民辦高校院系教學(xué)檔案規(guī)范化管理

文/昆明理工大學(xué)津橋?qū)W院 鄭汝蓮 覃洋

民辦高校檔案管理工作可以在借鑒其他各高校優(yōu)質(zhì)的工作方法的基礎(chǔ)上，去引薦國(guó)外的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和管理技術(shù)，在一定程度上提高自身的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和能力。鑒于此，我校也應(yīng)該不斷改進(jìn)，通過對(duì)資料進(jìn)行系統(tǒng)和全面的分類，結(jié)合現(xiàn)代化的管理模式，認(rèn)真總結(jié)現(xiàn)存的各種問題，將建筑工程學(xué)歸檔資料實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化、系統(tǒng)化、專業(yè)化管理。

一、民辦高校檔案目前存在的問題

（一）建筑工程學(xué)院檔案管理工作較其他學(xué)院相比稍顯落后。民辦高校檔案管理缺少一套合理且完整的規(guī)章制度和管理流程做輔助，在檔案的管理工作方面有所欠缺。

（二）作為教學(xué)活動(dòng)的一線教學(xué)單位，建筑工程學(xué)院身上承擔(dān)著十分艱巨的教學(xué)目標(biāo)和教學(xué)任務(wù)。但是在我國(guó)教育行政的管理部門下發(fā)的高校五年一周期的教學(xué)評(píng)估背景下，有許多教師紛紛把注意力放在教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)工作的實(shí)踐當(dāng)中，雖然有效提升了教學(xué)質(zhì)量，但是在教學(xué)檔案的管理方面出現(xiàn)了疏忽，平時(shí)的整理也大都是為了敷衍突擊檢查。

（三）學(xué)校目前的檔案管理手段和管理方式仍舊屬于傳統(tǒng)基礎(chǔ)上的小變革，并未實(shí)現(xiàn)真正基礎(chǔ)上的創(chuàng)新。除此之外，隸屬學(xué)校教學(xué)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和執(zhí)行部門，即學(xué)校的檔案館（室）在建筑工程學(xué)院的監(jiān)督和管理工作方面不夠嚴(yán)格，有時(shí)還出現(xiàn)指導(dǎo)不及時(shí)的情況，并且存檔的要求每年在改變而不是改進(jìn)。

（四）以建筑工程學(xué)院的實(shí)習(xí)資料為基礎(chǔ)，學(xué)生的實(shí)習(xí)資料保存期限短。并且沒有得到充分利用，存檔后基本成了一堆廢品，到期就運(yùn)走。

二、針對(duì)問題的解決對(duì)策

（一）增強(qiáng)學(xué)生、教師的檔案意識(shí)。在民辦高校檔案管理工作的提高方面，首先要增強(qiáng)學(xué)生和教師的檔案意識(shí)，通知宣傳和規(guī)定的方式讓學(xué)生和教師充分感受到檔案的重要性，進(jìn)而明白檔案管理工作對(duì)于他們自身的重要性。讓學(xué)生在了解檔案重要性的基礎(chǔ)上在資料的填寫和上交方面注入更多的細(xì)心與態(tài)度，以更好確保民辦高校學(xué)生檔案和材料的準(zhǔn)確性和完整性。教師作為高校諸多管理者之一，更要以身作則在學(xué)生面前起到模范作用，端正自己在民辦高校檔案管理方面的態(tài)度，增強(qiáng)自身的責(zé)任心，才能更好的確保民辦高校檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)盡可能做到最好。

（二）建立健全檔案管理機(jī)制。增強(qiáng)民辦高校的法律法規(guī)建設(shè)，在民辦高校檔案的管理工作方面遵循有關(guān)教育部門下發(fā)的《檔案法》，并且依據(jù)民辦高校發(fā)展的實(shí)際情況做出適當(dāng)性的整改和提高。除此之外，本校還需要在充分分析校園實(shí)際情況，并制定相對(duì)應(yīng)的《高校學(xué)生檔案管理工作條例》，明確各個(gè)教師、管理者或者學(xué)生的職責(zé)所在，不僅有利于教師和管理者按規(guī)律辦事，使大學(xué)生檔案管理有章可循，有法可依，指導(dǎo)大學(xué)生檔案管理工作的順利開展。

