中專學(xué)校轉(zhuǎn)型期檔案管理特點及管理模式探討

文/上海民航職業(yè)技術(shù)學(xué)院 馮雪

由教育部和國家檔案局聯(lián)合簽署，以教育部27號令形式發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，深化了高校檔案管理的內(nèi)涵，拓展高校檔案工作，保證高校檔案工作按照法律程序進(jìn)行，同時突出了高校檔案管理的時代性，彰顯了以人為本、注重民生檔案的法規(guī)內(nèi)涵，27號令賦予了高校檔案管理的新含義，闡釋了高校檔案管理的重要性，以及高校檔案管理在學(xué)校日常管理中的地位。

“通常我們所說的學(xué)校檔案是指法人、其他組織以及個人從事教育教學(xué)及其有關(guān)的學(xué)校建設(shè)、財務(wù)等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！备咝n案主要內(nèi)容包括黨政檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、教師檔案、學(xué)生檔案等。其中教學(xué)管理、教學(xué)實踐活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像和其他各方面的文字材料及影像材料是高校檔案管理中的基礎(chǔ)，是高校檔案的重中之重。

一、轉(zhuǎn)型期學(xué)校檔案管理概述

所謂轉(zhuǎn)型期即某所學(xué)校從較低級別升級為較高級別的過程，如中等職業(yè)學(xué)校升格為大專院校；在此過程中學(xué)校的管理、教學(xué)、科研方向等等都將受到改變，作為學(xué)校管理一部分的檔案工作，需要根據(jù)學(xué)院的整體發(fā)展改變原有的檔案保管模式，依據(jù)學(xué)院的未來發(fā)展需要，及時為學(xué)院的教學(xué)、科研做好資料儲備工作。

（一）轉(zhuǎn)型期學(xué)校檔案的特點。1.規(guī)律性是學(xué)校檔案具備的基本特征。學(xué)校因從事教學(xué)活動致使其保管的檔案具有明顯的規(guī)律性，其規(guī)律性必然促使學(xué)校在管理檔案方面必須具有針對性。轉(zhuǎn)型后的學(xué)校檔案，其行政職能、教學(xué)職能更加明顯和突出。如學(xué)校從中專轉(zhuǎn)型成為大專，其教學(xué)特征將從“單方面的輸出”教學(xué)模式向“開放研究型”教學(xué)模式轉(zhuǎn)變，轉(zhuǎn)型后的學(xué)校檔案管理將更加注重應(yīng)用與創(chuàng)新等教學(xué)活動。2.轉(zhuǎn)型后的學(xué)校在教學(xué)研究領(lǐng)域更加專業(yè)化，具有一定的學(xué)術(shù)性。每個高校都設(shè)有不同的專業(yè)，每個專業(yè)會產(chǎn)生大量的專業(yè)性文章或課題研究，所以高校檔案管理又凸顯出了高校的專業(yè)性與學(xué)術(shù)性，轉(zhuǎn)型后的檔案管理應(yīng)該將重心轉(zhuǎn)移到教學(xué)科研，凸顯學(xué)校的教學(xué)特點；例如我院屬于行業(yè)辦學(xué)，學(xué)校致力于培養(yǎng)航空領(lǐng)域的人才，中專時期檔案的管理主要傾向于保管文書黨政文書，對于科研及教學(xué)材料的保管較少，轉(zhuǎn)型后學(xué)院檔案工作應(yīng)更加注重科研類、創(chuàng)新類檔案的管理，突出學(xué)院在培養(yǎng)技術(shù)性人才方面的成果。我院的飛機(jī)維修專業(yè)在2017年獲得上海市教委舉辦的技能比武大賽第三名，學(xué)院檔案室將重點收集及保存有關(guān)飛機(jī)維修專業(yè)的獲獎材料及科研成就。3.轉(zhuǎn)型后的學(xué)校檔案工作具有一定的連續(xù)性。我院屬于行業(yè)辦學(xué)的學(xué)校，2012年升級成為大專院校，雖然學(xué)院體制改變，但管理和教學(xué)在某些方面還是繼承了中專的模式，檔案工作也不例外，在原有管理模式上既要集成中專時期檔案管理的優(yōu)點，又要擯棄落后的管理理念，尋求適應(yīng)轉(zhuǎn)型期大專院校檔案管理模式。學(xué)校的檔案管理部門應(yīng)修改檔案收集制度，豐富檔案收集類目，確定檔案保管期限。轉(zhuǎn)型后的檔案管理是體現(xiàn)學(xué)校歷史文化與特點的關(guān)鍵，所以在管理高校檔案的時候，必須結(jié)合學(xué)校教育教學(xué)及專業(yè)設(shè)置的特點，實現(xiàn)高校檔案管理的針對性。

