新時(shí)期如何做好流動(dòng)人員人事檔案管理

文/隴西縣人力資源交流開發(fā)服務(wù)中心 魚志軍

在我國(guó)人事檔案管理工作中，流動(dòng)人員檔案管理是其重要組成部分之一，但一直以來(lái)，流動(dòng)人員的檔案管理工作開展較為困難，流動(dòng)人員檔案的歸檔界定難、管理難等問(wèn)題始終困擾著我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的進(jìn)行。隨著城市的不斷發(fā)展，交通的更佳便捷，流動(dòng)人員勢(shì)必會(huì)逐漸增多，因此，必須對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理提出行之有效的對(duì)策，否則將不利于我國(guó)城市的建設(shè)和發(fā)展，也無(wú)法充分保障流動(dòng)人員的切身利益。同時(shí)，我們還應(yīng)認(rèn)識(shí)到，新時(shí)期隨著檔案管理工作的信息化進(jìn)程不斷加深，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用的不斷普及，流動(dòng)人員人事檔案管理也迎來(lái)了新的機(jī)遇。

一、新時(shí)期我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理面臨的問(wèn)題

（一）流動(dòng)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)。在流動(dòng)人員中，很大一部分的群體是非公有制企業(yè)員工、待業(yè)大中專學(xué)生、在外打工的農(nóng)民工等等，而這部分群體通常檔案意識(shí)不強(qiáng)，由于短時(shí)間內(nèi)無(wú)法用到人事檔案，對(duì)檔案也沒(méi)有需求，所以沒(méi)有意愿進(jìn)行人事檔案委托工作。同時(shí)，人力資源中心的檔案托管業(yè)務(wù)通常需要收取費(fèi)用，而在流動(dòng)人員中，有很龐大的群體在經(jīng)濟(jì)能力方面通常不強(qiáng)，因此，部分流動(dòng)人員為了不額外花費(fèi)金錢，就不選擇在檔案管理中心進(jìn)行人事檔案的托管，這部分人員的檔案就會(huì)出現(xiàn)空檔。此外，由于流動(dòng)人員就職企業(yè)有部分為小型企業(yè)，在人事檔案管理方面沒(méi)有完善的流程制度，公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工的檔案管理也沒(méi)有足夠重視，導(dǎo)致了這部分人員的人事檔案沒(méi)有得到妥善安放。

（二）人事檔案材料缺失。由于管理者及流動(dòng)人員本身的不重視，在人事檔案工作中經(jīng)常遇到檔案材料缺失的情況，這也導(dǎo)致流動(dòng)人員的檔案管理存在缺陷，無(wú)法開展。通常來(lái)說(shuō)，流動(dòng)人員人事檔案包含眾多信息，如個(gè)人信息、受教育情況、工作經(jīng)歷等等，這方便檔案托管中心和用人單位更加全面了解人員的情況，而由于思想上的不重視和流程的不規(guī)范，導(dǎo)致流動(dòng)人員的人事檔案在收集時(shí)無(wú)法全面收集人員信息，而在材料不完全的情況下，檔案管理工作無(wú)法有效發(fā)揮價(jià)值，一是無(wú)法為用戶單位提供有效信息，二是無(wú)法切合實(shí)際幫助流動(dòng)人員求職。

（三）管理存在缺陷。流動(dòng)人員人事檔案管理缺陷主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是沒(méi)有檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。目前我國(guó)地方的流動(dòng)人員檔案管理還處在較低的標(biāo)準(zhǔn)。有的地方信息化建設(shè)慢，還在采用紙質(zhì)辦公的方式，這就不利于檔案的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理，流程制度的弱標(biāo)準(zhǔn)化也使得檔案管理責(zé)任劃分不明確，不利于人事檔案管理的長(zhǎng)期發(fā)展。二是管理機(jī)構(gòu)缺乏專業(yè)的知識(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)混亂，缺乏專業(yè)的檔案人才，培訓(xùn)體系不完善，一些檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不高，工作責(zé)任性不夠，為了利益違背檔案管理原則，為他人開具不合法的人事檔案證明。

二、新時(shí)期流動(dòng)人員檔案管理工作迎來(lái)的機(jī)遇

（一）信息技術(shù)發(fā)展助推信息化建設(shè)。如今，信息技術(shù)發(fā)展十分迅速，互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)終端已十分普及，大數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用也逐漸增多，這給流動(dòng)人員檔案管理帶來(lái)了新的思路。首先，流動(dòng)人員本身就具有不穩(wěn)定性，而通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)終端則可以為其實(shí)時(shí)提供查詢、編輯等檔案服務(wù)，這就豐富了流動(dòng)人員的使用場(chǎng)景和使用頻率，從而有助于人事檔案的管理工作。其次，信息化建設(shè)的不斷加深使檔案管理的成本逐漸降低，這就給托管費(fèi)用的削減留下了一定的空間，隨著檔案托管費(fèi)用的逐漸降低，部分流動(dòng)人員會(huì)有意愿進(jìn)行人事檔案的管理工作。此外，大數(shù)據(jù)和云計(jì)算的發(fā)展為人事檔案的共享提供了基礎(chǔ)，當(dāng)流動(dòng)人員到其他城市工作時(shí)，其檔案能夠直接在線上進(jìn)行轉(zhuǎn)移，省去了許多流程，既方面了流動(dòng)人員，也讓管理機(jī)構(gòu)的工作變得更加高效。