（三）豐富學(xué)生檔案內(nèi)容。為了進(jìn)一步與社會(huì)接軌，給學(xué)生就業(yè)提供比較優(yōu)勢(shì)，民辦高校應(yīng)在學(xué)生檔案內(nèi)容方面進(jìn)行創(chuàng)新，除了必要的對(duì)學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)定的資料，類似英語等級(jí)證書、專業(yè)資格證書、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書、社團(tuán)實(shí)踐證明以及學(xué)生獲獎(jiǎng)情況等可以充分表明學(xué)生德智體美全面發(fā)展的資料，民辦高校需要一并整理封裝在學(xué)生檔案中，為用人單位提供準(zhǔn)確信息。在學(xué)生檔案中有幾個(gè)方面要注意：1.在學(xué)生的專業(yè)素養(yǎng)方面，主要以學(xué)生的專業(yè)資格證書、實(shí)習(xí)經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)證明等資料為主。2.在學(xué)生的綜合能力方面，學(xué)校要注重學(xué)生德智體美是否得到了全面發(fā)展，以學(xué)生的獲獎(jiǎng)證書和獲獎(jiǎng)作品來體現(xiàn)。3.在學(xué)生的心理素質(zhì)方面，可以給學(xué)生建立個(gè)人心理檔案，從學(xué)生的平時(shí)表現(xiàn)、課堂情況、心理課的學(xué)習(xí)等方面去跟蹤調(diào)查學(xué)生的心理素質(zhì)發(fā)展程度，在學(xué)生有需要的時(shí)候做輔導(dǎo)，提高學(xué)生的綜合心理素質(zhì)。

三、民辦高校檔案管理方法

（一）建立規(guī)章制度。在確保管理者對(duì)檔案信息知識(shí)、檔案信息對(duì)個(gè)體和群體重要性的基礎(chǔ)上，要審核管理者的綜合素質(zhì)，并且以明確的規(guī)章制度制約其工作內(nèi)容和行為，適當(dāng)增加獎(jiǎng)懲制度。經(jīng)過多年的努力，民辦高校檔案信息管理工作無論在軟件還是硬件上都得到了改善和加強(qiáng)。但即便如此，在對(duì)民辦高校檔案管理工作的審核過后，我們?nèi)耘f發(fā)現(xiàn)其中存在的問題。比如檔案的管理方法不夠合理，科學(xué)性不強(qiáng)，在檔案的宣傳力度和持久性方面有所欠缺，使得檔案管理重要性的意識(shí)沒有真正深入人心。重視檔案管理工作，不僅要求檔案管理人員有著良好的工作作風(fēng)，還需要增強(qiáng)管理人員在檔案管理工作方面的使命感和責(zé)任心，明確創(chuàng)新對(duì)檔案管理工作不可或缺的重要性。最后，民辦高校還需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定與之相關(guān)的規(guī)章制度，并且嚴(yán)格遵守，保證管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)到位。

（二）開創(chuàng)性地開展基層檔案管理工作。在民辦高校的檔案管理工作過程中，容易出現(xiàn)文件收納不完整或者文件遺漏的情況，因此我們需要在民辦高校中開創(chuàng)性地開展基層檔案管理工作，在民辦高校建立檔案信息資源管理網(wǎng)。首先這個(gè)網(wǎng)絡(luò)需要有固定且管理經(jīng)驗(yàn)豐富的人員進(jìn)行把關(guān)和管理。其次，民辦高校還要不定期給管理人員進(jìn)行實(shí)地培訓(xùn)，不論是網(wǎng)絡(luò)上各個(gè)環(huán)節(jié)的管理和負(fù)責(zé)人，還有對(duì)資料收集的第一手負(fù)責(zé)人，要進(jìn)行管理知識(shí)的培訓(xùn)，使他們認(rèn)清管理的分類、方式以及步驟，盡可能減少各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題。再者，民辦高校還應(yīng)該指定專門的監(jiān)督小組，不定時(shí)抽查管理人員的工作情況，有效監(jiān)督民辦高校檔案管理工作的進(jìn)度和合理性。除此之外，在這一整套的管理工作當(dāng)中，民辦高校還應(yīng)該配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，提高民辦高校檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化管理的水平。在設(shè)備滿足的情況下，民辦高校還需要設(shè)置一定的獎(jiǎng)懲制度，以物質(zhì)激勵(lì)和懲罰的方式增強(qiáng)管理人員工作的積極性，不僅更有利于提高管理工作的質(zhì)量，還在一定程度有助于管理工作的創(chuàng)新。