（二）轉(zhuǎn)型期學(xué)校檔案管理工作的特點。轉(zhuǎn)型致使學(xué)校的整體工作得到調(diào)整，學(xué)校的各項工作向更高一級靠近，各項工作的要求也更加詳細(xì)、明確。檔案作為學(xué)院管理工作的一部分，也要隨著學(xué)院的變革而作出相應(yīng)改變。1.轉(zhuǎn)型后的學(xué)校檔案管理工作應(yīng)符合高校檔案管理的流程。向更高級轉(zhuǎn)型是學(xué)校發(fā)展史上的重大轉(zhuǎn)折，在各項工作對口更高階級管理的同時，不能忽視檔案工作的對口。在轉(zhuǎn)型后應(yīng)該及時找準(zhǔn)管理口徑，仔細(xì)了解教委、行業(yè)、行政部門對下屬高校檔案管理工作的要求及規(guī)定，摸清高校檔案管理的流程與管理模式，依據(jù)學(xué)校自身特點制定適應(yīng)轉(zhuǎn)型期學(xué)校檔案發(fā)展的管理方式。2.轉(zhuǎn)型后的學(xué)校檔案工作更加注重未來發(fā)展要求。以中專轉(zhuǎn)型成大專為例，中專時期學(xué)校所產(chǎn)生的檔案主要以教學(xué)類檔案、行政管理類檔案、學(xué)生檔案等為主，從庫藏內(nèi)容上看中專時期的檔案分類較少，專業(yè)特色并不突出；在管理模式上更趨向于基礎(chǔ)學(xué)校的管理模式；總體來說檔案管理的對象較為單一，保管方式粗礦、陳舊。轉(zhuǎn)型之后學(xué)校的辦學(xué)方向更為寬大，學(xué)校將更加注重教育科研，學(xué)校的辦學(xué)特色更加明顯，所以轉(zhuǎn)型后的檔案管理工作應(yīng)該注重對教學(xué)、科研檔案的收集，這不僅是辦學(xué)特色的體現(xiàn)，更是學(xué)校歷史發(fā)展的脈絡(luò)所在。3.轉(zhuǎn)型后學(xué)校的檔案管理應(yīng)注重制度的修訂。無規(guī)矩不成方圓，檔案管理離不開制度的建立。轉(zhuǎn)型期中的學(xué)校由于各個工作環(huán)節(jié)的變更，制度管理也需要相應(yīng)的變化，檔案管理制度應(yīng)符合國家及地方教育部門對學(xué)校檔案管理的要求，結(jié)合學(xué)校發(fā)展的特點，形成相應(yīng)的檔案管理規(guī)定。

（三）轉(zhuǎn)型期學(xué)校檔案在學(xué)校行政管理工作中的地位。學(xué)校檔案工作是學(xué)校在教學(xué)及行政管理等活動直接形成的歷史記錄，沒有形成完整齊全的檔案及相關(guān)材料，教學(xué)、科研等活動就沒有完結(jié)。國家檔案局在《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作幾點意見》中也明確指出：“高等學(xué)校檔案工作是高等學(xué)校工作的組成部分”，是“學(xué)校管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)”?！案咝９ぷ鲝臋M向上劃分，教學(xué)工作處于全局的中心；高校工作縱向上也可以分為基礎(chǔ)性工作和非基礎(chǔ)性工作。高校檔案工作屬于管理工作范疇?！彼^的基礎(chǔ)性工作即指學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)、師資結(jié)構(gòu)、設(shè)備基礎(chǔ)等能夠支撐學(xué)校發(fā)展的基礎(chǔ)要素。高校的管理工作是建立在高?；A(chǔ)工作之上并為基礎(chǔ)工作服務(wù)的工作。轉(zhuǎn)型期的學(xué)校檔案工作與普通高校的檔案工作一樣，應(yīng)服從和服務(wù)于教學(xué)工作。轉(zhuǎn)型期的學(xué)校檔案工作延續(xù)著過往的歷史文化，同時啟發(fā)轉(zhuǎn)型為高等院校后的管理工作，既是過往歷史的見證者也是未來成就的開拓者。轉(zhuǎn)型期的檔案工作既有困難，也有機(jī)遇，通過轉(zhuǎn)型學(xué)校的檔案工作將更加貼合高校檔案工作的要求，更能抓住機(jī)遇，做好基礎(chǔ)管理工作。

