醫(yī)院檔案管理在促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用探討

文/唐山市豐潤區(qū)第二人民醫(yī)院 劉大永

一、加強醫(yī)院檔案管理上的創(chuàng)新，推進現(xiàn)代化建設

首先，醫(yī)院若要提高醫(yī)院檔案的利用率，應加快建設電子檔案管理系統(tǒng)的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)，雙管齊下才能保證電子檔案的有效利用。硬件系統(tǒng)方面，醫(yī)院應該隨著時代的發(fā)展逐漸更新硬件設備，增加內(nèi)存量以存放越來越多的醫(yī)院檔案材料，形成一整套完整的醫(yī)院檔案管理體系。軟件系統(tǒng)則包括了查詢端軟件和管理端軟件，一個是供用戶使用，另一個是供管理人員使用，只有做好兩個軟件之間的聯(lián)系才可以形成綜合服務模式。

其次，網(wǎng)絡安全問題目前困擾著眾多醫(yī)院，加強醫(yī)院網(wǎng)絡安全的防范已經(jīng)刻不容緩。醫(yī)院網(wǎng)絡安全部門要對服務器和終端計算器建立起防火墻，保護內(nèi)部網(wǎng)絡不受外界的非法訪問和侵入；還可以通過對服務器的訪問控制去掉不必要的網(wǎng)絡訪問，從根源上防止被入侵。另一方面要安裝有效的網(wǎng)絡殺毒軟件，對網(wǎng)絡進行監(jiān)控，了解新型電腦病毒的類型并做好安全防范措施，防患于未然。

最后一點，也是最重要的一點，每份檔案我們可以為其專門制作一個條碼，這樣不僅能在一定程度上節(jié)約時間、節(jié)省人力，還能降低錯誤的產(chǎn)生，保證醫(yī)院檔案信息的真實可靠性，我們要將電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢互相結(jié)合，雙向利用。為此，我們可以在紙質(zhì)檔案上印上為醫(yī)院人員一對一制作的二維碼。

二、加強醫(yī)院檔案的靈活運用，充分發(fā)揮其價值

共享壁壘是目前檔案管理工作創(chuàng)新中所面臨的一個問題。檔案的開發(fā)與利用，是檔案科學管理的基本出發(fā)點，醫(yī)院醫(yī)院檔案的價值就是在開發(fā)與利用的矛盾運動中，以其參與社會和教育科研等各種活動，并在其中發(fā)揮參考、借鑒、憑證作用而慢慢體現(xiàn)出來的。醫(yī)院檔案在醫(yī)院期間，為了更好地讓醫(yī)院掌握醫(yī)院人員的實際情況，就必須嚴格管理醫(yī)院檔案，推動醫(yī)院檔案向服務化方向發(fā)展。

（一）醫(yī)院檔案編研角度。醫(yī)院檔案要做到靈活運用就要從檔案的編研著手，在發(fā)展日新月異的當代，一成不變的編研形式已經(jīng)阻礙檔案編研向更深層次發(fā)展。醫(yī)院檔案的編研需要大量真實有效的檔案材料，檔案工作人員應當將分散、殘缺、雜亂無章的檔案材料進行整理和提煉，但絕不是簡單的堆砌和羅列。首先我們要事先確定一個中心思想，后續(xù)圍繞著這個中心思想進行一系列的選材，凡是圍繞中心思想的材料，都可以留下，如果有些材料偏離了中心思想，即使再優(yōu)秀，也要舍棄。其次，選材一定要注重真實性。只有真實的檔案材料才會在編研結(jié)果中展現(xiàn)說服力，同時，編研結(jié)果要想吸引人，讓更多的人有興趣看、有耐心看，選材一定要注重新穎性。我們可以將網(wǎng)絡技術(shù)與檔案編研結(jié)合起來進行網(wǎng)絡編研，即以網(wǎng)絡為媒介，來實現(xiàn)醫(yī)院檔案的編研，這樣的話，不僅會有全新的編研的載體形式，還用新的傳播媒介創(chuàng)造了全新的傳播方式，可以讓更多的人了解醫(yī)院檔案，知道醫(yī)院檔案。

（二）醫(yī)院檔案利用空間角度。要注意多方位、多角度拓寬醫(yī)院檔案的利用空間。醫(yī)院檔案對醫(yī)院人員職業(yè)生涯將產(chǎn)生較重要的作用。醫(yī)院檔案的作用不僅僅體現(xiàn)在醫(yī)院內(nèi)，還體現(xiàn)在醫(yī)院外，當醫(yī)院人員離職的時候，有部分考上公務員或其他事業(yè)單位的人員，他們在報到時就要求帶上自己的醫(yī)院檔案，所以對于這部分人員來說，提前對醫(yī)院檔案做一下了解是十分必要的，這樣在離職之后才能真正意識到醫(yī)院檔案的作用。對于檔案工作人員來說，要培養(yǎng)主動服務的意識，除了向提出具體要求的需求者提供具體服務之外，還應當主動向檔案利用者提供咨詢服務，進一步了解和掌握他們的需求。另外，還得加強相應配套服務軟硬件設備的升級和完善，可以在醫(yī)院檔案館中專門成立咨詢室，并建立起一套完整的查詢系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)，建立起醫(yī)院人員數(shù)據(jù)庫，定義任一檢索條件，使用戶在使用時能快速而準確地獲取到從不同角度篩選出由檢索系統(tǒng)提供的檔案信息。

（三）醫(yī)院檔案的作用角度。讓不法分子無計可施就要充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用，利用醫(yī)院檔案進行嚴格的打擊假履歷行動。第一步就是要加強對醫(yī)院檔案形成過程的監(jiān)控，檔案部門應與各醫(yī)院密切聯(lián)系，了解并掌握醫(yī)院人員從入學到離職這段時間內(nèi)檔案材料的錄入情況，從根源防止不法分子有機可乘。第二步，由于履歷證書的注冊會與計算機中原有的掃描照片對應起來，這對于廣大師生和管理者來說無意是一大福音。另外，相關(guān)人員還應將醫(yī)院人員證書號碼與他在醫(yī)院內(nèi)產(chǎn)生的信息等聯(lián)系起來，一起放進一個專門的檔號，以便查詢，所以，用人單位可以根據(jù)醫(yī)院人員所提供的證書號碼來查詢信息的真假，這在一定程度上給予了真履歷擁有者極大的保障，也有助于徹底根除制假行為。第三步，在《檔案法》的法律保障之下，違法制作假履歷會被處以警告并罰款，所以，大家可以采取法律武器維護自己的權(quán)益，不能給造假者和用假履歷的人留下一點機會。