（三）建立校園檔案信息登錄管理系統(tǒng)。前面我們也提到過，民辦高校擁有一個(gè)優(yōu)勢(shì)，就是完善的校園網(wǎng)，也因此民辦高校檔案管理工作的性質(zhì)較以前相比發(fā)生了質(zhì)的變化，從以前的被動(dòng)轉(zhuǎn)變了現(xiàn)如今的主動(dòng)。在先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)的幫助下，民辦高校檔案管理工作的科學(xué)性和實(shí)用性得到充分的發(fā)展。但是，在民辦高校檔案管理工作中也存在著一些問題，比如檔案管理工作者的觀念落后，管理手段與一些優(yōu)秀高校相比略顯傳統(tǒng)，管理工作缺乏系統(tǒng)性的流程和規(guī)定等問題，而這也充分表明了建立校園檔案信息登錄管理系統(tǒng)的重要性。通過完善的校園網(wǎng)建立起來的檔案管理系統(tǒng)，可以為有需要的讀者提供相關(guān)的資料，充分融入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)民辦高校自身檔案管理工作力所不能及之處，通過可行的軟件系統(tǒng)，給學(xué)生和工作人員建立專門的檔案信息收錄網(wǎng)站。這個(gè)網(wǎng)站還需要開發(fā)兩個(gè)系統(tǒng)，一個(gè)是檔案資料存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以分門別類地把人員各個(gè)資料進(jìn)行整理和設(shè)置，如單位、姓名、是否存檔、項(xiàng)目、內(nèi)容等清晰標(biāo)注，構(gòu)成一個(gè)完整的管理程序，方便管理人員更好地整合和分析。同時(shí)這個(gè)系統(tǒng)也可以有效地避免錄入資料的麻煩以及手工整理資料時(shí)容易出現(xiàn)紕漏的問題；另一個(gè)系統(tǒng)是資料／項(xiàng)目查詢系統(tǒng)，方便使用者或者管理者借助強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)查找所需的內(nèi)容，盡可能全方位滿足諸多的需求，再經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)連接民辦高校本身的資料儲(chǔ)存系統(tǒng)，使資料查找和提取更具有合理性和科學(xué)性。在這樣一組系統(tǒng)的管理模式中，我們可以看到創(chuàng)新在其中發(fā)揮的作用，也明白了民辦高校檔案管理工作的任重而道遠(yuǎn)。

（四）建立新的管理機(jī)制，深度研發(fā)檔案信息資源。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化管理后，檔案管理部門也不能懈怠，需要就科學(xué)化的管理進(jìn)行自身的職能轉(zhuǎn)變，這樣有利于民辦高校開拓新的管理機(jī)制。主要從以下三個(gè)方面著手：一是著重加強(qiáng)檔案著錄，完善科學(xué)檢索體系。二是大力加強(qiáng)學(xué)校檔案的編研工作。三是提高檔案信息的系統(tǒng)化進(jìn)程。在這一方面可以適當(dāng)依靠各種宣傳媒體或者宣傳渠道，比如在網(wǎng)絡(luò)和報(bào)考上為民辦高校的檔案管理工作專門開辟一個(gè)“檔案利用”專欄，讓各民辦高校在專欄中分享自己的管理工作經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，并且普及和介紹各式各樣先進(jìn)或有用的管理知識(shí)和技巧，如檔案管理人員在研究自身所在部門后得出的建議或者發(fā)現(xiàn)，將其寫成課題，做成工程項(xiàng)目或者產(chǎn)品等，可以充分滿足用戶的多種需求。