淺論干部人事檔案的整理

文/東莞日?qǐng)?bào)社 洪俊超

干部人事檔案整理工作是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，它是按照特定的原則和方法，把搜集的材料進(jìn)行分類(lèi)、鑒別、排序、編目、技術(shù)加工并裝訂成冊(cè)。在以后的人生經(jīng)歷的基礎(chǔ)上可對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)充整理。干部人事檔案的整理是否合理、完善，直接關(guān)系到人事檔案的質(zhì)量高低，以及影響檔案利用的效率。因此，干部人事檔案的整理工作是一項(xiàng)極其有意義且需要認(rèn)真對(duì)待的工作。

一、干部人事檔案的整理工作

（一）人事檔案整理工作的原則。干部人事檔案的整理工作應(yīng)做到一絲不茍，遵從以下幾個(gè)原則：一是真實(shí)性。這是最基本的原則，保證檔案材料的真實(shí)性和可靠性，不弄虛作假，才能提高人事檔案的質(zhì)量和可參考性，否則則會(huì)失去檔案整理的實(shí)際意義。二是規(guī)范性。檔案材料的整理一定要做到規(guī)范，材料的鑒別分類(lèi)及加工制作等必須按照一定的工作原則進(jìn)行，保證工作程序，檔案內(nèi)容的規(guī)范。三是完整性和精煉性相結(jié)合。檔案材料的收集要全面完整，細(xì)致準(zhǔn)確地對(duì)材料進(jìn)行分類(lèi)整理，但是對(duì)于利用價(jià)值小、不應(yīng)歸檔的材料要予以剔除。

（二）干部人事檔案整理工作的要求。干部人事檔案整理工作的要求主要有以下兩點(diǎn)：一是鑒別認(rèn)真，分類(lèi)準(zhǔn)確，編排有序，目錄清晰，加工規(guī)范，裝訂整齊。二是檔案整理人員必須履行黨的方針政策，提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案整理工作的基本流程，方法技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。

（三）干部人事檔案的整理步驟。1.查核材料。對(duì)搜集的材料進(jìn)行全面審查，缺少的材料要補(bǔ)齊，一定要保證材料的完整性。2.分類(lèi)排序。干部人事檔案的合理分類(lèi)有利于歸檔儲(chǔ)存，便于查找整理。干部人事檔案可分為干部履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學(xué)歷和評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、政治歷史情況的審查材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)獎(jiǎng)?wù)虏牧?、處分材料、錄用任免聘用退休等材料和其它材料?.技術(shù)加工。為了便于長(zhǎng)期保管和裝訂，應(yīng)對(duì)一些損壞，褶皺的紙張進(jìn)行加工處理，之后再進(jìn)行歸檔。4.編類(lèi)序號(hào)。在對(duì)材料進(jìn)行分類(lèi)排序后，為了確定材料的固定位置，應(yīng)對(duì)其編序號(hào)、類(lèi)別號(hào)和頁(yè)碼。5.登記目錄。目錄在檔案的首頁(yè)，是材料位置的索引。所以在檔案材料的分類(lèi)排序、編類(lèi)序號(hào)之后，應(yīng)對(duì)材料進(jìn)行編寫(xiě)目錄，使材料的位置更加清楚明了，便于查找。6.裝訂成冊(cè)。只有裝訂成冊(cè)才是一份完整的檔案材料。7.編寫(xiě)類(lèi)序號(hào)。類(lèi)序號(hào)寫(xiě)在檔案材料首頁(yè)的右上角。頁(yè)碼寫(xiě)在每份材料的右下角。8.復(fù)查驗(yàn)收。對(duì)檔案材料的復(fù)查驗(yàn)收是干部人事檔案整理工作的最后一步，只有對(duì)最后的材料進(jìn)行全面系統(tǒng)地把關(guān)，才能確保檔案質(zhì)量不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。對(duì)于復(fù)查驗(yàn)收合格的檔案需進(jìn)行入庫(kù)。

