淺談如何做好新時(shí)期纖檢機(jī)構(gòu)檔案管理工作

文/天津市紡織纖維檢驗(yàn)所 李歡

纖檢機(jī)構(gòu)檔案管理是搜集和保存在纖檢工作中形成的各種文字材料、圖像、圖片等資源。它對(duì)單位日常工作的良好高效開展、全面深化改革的實(shí)施和謀劃好今后工作都起著十分重要的作用。因此，利用創(chuàng)造性思維開展纖檢檔案管理工作，要提高纖檢檔案管理工作的規(guī)范化水平，增強(qiáng)纖檢檔案管理工作的科學(xué)性、實(shí)效性和預(yù)見性，從而妥善處理工作中遇到的各類問題。

一、做好纖檢機(jī)構(gòu)檔案管理工作的重要性

纖檢檔案是指纖檢機(jī)構(gòu)在黨務(wù)管理、行政管理、業(yè)務(wù)檢驗(yàn)、執(zhí)法檢查、質(zhì)量監(jiān)督、計(jì)量認(rèn)證、科學(xué)研究、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文字、圖像、聲像等載體形成的歷史記錄，在纖檢工作中發(fā)揮著重要作用，是開展纖維檢驗(yàn)、質(zhì)量監(jiān)督、執(zhí)法檢查各項(xiàng)工作的重要依據(jù)和必要條件，是積累歷史資料、展現(xiàn)社會(huì)面貌的一項(xiàng)重要工作。纖檢機(jī)構(gòu)往往成立時(shí)間早，工作涉及范圍廣，管理對(duì)象眾多，檔案具有重要價(jià)值，特別是在纖檢機(jī)構(gòu)快速發(fā)展的當(dāng)下，檔案管理工作將發(fā)揮越來越重要的作用。

二、現(xiàn)階段纖檢機(jī)構(gòu)檔案管理中的問題和不足

（一）缺乏對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，重視程度不夠。要做好纖檢機(jī)構(gòu)檔案管理工作，首先要提高重視程度。在中國經(jīng)濟(jì)體制改革的過程中，纖檢機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益越來越受到重視。因?yàn)闄n案管理不能為纖檢機(jī)構(gòu)直接增加經(jīng)濟(jì)效益，所以單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度不夠，致使檔案管理工作懈怠拖延，無法發(fā)揮檔案管理作為無形資產(chǎn)在纖檢機(jī)構(gòu)管理中的重要作用，嚴(yán)重阻礙了纖檢機(jī)構(gòu)的健康有序發(fā)展。其次，對(duì)檔案工作的宣傳力度還不夠。纖檢機(jī)構(gòu)部分專業(yè)技術(shù)人員注重本人職稱評(píng)定和科研項(xiàng)目的申報(bào)，忽視本部門檔案的收集、整理和移交，纖檢檔案不能在纖檢機(jī)構(gòu)發(fā)展、質(zhì)量監(jiān)督工作有效延續(xù)、實(shí)驗(yàn)室高效管理及機(jī)構(gòu)改革等工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用；檔案工作人員無法全流程參與各部門工作，檔案管理效率低，不能滿足纖維檢驗(yàn)等業(yè)務(wù)工作的開展。

（二）檔案管理手段落后，檔案工作人員的專業(yè)水平有待提高。當(dāng)前科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)的使用為各行各業(yè)帶來深刻的歷史變革。傳統(tǒng)檔案管理工作效率低下，不能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索及文件多部門共享，無法跟上纖檢機(jī)構(gòu)發(fā)展步伐。單純擁有檔案專業(yè)水平的工作人員已經(jīng)無法達(dá)到纖檢機(jī)構(gòu)對(duì)復(fù)合型檔案管理人員的要求。

（三）檔案管理制度不完善。健全的檔案管理制度有助于纖檢機(jī)構(gòu)檔案管理的順利進(jìn)行。部分纖檢機(jī)構(gòu)檔案管理制度陳舊落后，流于形式，工作人員心思浮躁、胡整蠻干，想當(dāng)然認(rèn)為檔案工作沒有技術(shù)含量，視規(guī)章制度于無物，給纖檢檔案管理帶來嚴(yán)重危害。

三、新時(shí)期纖檢機(jī)構(gòu)檔案管理發(fā)展方向

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度，加強(qiáng)部門協(xié)作。纖檢機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想，將本單位檔案工作列入本單位全年的工作計(jì)劃、工作總結(jié)中，改變過去傳統(tǒng)管理思想，提高對(duì)檔案工作的重視程度，經(jīng)常聽取檔案部門的工作匯報(bào)，過問檔案工作的開展情況，從人力和財(cái)力方面給予大力支持。檔案部門要做到年初有計(jì)劃，年底有總結(jié)，平時(shí)有要求、有安排，有檢查，提升檔案專兼職人員技術(shù)水平，隨時(shí)對(duì)各科室收集歸檔文件材料工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)。各科室加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，將其列入日常工作，做到每年文件材料按期整理完畢并移交檔案室。

