信息化背景下如何做好醫(yī)院檔案管理的思考

文/白城中心醫(yī)院 付京寧

醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)中占比雖不大，但其管理水平是衡量醫(yī)院綜合管理能力的重要指標(biāo)之一。借助醫(yī)院檔案，可以完整記錄醫(yī)院各項工作進(jìn)展，為醫(yī)院業(yè)務(wù)開展提供決策參考。醫(yī)院檔案管理要突出實效，應(yīng)尋求信息化與檔案管理的融合，提升醫(yī)院檔案管理信息化水平。

一、 提高醫(yī)院檔案管理信息化水平的重要性

檔案信息化管理是發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的必然要求。隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的不斷深入，OA辦公系統(tǒng)、HIS系統(tǒng)等應(yīng)用范圍越來越廣泛，已滲透在醫(yī)院各個領(lǐng)域，電子病歷的使用，辦公自動化的實現(xiàn)，使檔案信息化管理迫在眉睫。原有的醫(yī)院檔案紙質(zhì)化管理方式一方面需要耗費(fèi)大量的人工及時間，另一方面在檔案材料的調(diào)用及共享上也存在較大的難度。而在信息技術(shù)，尤其是網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)技術(shù)及通信技術(shù)的輔助下，醫(yī)院檔案可以突破原有的紙質(zhì)檔案為主的管理模式，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向文本、圖像、表格、音頻、視頻、網(wǎng)頁、數(shù)據(jù)等多樣化文件格式的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而使醫(yī)院檔案在依附載體、應(yīng)用途徑、共享服務(wù)等環(huán)節(jié)更加現(xiàn)代化、快捷化，不僅節(jié)省了人力、物力、財力，而且降低原文件受損的幾率，同時也避免了重要資料的丟失現(xiàn)象，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)制定科學(xué)決策提供依據(jù)，從而促進(jìn)醫(yī)院長足發(fā)展。

二、 信息化背景下做好醫(yī)院檔案管理工作的思考

（一）強(qiáng)化醫(yī)院檔案信息化管理意識，健全醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度。醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)及各科室要首先強(qiáng)化對醫(yī)院檔案信息化管理的思想意識，認(rèn)識到檔案管理基于本醫(yī)院業(yè)務(wù)開展的重要性，嚴(yán)格按照《檔案法》及《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》相關(guān)法律法規(guī)和制度，做好醫(yī)院檔案管理工作的普及宣傳，尤其要使檔案管理部門負(fù)責(zé)人提高檔案管理信息化的思維意識。醫(yī)院檔案管理人員可以參考同行業(yè)優(yōu)秀醫(yī)院檔案管理經(jīng)驗，結(jié)合醫(yī)院中心工作和實際情況，思考并完善醫(yī)院檔案信息化管理方案。在醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度的健全上，結(jié)合檔案管理各流程，對醫(yī)院檔案文件的形成、整理、編目、檢索、保管制定科學(xué)規(guī)范的管理細(xì)則，使醫(yī)院檔案管理得以建章立制。在醫(yī)院檔案信息化管理制度建設(shè)上，針對電子檔案文件，應(yīng)就檔案的入檔、檔案的信息錄入、檔案的開發(fā)、檔案數(shù)據(jù)梳理、檔案數(shù)據(jù)庫的建立等信息化管理流程，制定詳細(xì)的規(guī)定。而在醫(yī)院檔案管理人員的管理及考核制度上，要著眼于激發(fā)人員信息化管理的積極性，從崗位職責(zé)及激勵制度入手，出臺相應(yīng)的管理辦法。

（二）提高檔案管理信息化硬件建設(shè)水平。醫(yī)院檔案基本信息廣泛涉及醫(yī)院日常運(yùn)營中的病例、計費(fèi)、財務(wù)、科室檢查資料、影像統(tǒng)計等多個環(huán)節(jié)，要使醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)信息化，應(yīng)針對以上方面建立電子數(shù)據(jù)庫,將各環(huán)節(jié)的信息資源加以匯總，然后以安全性為原則，實行信息資源的集中管理及共享使用。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院檔案管理部門可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開發(fā)醫(yī)院電子檔案信息查詢網(wǎng)，配備實時查詢、遠(yuǎn)程查詢、分模塊查詢功能，讓檔案管理由紙質(zhì)化真正邁向電子化。需要注意的是，在醫(yī)院檔案信息資源網(wǎng)的設(shè)置上，可以將檔案部門電子資源與醫(yī)院各科室的局域網(wǎng)加以連接，也可以適度開放醫(yī)院病患電子病歷及檢查檢驗結(jié)果查詢功能，但應(yīng)注重防范電腦黑客及病毒的侵襲，配置相應(yīng)的防火墻及預(yù)警軟件系統(tǒng)。此外，在醫(yī)院檔案信息化管理中，要注重以性能安全穩(wěn)定的硬件來輔助建立電子檔案信息資源網(wǎng)，為此，醫(yī)院應(yīng)加大資金投入，全面配備主服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、電子掃描儀、數(shù)碼照攝像裝備、音視頻設(shè)備等。如需處理前期已經(jīng)裝訂完畢的病例病案，在使用者電子掃描儀進(jìn)行掃描操作時，應(yīng)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行逐頁掃描，并將掃描得出的圖像存儲在醫(yī)院檔案信息化管理專用服務(wù)器中，最后將紙質(zhì)檔案重新裝訂后加以保存，避免以后進(jìn)行核對。在檔案信息的查詢、檢索和調(diào)取上，可以針對內(nèi)外部用戶，借助內(nèi)外網(wǎng)實現(xiàn)相應(yīng)的訪問。

（三）做好醫(yī)院檔案信息化管理人員隊伍的素質(zhì)能力強(qiáng)化。醫(yī)院檔案要實現(xiàn)信息化管理，除了在硬件資源建設(shè)上下功夫外，在管理人員的隊伍素質(zhì)能力強(qiáng)化上也要不遺余力。醫(yī)院要著眼于檔案管理人員的崗位勝任力，尤其是崗位的信息化操作技能，對人員的素質(zhì)進(jìn)行針對性提高。一是通過規(guī)章制度約束檔案管理人員的行為，增強(qiáng)其崗位責(zé)任意識。二是根據(jù)工作發(fā)展需要來補(bǔ)充自身的專業(yè)知識儲備，做到與時俱進(jìn)。三是組織人員積極參加相關(guān)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，系統(tǒng)全面學(xué)習(xí)檔案信息化管理和計算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)知識，并將其運(yùn)用到檔案數(shù)據(jù)信息的管理中。

三、結(jié)語

醫(yī)院檔案管理關(guān)系到醫(yī)院自身及患者的信息安全，是醫(yī)院事務(wù)中的重要環(huán)節(jié)之一。在信息化時代背景下，醫(yī)院檔案管理要突出信息化及技術(shù)化特征，在信息化意識普及、信息化軟硬件建設(shè)上打好基礎(chǔ)，確保醫(yī)院檔案信息能夠在信息化管理系統(tǒng)中得到充分的應(yīng)用，真正發(fā)揮出醫(yī)院檔案管理工作的作用。