（四）干部人事檔案整理的注意事項(xiàng)。第一，在干部人事檔案整理過(guò)程中應(yīng)注意信息保密。檔案涉及個(gè)人的生活、學(xué)習(xí)、工作等各方面的信息，有些屬于個(gè)人隱私，在整理過(guò)程中應(yīng)注意信息安全。第二，應(yīng)做到信息準(zhǔn)確，整理人員不得擅自涂改偽造檔案材料，對(duì)于檔案關(guān)系調(diào)動(dòng)應(yīng)按相關(guān)程序進(jìn)行，并做好備案記錄。第三，不得擅自銷(xiāo)毀處理檔案材料，對(duì)于需要剔除的信息材料，應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)備審查通過(guò)后方可進(jìn)行處理。第四，在整理材料的過(guò)程中一定要小心謹(jǐn)慎，防止材料信息的丟失和泄露。

二、干部人事檔案整理存在的主要問(wèn)題

（一）檔案載體不統(tǒng)一，紙張尺寸不合理。《干部檔案整理工作細(xì)則》要求我們，檔案應(yīng)做到平整規(guī)范，針對(duì)紙張?zhí)蛘呤瞧茡p沒(méi)有空出裝訂線(xiàn)的材料，應(yīng)在左邊縫一條紙邊，不符合尺寸標(biāo)準(zhǔn)的材料要進(jìn)行裁剪、縫補(bǔ)，加工處理等。通常材料所用紙張為A4紙，不容易被裁剪并且要保證字不被破壞。對(duì)于尺寸較小的紙張需要進(jìn)行托裱技術(shù)處理，這種加工技術(shù)的繁瑣性導(dǎo)致檔案損壞，不整齊問(wèn)題的出現(xiàn)。

（二）檔案的保護(hù)，保密工作不到位。檔案裝訂成冊(cè)時(shí)需要打孔穿線(xiàn)，可能會(huì)破壞到紙張。并且對(duì)于裝訂成冊(cè)的材料也不是固定不動(dòng)的，每年需要補(bǔ)充新的材料進(jìn)去，這樣反復(fù)的拆裝會(huì)導(dǎo)致紙張的破舊甚至破壞。另外，當(dāng)查閱者需要查閱自己的某一部分檔案信息時(shí)，由于是全部的信息裝訂成冊(cè)，有可能會(huì)看到不該看到的信息，不利于信息的保密工作。

（三）反復(fù)拆裝，重復(fù)的整理。從單個(gè)人的人生履歷來(lái)看，至少每隔兩年就會(huì)補(bǔ)充一次信息，每次的檔案整理都要經(jīng)過(guò)分類(lèi)排序、技術(shù)加工、編類(lèi)序號(hào)、裝訂成冊(cè)等比較繁瑣的步驟。而一個(gè)人的一生要經(jīng)過(guò)幾十次的檔案更新。如此反復(fù)拆裝，不僅破壞了檔案的本來(lái)面貌，還會(huì)使檔案管理者無(wú)暇顧及檔案本身的信息，減少了積極性，可能會(huì)整理不到位。

三、干部人事檔案整理的改進(jìn)措施

針對(duì)以上檔案整理的弊端分析，可提出以下幾點(diǎn)改進(jìn)意見(jiàn)：第一，提高檔案管理人員的整體專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，樹(shù)立積極工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的心態(tài)，保證檔案工作有效、合理、完善地展開(kāi)。第二，規(guī)范用紙標(biāo)準(zhǔn)。相關(guān)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)宣傳和管理力度，規(guī)范統(tǒng)一的用紙標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)紙張大小不一、不方便整理的問(wèn)題。第三，加快檔案管理工作的信息化建設(shè)。加快建設(shè)網(wǎng)絡(luò)檔案的步伐，削弱紙張檔案發(fā)揮的作用，在網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的更新和備份，加強(qiáng)信息安全保護(hù)措施，這樣能有效減少紙張檔案管理的人為因素。

四、結(jié)束語(yǔ)

做好干部人事檔案管理工作，有利于提高檔案管理者的工作勝任力，培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人才。這項(xiàng)工作需要我們持之以恒努力去做好。