應充分體現(xiàn)學校的辦學特色、校史、學科建設、專業(yè)設置等。3.建立學生學籍檔案數(shù)據(jù)庫。隨著技術的發(fā)展，新生錄取工作已經(jīng)開始采用網(wǎng)上錄取的形式，高校數(shù)字化管理就是要從新生網(wǎng)上錄取的那刻開始，將每屆學生的姓名、性別、出生年月等基本情況收進學籍庫。在學生求職期間，將相關情況發(fā)送到校園網(wǎng)上，便于各用人單位進行網(wǎng)上錄入，同時建立起反饋表對學生的情況進行跟蹤調查，為學校教學評價、專業(yè)評價提供依據(jù)，真正做到用人單位和學校的配合，對甄別學生畢業(yè)證、學位證的真?zhèn)翁峁┐_切的證據(jù)，有力地做到對文憑的“打假”。4.建立學生成績檔案數(shù)據(jù)庫，為學生提供歷年的學習成績。為了方便學生查檔，提供相應的成績，建立學生成績數(shù)據(jù)庫必不可少。通過高校的網(wǎng)絡系統(tǒng)，在成績產(chǎn)生的同時直接收入學生成績數(shù)據(jù)，按學科、專業(yè)的類目和學生所學的科目采用中英文對照錄入計算機管理系統(tǒng)，待學生畢業(yè)時，建立學生成績庫。在查詢時，做到既能直接利用學生姓名查索，也可以通過學號進行查找。另一方面，減少了紙質檔案的利用，避免了頻繁使用造成的檔案損害，達到了保護檔案的目的。5.建立高校人才數(shù)據(jù)庫。高等學校是高層次人才培養(yǎng)和高技術人才競爭激烈的地方。人才資源是高校賴以生存與發(fā)展的決定因素。建立人才信息庫，有利于高校領導選拔、利用人才，也有利于向外單位推薦人才。通過人才信息庫，學校決策者能夠很容易摸清自家教職工的情況，通過對有能、有才者的獎勵，將他們的情況發(fā)送到因特網(wǎng)上對外公布，既能起到對人才的激勵作用，又能增加學校的知名度，提高學校的影響力，為學校爭取更多的生源創(chuàng)造有利的條件。

（二）加快檔案信息資源管理專門人才隊伍建設。知識經(jīng)濟時代，高校數(shù)字化檔案建設是必然的趨勢。與此同時，在檔案管理過程中，人始終是最重要的。檔案管理工作水平的高低、質量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質。所以，要搞好數(shù)字化檔案管理工作，必須加強檔案隊伍的思想建設和業(yè)務建設。首先，要挑選作風正派、責任心強，有無私奉獻精神的干部從事檔案管理工作。要通過在職學習、短期培訓、函授學習等多種渠道有目的地對檔案人員進行業(yè)務培訓，以此加強檔案管理基礎教育，拓寬檔案管理人員的知識領域，提高自身的整體素質和工作能力，為學校檔案管理打下扎實的基礎。其次，要及時解決學校檔案工作人員的后顧之憂，穩(wěn)定檔案人員的隊伍，落實上級領導部門對于檔案人員職稱評聘問題的指示精神，確保他們的工作熱情。此外,我們還要大膽引入競爭機制，改變檔案管理人員干與不干一個樣、干多干少一個樣、干好干壞一個樣的狀況，最大限度地提高專、兼職檔案人員的積極性。只有這樣，才能使學校檔案工作逐步走上規(guī)范化、制度化、科學化和現(xiàn)代化的軌道。

（三）加強檔案的標準化、規(guī)范化。建設館藏檔案數(shù)字化工作是基于檔案信息化建設大背景、大系統(tǒng)下的一項基礎工作，必須遵循統(tǒng)一的標準規(guī)范，如此才能確保數(shù)字檔案信息資源的互聯(lián)互通和共享共用。只有形成了一套檔案數(shù)字化工作的制度體系，才能使檔案數(shù)字化工作有章可循。高校檔案部門應遵循國家制定的技術標準和規(guī)范，并制定自己學校的檔案數(shù)字化技術標準和規(guī)范，使之步入健康發(fā)展的良性軌道。

（四）實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化，人才是關鍵，隊伍建設刻不容緩。筆者認為，檔案工作者的素質是數(shù)字化檔案建設較為關鍵的環(huán)節(jié)。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。因此應加強對檔案人員的培訓力度，加強繼續(xù)教育，提高檔案管理人員隊伍的素質。建立一支有責任感、使命感，在學識和能力上能適應形勢發(fā)展需要，能適應檔案現(xiàn)代化管理，整體素質優(yōu)化的檔案隊伍。因此，檔案管理人員必須樹立終生學習的觀點，經(jīng)常接受繼續(xù)教育。檔案人員的繼續(xù)教育要從實際出發(fā)，采取多種教育方式進行。繼續(xù)教育應堅持崗位教育培養(yǎng)和全面系統(tǒng)培養(yǎng)相結合，堅持自學提高與脫產(chǎn)培訓相結合，基本知識與專業(yè)技能的學習和掌握相結合，將繼續(xù)教育與職稱評聘、晉升加薪相結合，從制度上保證高校檔案管理專業(yè)人員繼續(xù)教育工作的有效開展?？傊咝n案事業(yè)的發(fā)展離不開一支高素質的檔案管理人才隊伍。檔案管理人員也要主動適應現(xiàn)代社會發(fā)展的要求，與時俱進，樹立終身學習的思想，努力學習計算機知識和電子檔案管理技術，有效地推動高校檔案數(shù)字化的現(xiàn)代化進程。