房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理

文/中山市土地房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案館 羅麗敏

在城市建設(shè)和管理中，房地產(chǎn)檔案管理是基礎(chǔ)工作，是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)確立的重要依據(jù)。房地產(chǎn)檔案屬于重要的信息資源，其本身具有鮮明的特點。若要實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的現(xiàn)代化管理，應(yīng)結(jié)合房地產(chǎn)檔案的特點以及管理問題進行科學(xué)分析，實現(xiàn)房地產(chǎn)管理的現(xiàn)代化，提升工作的效率和準確性的同時，能夠更好地為社會和人們服務(wù)。

一、房地產(chǎn)檔案管理的特點

（一）復(fù)雜性。由于城市是相對復(fù)雜的綜合體，檔案管理相當(dāng)復(fù)雜。包括城市規(guī)劃、管理、環(huán)境保護、防災(zāi)等多方面的專業(yè)領(lǐng)域，還涉及城市空中、地面、地下等不同種類建筑、管線及設(shè)施等的記錄。

（二）動態(tài)性。城市在不斷發(fā)展和變化，房地產(chǎn)檔案也相應(yīng)記錄著城市的發(fā)展變遷。通過檔案反映出城市的最新狀態(tài)，根據(jù)不同時期的變化做真實的記錄，具有一定的動態(tài)性。

（三）準確性。房地產(chǎn)檔案記錄具有其重要的歷史意義，從城市基礎(chǔ)建筑、設(shè)施的改擴建再到一些房產(chǎn)的法律糾紛等，在房地產(chǎn)檔案中都要進行準確、詳細的記錄。為城市建設(shè)提供可依靠的法律依據(jù)。房地產(chǎn)檔案管理記錄的準確性關(guān)乎著國家、企業(yè)以及人民的利益，準確的重要性不可忽視。

二、房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀問題

（一）房地產(chǎn)檔案管理抗風(fēng)險能力不足。受經(jīng)濟發(fā)展和觀念的制約，房地產(chǎn)檔案抗風(fēng)險能力不足。雖然檔案在實際的保管中進行了防火、防潮等處理，一旦發(fā)生較大的自然或者人為災(zāi)害，將嚴重破壞房地產(chǎn)檔案的安全，甚至發(fā)生毀滅性損壞，造成的損失也無法挽回。

（二）檔案質(zhì)量要求不夠統(tǒng)一。房地產(chǎn)檔案經(jīng)歷的歷史周期較長，可以說相應(yīng)的建筑等方面存在有多久，那么與之相關(guān)的房地產(chǎn)檔案就存在多久。歷史是不斷發(fā)展的，記錄房地產(chǎn)檔案信息的方式也在發(fā)生變化，具有鮮明的時代特征。尤其在以前，沒有計算機和影像技術(shù)的時代，對于房產(chǎn)的描述更多的是限于文字的記錄，卻沒有平面圖、空間立體影像等，信息記錄不夠詳細。

（三）檔案載體單一。房地產(chǎn)檔案記錄方式多采用紙質(zhì)記錄，但是關(guān)于房產(chǎn)的影像以及拆遷審批、房屋糾紛等重要信息的保存卻不力，主要原因在于收集程度有限以及無法實現(xiàn)妥善保管，導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案記錄內(nèi)容不夠具體和完整。

（四）檔案收集范圍有限。目前，房地產(chǎn)行業(yè)已成為國家的支柱產(chǎn)業(yè)，在各類經(jīng)濟活動中占據(jù)著重要位置。尤其在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)活動方面，會產(chǎn)生一些文件信息記錄，包括檔案登記、設(shè)立和撤銷檔案、產(chǎn)權(quán)注銷、登記等。但在實際的產(chǎn)權(quán)活動中，卻缺少房地產(chǎn)檔案管理人員的參與，沒有獲取第一手重要、準確的信息，導(dǎo)致后續(xù)的房地產(chǎn)檔案信息記錄與實際的房地產(chǎn)現(xiàn)狀不符。究其原因，在于各項信息的有效收集困難，無法實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息記錄的完整及全面。

（五）對檔案無法進行及時、有效地修改。雖然相關(guān)部門已明確要求對于房地產(chǎn)檔案記錄中與現(xiàn)實情況不符或者不符合規(guī)定要求的，要進行及時更改，否則不予驗收、歸檔。但在實際的工作中，即使相關(guān)管理工作人員發(fā)現(xiàn)了問題，包括一些不規(guī)范、不準確之處，退還給登記人進行重新填寫或者補充，仍存在較大困難。加之房地產(chǎn)檔案信息之間存在較大的聯(lián)系，若要修改則牽一發(fā)而動全身。即便有效做到修改，也要耗費相當(dāng)大的人力和時間，操作難度也非常大。

