淺談新醫(yī)改形勢下如何提升醫(yī)院檔案管理水平

文/河北省榮軍醫(yī)院 王澤蓓

醫(yī)院檔案是醫(yī)院廣大職工在從事各項醫(yī)療管理活動中凝聚而成的具有一定保存價值或參考價值的檔案資料，是從事醫(yī)療管理活動或醫(yī)療科研工作中必須利用的資料。主要包括醫(yī)療科研、基建等內(nèi)容。隨著新醫(yī)改時代醫(yī)院體系的發(fā)展，醫(yī)療觀念和管理理念、方式發(fā)生了一系列的變化，醫(yī)院檔案管理也發(fā)生了翻天覆地的變化。作為省級專科醫(yī)院，要想進一步實現(xiàn)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展，需不斷加強專科醫(yī)院檔案管理整體水平，推動醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)化化，為醫(yī)院的快速發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

一、新醫(yī)改形式下，醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作重視程度不夠。檔案是醫(yī)院工作的重要組成部分，不僅記錄著醫(yī)院發(fā)展的工作歷程、重大事件，也對今后工作起到一個監(jiān)督、指導(dǎo)、傳承和借鑒的作用。雖然醫(yī)院對檔案管理作用有明確的要求，并制定了規(guī)章制度，但在日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案的存在價值，對檔案管理工作重視程度不夠，普遍存在重醫(yī)院業(yè)務(wù)輕檔案管理的現(xiàn)象，部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的想法。導(dǎo)致醫(yī)院檔案工作難以準時落實到位。其次表現(xiàn)在檔案工作的地位上。目前，醫(yī)院的檔案管理不是一個獨立的職能部門，屬辦公室兼管，辦公室人員兼檔案員，無相關(guān)的崗位津貼，且一身多責(zé)，工作積極性不高，而大多時間又在醫(yī)院的中心工作，無法全面更好地管理檔案，使醫(yī)院檔案管理工作水平難以向更高層次提升。

（二）檔案移交規(guī)范性不足。根據(jù)醫(yī)院檔案管理制度，除人事檔案、病歷檔案外，其它各類歸檔文件需移交到醫(yī)院檔案室進行統(tǒng)一保管。但是，由于部門對檔案的重視力度不足，科室兼職檔案員對檔案知識的不熟悉，使檔案的整理環(huán)節(jié)出現(xiàn)規(guī)范性、嚴謹性不足，收集歸檔、移交工作不主動、不及時現(xiàn)象。如在歸檔資料過程中，不能準確辨別歸檔文件，造成將無保存意義的文件以及完整性不足的文件、重復(fù)的文件、未蓋公章的文件等都移交到檔案室中。這樣一來，既增加了專職檔案員的工作量，又延誤了檔案整理工作的進度。

（三）檔案管理制度不完善、落實不到位。我院雖然制定了一些檔案管理制度，卻不健全，不完善，流于形式，有執(zhí)行與落實不到位的情況。如各科室在檔案資料的收集上、移交上的不及時；在檔案借閱上也會出現(xiàn)有借無還的情況。

二、新醫(yī)改形勢下提升醫(yī)院檔案管理水平的對策

（一）轉(zhuǎn)變思想認識，強化檔案工作的地位。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，在思想和行動上重視起來，把檔案工作作為一項重要的基礎(chǔ)性工作來抓，列入醫(yī)院發(fā)展管理方案中，充分發(fā)揮其價值。首先，統(tǒng)一部署，責(zé)任到人，設(shè)立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并將檔案室列為醫(yī)院獨立職能部門，配備專職檔案員，并充分發(fā)揮其主觀能動性，形成檔案室總負責(zé)，部門負責(zé)人、兼職檔案員分級負責(zé)管理的機制，建立完善的醫(yī)院檔案信息。其次，根據(jù)上級相關(guān)文件并結(jié)合醫(yī)院業(yè)務(wù)特點和檔案工作實際，每年由專兼職檔案員制定年度工作計劃，定期匯報工作進度。同時，將檔案工作納入各科室績效考核之中，建立獎懲制度，充分調(diào)動全院職能部門和科室參與檔案管理工作的積極性。

（二）轉(zhuǎn)變思想認識，提高檔案管理隊伍素質(zhì)。要切實提高大家對檔案管理的重視程度和關(guān)注度。一是加強宣傳，更新觀念，利用多種多樣的形式，提高廣大干部職工的檔案認識。二是檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先充分發(fā)揮檔案員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。其次采取“走出去，請進來”的方式，對專兼職檔案員進行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，或邀請有關(guān)專家就檔案有關(guān)知識和問題進行授課，提高專兼職檔案員的專業(yè)素質(zhì)；同時，還要注重吸納招聘更多的檔案專業(yè)人才。三是制定各部門文件歸檔范圍，使歸檔工作有依據(jù)、有標準。四是提供資金保障，為專兼職檔案人員提供崗位補貼，提高工作積極性。

（三）轉(zhuǎn)變思想認識，建立和健全醫(yī)院檔案管理制度和執(zhí)行落實制度。從整體上來看，提升醫(yī)院檔案管理水平，應(yīng)通過檔案機制的制定，使其能夠在合理、規(guī)范的前提下管理。首先，結(jié)合醫(yī)院工作內(nèi)容，建立健全檔案管理制度和規(guī)定，形成檔案管理制度化、經(jīng)常化、規(guī)范化和科學(xué)化。其次，納入醫(yī)院崗位責(zé)任制和年度考核辦法之中。同時，建立和完善檔案文件的傳遞、登記制度,實現(xiàn)動態(tài)管理。當發(fā)生人員變動等現(xiàn)象時，應(yīng)做好交接工作，并預(yù)留相關(guān)聯(lián)系方式，便于檔案管理問題發(fā)生時對責(zé)任人及時查找，降低不必要的損失。

三、結(jié)束語

檔案管理是醫(yī)院管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革深入發(fā)展的形勢下，醫(yī)院檔案管理中存在的問題，勢必給醫(yī)院發(fā)展帶來不利的影響。只有解決存在的問題，不斷加強檔案管理工作，運用先進的現(xiàn)代化管理手段，才能真正提升醫(yī)院檔案管理水平，促進醫(yī)院的和諧與穩(wěn)定發(fā)展。