（二）加強(qiáng)纖檢檔案管理信息化建設(shè)。在社會(huì)不斷進(jìn)步，信息技術(shù)日新月異的今天，耗費(fèi)大量人力物力的傳統(tǒng)檔案管理模式已無法滿足纖檢機(jī)構(gòu)檔案工作需求。加強(qiáng)纖檢檔案管理信息化建設(shè)，一是加大資金投入，購置計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)硬盤、管理系統(tǒng)，完善檔案室軟硬件設(shè)施建設(shè)。二是對(duì)庫存檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，加快檔案管理手段的轉(zhuǎn)型升級(jí)。三是做好電子檔案目錄的錄入整理工作，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，從而提高纖檢檔案工作效率。

（三）改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保護(hù)與利用。人類及社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程中形成許多優(yōu)秀的文明成果，這些文明成果的記錄和保存是傳承歷史的重要手段。紙質(zhì)檔案作為使用最為廣泛的文化傳承記錄應(yīng)受到檔案管理者的格外重視。因此，纖檢機(jī)構(gòu)實(shí)施數(shù)字化檔案管理過程也是努力保證紙質(zhì)檔案的完整性，促進(jìn)纖檢文化傳承的過程。實(shí)施數(shù)字化檔案管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)設(shè)備等對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化復(fù)制，在有效保護(hù)原件的同時(shí)，提供電子版供各部門查閱共享。

（四）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力建設(shè)高素質(zhì)高技能的檔案干部隊(duì)伍。纖檢機(jī)構(gòu)檔案工作是否能高效開展依賴于檔案管理人員的技術(shù)水平和責(zé)任心。檔案工作繁雜量多且默默無聞，需要一大批政治性強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好、不為名、不為利、埋頭苦干、無私奉獻(xiàn)的專業(yè)技術(shù)人員。為此，要提高纖檢機(jī)構(gòu)檔案工作人員的政治理論水平，切實(shí)加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍的思想建設(shè)、組織建設(shè)和作風(fēng)建設(shè)，造就一批具有高度的工作責(zé)任心、政治敏銳性和嚴(yán)明的政治紀(jì)律、精通檔案專業(yè)知識(shí)、工作嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、踏踏實(shí)實(shí)能適應(yīng)新世紀(jì)需要的檔案專職人才。

（五）加強(qiáng)制度建設(shè)。凡是在纖檢機(jī)構(gòu)在職能活動(dòng)中形成的記述本單位工作活動(dòng)，反映本單位歷史面貌，有查考利用價(jià)值的文件材料以及上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)機(jī)關(guān)及外單位發(fā)來的與本單位工作活動(dòng)有密切關(guān)系，具有查考和利用價(jià)值的文件均應(yīng)歸檔。任何部門或個(gè)人都不得以任何借口將文件材料據(jù)為己有或者拒絕歸檔。學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)國家有關(guān)檔案工作的政策法規(guī)、文件條例，通過制定《文書檔案立卷歸檔方法》《科技、業(yè)務(wù)檔案管理辦法》《電子文件管理辦法》《文書檔案立卷歸檔方法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案統(tǒng)計(jì)制度》等工作規(guī)范，將纖檢機(jī)構(gòu)檔案工作制度化，規(guī)范化。

（六）做好涉密檔案的保管。維護(hù)國家機(jī)密是每個(gè)公民的義務(wù)，更是檔案管理者的神圣使命。在日常工作中，纖檢機(jī)構(gòu)檔案管理者應(yīng)重視檔案保密工作，科學(xué)準(zhǔn)確區(qū)分、判定檔案的使用范圍，根據(jù)不同的密級(jí)等級(jí)采取不同的管理措施，最大限度提高檔案的利用效率。

四、結(jié)束語

檔案工作雖不能為纖檢機(jī)構(gòu)直接產(chǎn)出經(jīng)濟(jì)效益，但它作為基礎(chǔ)性工作，對(duì)確保纖檢事業(yè)健康快速發(fā)展，更好地服務(wù)企業(yè)及社會(huì)，維護(hù)國家經(jīng)濟(jì)安全發(fā)揮著重要的作用。新時(shí)期纖檢機(jī)構(gòu)檔案工作遇到新的機(jī)遇，也面臨更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，這就要求檔案工作者要解放思想，開拓創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)如何做好纖檢檔案工作進(jìn)行深入思考，不斷提升用原有知識(shí)結(jié)構(gòu)解決新問題的能力，并制定更科學(xué)高效的工作流程，為纖檢機(jī)構(gòu)持續(xù)健康發(fā)展提供基礎(chǔ)支撐。