三、房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的策略分析

（一）創(chuàng)新工作管理方式，逐漸實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的現(xiàn)代化管理，首先應(yīng)從檔案管理模式以及工作方式上進行轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的管理方式逐漸向檔案數(shù)字化收集、存儲以及傳送方向發(fā)展，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的信息化。第一，發(fā)展檔案載體，創(chuàng)新管理方式。檔案載體是保存檔案信息的媒介，與社會的發(fā)展變化息息相關(guān)，具有鮮明的時代特征。檔案載體經(jīng)歷了漫長的發(fā)展過程，到現(xiàn)在采用光碟、磁盤等現(xiàn)代化技術(shù)進行存儲。尤其在計算機廣泛被應(yīng)用的當(dāng)下，計算機系統(tǒng)已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案存儲的主要載體。房地產(chǎn)檔案管理應(yīng)充分運用計算機系統(tǒng)的優(yōu)勢，通過強大的技術(shù)支持，將房地產(chǎn)相關(guān)信息進行詳細、準確、豐富的記錄。避免在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，發(fā)生危機時，造成一系列無法挽回的損失。另外，相當(dāng)一部分存在較久遠的房地產(chǎn)檔案，更需要先進的技術(shù)手段進行信息的搶救和還原。因此，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案載體的現(xiàn)代化，將成為必然要求。第二，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的現(xiàn)代化管理，應(yīng)結(jié)合城市建設(shè)的發(fā)展進程。房地產(chǎn)檔案真實地記錄著城市的規(guī)劃和建設(shè)、管理等。因此，房地產(chǎn)檔案記錄具有真實性、廣泛性、系統(tǒng)性和可靠性。隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，房地產(chǎn)經(jīng)濟也得到了良好的發(fā)展。因此房地產(chǎn)檔案的數(shù)量日益增加，使相關(guān)工作人員的工作量逐漸加大，同時房地產(chǎn)管理難度也隨之增加。房地產(chǎn)檔案管理工作要結(jié)合城市化的發(fā)展進行，轉(zhuǎn)變相對原始的人工操作、管理模式，采用現(xiàn)代化技術(shù)緩解人工操作的壓力，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理由人工化向信息技術(shù)化的轉(zhuǎn)變，提高工作效率的同時，又使工作質(zhì)量得以保證。

（二）從創(chuàng)新服務(wù)理念入手，實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。房地產(chǎn)檔案管理工作是重要的服務(wù)類工作，為社會經(jīng)濟建設(shè)、城市建設(shè)以及用戶提供了重要服務(wù)。在房地產(chǎn)檔案管理中，要充分關(guān)注社會變化，緊跟經(jīng)濟發(fā)展趨勢，追隨城市化發(fā)展的腳步，從經(jīng)濟建設(shè)、城市建設(shè)以及各類社會服務(wù)行業(yè)中探索潛在需求，樹立新型服務(wù)理念，提升服務(wù)質(zhì)量。將傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案服務(wù)向新型服務(wù)轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的更穩(wěn)定發(fā)展。首先在服務(wù)觀念上，要創(chuàng)新主動型服務(wù)模式。做好相關(guān)調(diào)研，順應(yīng)社會的實際需求，展開個性化的服務(wù)。另外，在服務(wù)手段上，要避免傳統(tǒng)的手工操作給實際服務(wù)工作帶來的影響和阻礙，充分利用信息化技術(shù)手段，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的信息化、數(shù)字化。要清楚地意識到，房地產(chǎn)檔案管理工作是城市建設(shè)的重要組成部分，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，將更好地為社會、為人民服務(wù)。只有實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理工作的良好發(fā)展，才能有效推動城市建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

（三）提升現(xiàn)代化管理意識，建立規(guī)范的檔案資料。對于房地產(chǎn)檔案管理來說，如果檔案記錄存在不準確、不夠完整的情況，那么此類檔案記錄就失去了意義。在思想上，應(yīng)充分認識到房地產(chǎn)檔案管理工作的重要意義，將其可利用的價值進行充分挖掘，為需要的群體提供實質(zhì)性的幫助。另外，確保房地產(chǎn)檔案資料的完整和真實，相關(guān)工作人員要具有去偽存真的精神。將相關(guān)重要信息進行詳盡記錄，再通過現(xiàn)代化技術(shù)手段，進行有效存儲、保留，并為后續(xù)的工作打下良好的基礎(chǔ)。

（四）落實房地產(chǎn)檔案信息處理的現(xiàn)代化。房地產(chǎn)檔案信息的處理是比較復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既需要通過專業(yè)的編程來完善信息檢索，同時還要給予系統(tǒng)必要的安全保障，保證重要信息不被攻擊而造成重大缺失。另外，要豐富信息查詢的關(guān)鍵詞檢索內(nèi)容，使需要的群體通過各類詞匯檢索都能查到需要的信息，為社會和人們最大限度提供便捷。當(dāng)然，系統(tǒng)的安全性是技術(shù)范疇內(nèi)最重要的工作，一定要做好電腦病毒的防治以及系統(tǒng)維護等工作，嚴格控制相關(guān)用戶的權(quán)限范圍，保障系統(tǒng)的安全、持續(xù)運行。

（五）全面提升房地產(chǎn)檔案管理工作者的信息技術(shù)處理水平。房地產(chǎn)檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化，需要相關(guān)的技術(shù)人員提供強有力的技術(shù)支撐。因此，對于相關(guān)技術(shù)人員的信息處理能力要進行嚴格把關(guān)，定期開展培訓(xùn)與研討，充實與完善技術(shù)人員自身知識架構(gòu)，豐富理論知識與實踐，不斷提升專業(yè)水平。確立明確的獎勵機制，鼓勵技術(shù)人員積極、努力探索，為房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理工作奉獻力量。

四、結(jié)語

對于房地產(chǎn)檔案管理來說，若要實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，必須堅持“以人為本”，從服務(wù)角度出發(fā)，給予需要的群體最大范圍的幫助和最便捷的服務(wù)。房地產(chǎn)檔案管理應(yīng)充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，擺脫傳統(tǒng)管理模式的束縛，將工作人員從復(fù)雜、繁瑣的人工操作中解放出來。提升工作效率的同時，更為房地產(chǎn)檔案管理工作的良好、持續(xù)性發(fā)展提供更多的支持。