新時期醫(yī)院檔案管理模式改革探索

文/吉林省東遼縣婦幼保健計劃生育服務中心 王書一

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分。醫(yī)院檔案管理不僅涉及人事檔案的管理同時還涉及文書檔案的管理工作。當前，隨著各醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院檔案管理工作所需管理的資料范圍越來越廣、數(shù)據(jù)越來越多。而且醫(yī)院的檔案管理數(shù)據(jù)在逐年增多。新時期，醫(yī)院檔案管理水平，直接決定著醫(yī)院的運行效率、經(jīng)營成效。良好的檔案是醫(yī)院高效有序開展醫(yī)療工作的前提和保障。當前，新技術(shù)新手段層出不窮，面對眾多數(shù)據(jù)，醫(yī)院應該將檔案管理工作重視起來，加大力度進行醫(yī)院檔案管理模式的改革，使其越來越適應新時期醫(yī)院管理模式的新需求。

一、新時期醫(yī)院檔案管理模式改革的重要意義

作為我國社會主義公共服務體系當中的一個重要機構(gòu)，醫(yī)院的服務能力對于社會的安定團結(jié)起著重要的支撐重要。當前，隨著我國老齡化社會的加速到來，醫(yī)院人工作量越來越大，信息量也越來越大。與此同時，醫(yī)院檔案管理水平需要適應新時代社會發(fā)展的需要。

醫(yī)院的檔案管理工作不僅管理著醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)務工作者的基本人事信息，更重要的是管理著醫(yī)務工作者的重要研究資料，例如典型病例、研究報告等，這些信息對于推進醫(yī)學的進一步發(fā)展都起著至關(guān)重要的作用。恰當合理的檔案管理可以為后續(xù)醫(yī)學研究提供方便、快捷、全方位的服務資料，否則將會阻礙醫(yī)學工作的進一步發(fā)展。另一方面，醫(yī)院的檔案管理還管理了大量病資料，這些資料在過去，大多是零散的，只在醫(yī)院內(nèi)部保存與應用。但是，隨著新時期的到來，大數(shù)據(jù)時期，越來越多的數(shù)據(jù)可以通過云平臺進行共享。病人的資料經(jīng)過云平臺進行大數(shù)據(jù)處理以后，會產(chǎn)生更多有價值的數(shù)據(jù)，供醫(yī)務工作者進一步研究。因此，作為醫(yī)院檔案管理工作者來說，在新時期研究適合時代發(fā)展需要的醫(yī)院檔案管理模式有著十分重要的意義。

二、新時期醫(yī)院檔案管理模式改革措施研究

（一）加強信息化手段。當前，隨著科學技術(shù)的進一步發(fā)展，網(wǎng)絡技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)字媒體技術(shù)全面普及到工作生活中的方方面面，這也給我國的各行各業(yè)帶來了前所未有的機遇。由于信息化手段的介入，使得各行業(yè)的管理效率和質(zhì)量都有了大幅度的提升。因此，醫(yī)院的檔案管理模式，也必須首先從信息化手段入手。醫(yī)院要積極引入先進的信息化管理平臺，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理水平?，F(xiàn)階段的檔案管理模式改革主要指的是紙質(zhì)化檔案管理模式向電子化檔案管理模式的變遷，因為管理對象出現(xiàn)了差異，所以模式也會具有不同，具體的實施策略也因此會有不同。醫(yī)院檔案管理模式改革的探討就是在這種差異的大環(huán)境中進行的。醫(yī)院要下大力氣，整合升級現(xiàn)有平臺，使用更加先進而強大的綜合性醫(yī)院檔案管理平臺。同時還應該在硬件方面予以配合。例如改造改建現(xiàn)有網(wǎng)絡狀況等，使其能夠適應未來檔案管理工作的需要，為醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化提供基礎保障。在信息化手段改革中，作為醫(yī)院的文書檔案方面來說，獲取信息的方式就需要在保證信息真實性的前提下，快速、高效、真實，有應用價值。同時，對于收集的檔案數(shù)據(jù)，作為檔案管理部門，不能只是進行數(shù)據(jù)的存儲，還要提供更多的數(shù)據(jù)檢索方式給醫(yī)院的醫(yī)務工作者，使數(shù)據(jù)能夠真正為醫(yī)學工作服務。另外，管理人員還要積極地對數(shù)據(jù)進行分析與處理，對數(shù)據(jù)實行集中處理與管理，這樣就可以使數(shù)據(jù)變得有意義。數(shù)據(jù)的集中處理，也可以提高檔案管理的效率，減少不必要的工作量。