（二）全民檔案意識(shí)的提升。流動(dòng)人員檔案意識(shí)的提升對(duì)人事檔案管理工作有著不可替代的作用，只有從根本上對(duì)人事檔案引起重視，后面的一系列管理工作才有意義，而目前，國(guó)民檔案意識(shí)才逐漸提高。首先，在高校中，學(xué)生在臨近畢業(yè)時(shí)，學(xué)校會(huì)專門對(duì)人事檔案的轉(zhuǎn)移、托管等工作向?qū)W生列出具體注意事項(xiàng)，輔導(dǎo)員也會(huì)督促學(xué)員進(jìn)行檔案的處理工作，這就大大加大了學(xué)生對(duì)于人事檔案的認(rèn)知度，防止檔案的缺失。其次，由于新媒體的發(fā)展，人事檔案相關(guān)的微信服務(wù)平臺(tái)以及微博賬號(hào)也逐漸開始增多，這有利于流動(dòng)人員檔案意識(shí)的提升，檔案知識(shí)的查閱、最新政策普及等辦理需要的相關(guān)具體材料都可以快速獲得，打破了往常人們對(duì)檔案辦理呆板、麻煩的印象，有利于人們更頻繁地使用檔案。

（三）人事檔案服務(wù)多元化。傳統(tǒng)的人事檔案服務(wù)較為單一，而隨著檔案信息化建設(shè)的不斷完善以及流動(dòng)人員檔案意識(shí)的提升，人事檔案的服務(wù)也逐漸多元化。首先是技術(shù)上的更新使得管理部門能夠獲取到流動(dòng)人員在人事檔案方面的各種數(shù)據(jù)反饋，從而可以通過(guò)這些反饋有針對(duì)性地調(diào)整服務(wù)的對(duì)象、重點(diǎn)和具體信息等，同時(shí)，人事檔案的服務(wù)平臺(tái)也逐漸拓寬，服務(wù)網(wǎng)店、微信端、手機(jī)APP、在線網(wǎng)站的平臺(tái)都能夠提供服務(wù)，管理部門可根據(jù)不同的服務(wù)平臺(tái)特征開展特色不同的服務(wù)內(nèi)容，滿足日益豐富的檔案需求。

三、新時(shí)期流動(dòng)人員人事檔案管理的對(duì)策

（一）加快檔案管理信息化建設(shè)。人事檔案管理信息化是未來(lái)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，而由于流動(dòng)人員的本身特性，信息化管理更有助于檔案管理工作的進(jìn)行。首先，信息化建設(shè)要從軟件和硬件兩個(gè)方面進(jìn)行，硬件方面要積極購(gòu)買新設(shè)備來(lái)進(jìn)行設(shè)備升級(jí)，以滿足日后的服務(wù)需求，軟件方面要及時(shí)更新系統(tǒng)軟件，定期維護(hù)系統(tǒng)確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，保障信息安全。其次，要依托信息化建設(shè)逐漸降低檔案托管的費(fèi)用，降低流動(dòng)人員進(jìn)行人事檔案管理的成本，從根本上提高流動(dòng)人員的檔案管理意愿。

（二）進(jìn)一步提升流動(dòng)人員檔案意識(shí)。提升流動(dòng)人員檔案意識(shí)是人事檔案管理工作的重要內(nèi)容，只有從根本上重視人事檔案，才能夠真正提升人事檔案管理的效率。首先，應(yīng)加大檔案相關(guān)知識(shí)的宣傳普及力度，在高校、社區(qū)、工地等流動(dòng)人員較多的區(qū)域開展人事檔案知識(shí)的宣傳和教育，讓流動(dòng)人員了解到人事檔案管理的重要性和必要性，讓檔案管理深入到人們的日常生活當(dāng)中。其次，重視農(nóng)民工建檔工作，對(duì)農(nóng)村剩余勞動(dòng)力實(shí)行“雙重建檔”，即在勞務(wù)輸出地和勞務(wù)輸入地同時(shí)建立勞動(dòng)力人事檔案，進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)民工人事檔案的管理。除此之外，要注重宣傳流動(dòng)人員人事檔案相關(guān)的政策法規(guī)，讓流動(dòng)人員了解到最新最全面的人事檔案管理政策，從而對(duì)標(biāo)自身具體情況進(jìn)行檔案管理。

（三）優(yōu)化服務(wù)機(jī)構(gòu)，增強(qiáng)管理能力。首先，要從領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理引起足夠的重視，這是管理工作進(jìn)行的基礎(chǔ)，由領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組建專項(xiàng)的流動(dòng)人員檔案統(tǒng)計(jì)小組，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，對(duì)小組工作直接負(fù)責(zé)。其次，要優(yōu)化人力資源體系，引進(jìn)專業(yè)人才，明確流動(dòng)人員人事管理的難點(diǎn)和重點(diǎn)，有針對(duì)性地設(shè)置相關(guān)崗位，劃分責(zé)任，建立專項(xiàng)的考核制度以督促管理人員全身心投入到工作中去。此外要針對(duì)不同服務(wù)平臺(tái)挖掘人事檔案新服務(wù)，根據(jù)流動(dòng)人員的需求不斷調(diào)整業(yè)務(wù)，以適應(yīng)其實(shí)際情況。