（二）完善檔案管理制度。由于很多醫(yī)院將工作的重心放在業(yè)務水平增長方面，而檔案管理工作常常被視為外圍服務性工作，因此，也常常不被關(guān)注，或者關(guān)注度不夠。重視不足，導致了檔案管理工作不能高效高水平地開展?；诖?，首先要解決檔案管理制度問題，從制度上加強規(guī)范化，使得檔案管理工作在規(guī)定的框架內(nèi)，按部就班地開展，這樣才能提供更完整、真實、即實的醫(yī)案檔案服務。深化研究，推進模式改革的縱向深度是強化檔案管理模式改革應用效果的一項有力措施。就目前醫(yī)院的檔案管理模式改革縱向深度的推進來看，工作主要是兩方面的：第一是對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行更加明確的劃分，這樣就可以更加清楚地確定管理責任，從而將過去管理中責任不到的地方進行補充和完善。第二是做好各個管理環(huán)節(jié)間的流程銜接。這一工作的進行可以保證檔案管理的流暢性。簡言之，積極地推進管理環(huán)節(jié)中責任的區(qū)分和流程的完善，可以將模式改革的縱向深度推向另一個高度。在醫(yī)院檔案管理模式改革工作的應用強化中，另一項有效的措施就是對管理模式的多樣化效用進行積極的擴展。從管理實踐來看，醫(yī)院的檔案管理一方面要對病人的病情資料進行保密，另一方面要對病例研究資料進行更加充分的應用，這樣一來，檔案管理工作既要做好私密性的工作，還要做好病例研究工作，醫(yī)院文書檔案管理部門可以要求文書檔案管理人員先了解文書工作，在開展文書工作的過程中，也可以為文書工作人員樹立正確的檔案意識，使其可以幫助文書檔案管理工作人員完成相關(guān)工作。對于文書工作而言，最為重要的就是文書信息的完整性與準確性，醫(yī)院文書檔案管理部門可以要求文書工作人員根據(jù)文書檔案管理工作的需求，提升自身工作的規(guī)范性。醫(yī)院領(lǐng)導人員也要重視文書檔案的編制工作，積極監(jiān)督文書工作人員的工作，進而提升文書工作質(zhì)量。

（三）提高檔案管理水平。新時期檔案管理工作也應該與時俱進。檔案管理人員的管理水平直接決定著檔案管理工作的質(zhì)量。因此，新時期，一定要積極培養(yǎng)檔案管理人員，使他們不斷提高檔案管理工作的專業(yè)水平，適應新時期檔案管理工作的新需要。首先要給檔案管理工作者不斷學習的機會。針對當前的先進管理模式，請行業(yè)專家、企業(yè)專家走進醫(yī)院，為一線管理人員進行有針對性的講解與指導。同時，也可以積極派出檔案管理工作人員到其他醫(yī)院進行學習交流，學習最先進的管理模式，了解最前沿的管理技術(shù)與信息化手段，有利于全面提升管理人員的綜合素質(zhì)。另外，內(nèi)部交流也是十分重要的提升手段。醫(yī)院可以定期開展檔案管理相關(guān)工作的競賽等活動，使得全員重視檔案管理工作，為檔案管理工作改革提出新意見、新思路、新方法。同時，還應該積極利用數(shù)字化手段來建立交流平臺，如QQ群、微信群平臺，通過平臺進行與檔案管理工作相關(guān)的交流，使得內(nèi)部問題能夠順利解決，全面提高辦公效率。在現(xiàn)代化醫(yī)院文書檔案管理過程中，管理部門必須要創(chuàng)新文書檔案管理技術(shù)，制定完善的管理技術(shù)創(chuàng)新制度。首先，醫(yī)院文書檔案管理部門需要樹立現(xiàn)代化管理觀念，要求每一位文書檔案管理人員意識到現(xiàn)代化管理技術(shù)的重要性，并且階段性地對其進行現(xiàn)代化管理知識與技能的培訓，增強文書檔案管理工作效果。其次，醫(yī)院文書檔案管理部門需要建設專門的文書檔案管理網(wǎng)絡體系，并且保證各個網(wǎng)絡體系的安全性，為文書檔案管理工作人員提供良好的工作環(huán)境。

三、小結(jié)

新時期，作為醫(yī)院檔案管理模式改革一定要本著與時俱進的原則，不斷豐富信息化水平，不斷提高管理水平，這樣才能夠適應時代發(fā)展的需要，才能為醫(yī)院的發(fā)展保駕護航，為醫(yī)學科研工作的進一步發(fā)展提供有力保障。