二、轉(zhuǎn)型期高校檔案管理的現(xiàn)狀分析

依據(jù)所在工作單位的實際工作情況，對轉(zhuǎn)型期前的檔案管理進(jìn)行分析：

1.在轉(zhuǎn)型前檔案管理非常落后，管理人員缺失，檔案主要以堆放的方式保管，除了一些基建類檔案經(jīng)過整理、立卷外，其余大部分的文件未經(jīng)過整理與鑒定；有些檔案已到保管期限，但未對其進(jìn)行再鑒定。

2.在制度修訂方面也較為欠缺，沒有完備的檔案收集、整理、保管期限、立卷等方面的相關(guān)規(guī)定，許多檔案還存于原有的形成部門，未及時收集至檔案室。

3.在檔案管理人員的設(shè)置方面也存在問題，由于學(xué)校并不重視檔案工作，且國家行政部門對此沒有具體的管理要求，加之學(xué)校對于檔案管理崗位設(shè)置的缺陷、職責(zé)不明確等原因?qū)е聶n案管理缺少人手，沒有做到專人專管。

4.檔案管理意識低，并沒有將檔案集中管理的意識。庫房內(nèi)只有2008年之前的黨政、會計、基建類檔案，2008年之后的檔案并未放入庫房內(nèi)，如何尋找此類文件也成為轉(zhuǎn)型后的難點。

5.庫房不達(dá)標(biāo)。由于檔案管理較為落后，檔案庫房成為堆放雜物的儲物間，防蟲、防霉、清潔工作都沒按要求完成，庫房管理存在隱患。

6.并無檔案信息化管理，也無手工檢索材料。

7.檔案工作缺乏制度化的管理程序。一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集范圍不明確。二是檔案整理不規(guī)范。由于沒有規(guī)范的收集制度，很多部門只是按照自己的方式處理收文，所以造成收集上來的文件還要進(jìn)行再整理，無形中浪費了資源。三是雖設(shè)有檔案管理崗位，但管理力度不夠，收集檔案相當(dāng)困難。四是檔案利用不規(guī)范，借出的檔案沒有按期歸還，利用檢索方式較為落后，全部采用手工檢索，學(xué)校成立至今并無檔案管理軟件，電子文件管理落后。

三、轉(zhuǎn)型后重建學(xué)校檔案管理模式

（一）統(tǒng)一集中，歸口管理。轉(zhuǎn)型后相關(guān)負(fù)責(zé)部門按照高校檔案管理規(guī)定，重建符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，并招收1名專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理檔案工作，實現(xiàn)檔案專人專管，并要求各部門將形成的檔案集中到學(xué)校檔案室進(jìn)行統(tǒng)一管理。統(tǒng)一的管理模式將會最大限度地延長文件的使用壽命，保證檔案的真實性、準(zhǔn)確性、安全性。集中管理的文件將會做統(tǒng)一的歸檔處理，為今后學(xué)校查檔、閱檔提供了必要的通道。集中管理將檔案管理、利用資源集中在一起，最大限度地節(jié)省了人、財、物的使用，保證檔案管理的專業(yè)化。

（二）建立健全規(guī)章制度。制度建設(shè)是支撐學(xué)校檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，使學(xué)校檔案管理走向制度化、規(guī)范化。轉(zhuǎn)型后我校意識到檔案工作的重要性，在學(xué)習(xí)、參考其他高校檔案工作的同時，依據(jù)學(xué)院的辦學(xué)特色及強(qiáng)項專業(yè)，制定符合學(xué)院未來發(fā)展的檔案收集目錄、保管期限等相關(guān)檔案管理規(guī)定。

（三）做好前端控制工作是檔案管理工作的基石。所謂的前端控制工作就是將檔案收集、歸檔工作滲透到平時的文書工作中，對具有參考及查閱價值的文件在收文之初就應(yīng)該做好歸檔工作，如登記收文、編號、分類、掃描等等，將這些后期工作分散到平時的文件處理上，不僅便利了后期的歸檔工作，同時也加強(qiáng)了各部門的檔案收集意識。同時我校還要求各部門設(shè)置一名兼職檔案人員，要求按時按要求完成檔案工作的收集、整理工作，并在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案室。對于兼職檔案員的業(yè)務(wù)操作能力，我校檔案室會定期組織培訓(xùn)，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平。

（四）購買檔案管理軟件，從源頭做好檔案信息化工作。

隨著時代變遷，檔案管理走向信息化，檔案利用不再停留在手工檢索時代。我校購買檔案管理軟件，在檔案管理初期做好檔案信息的錄入工作，做好檔案的信息化工作，盡可能地做到檔案利用電子化。

（五）做好收集工作是我校檔案管理走向特色化的基礎(chǔ)。收集到的檔案必須具有價值性，并對今后的工作具有一定的參考作用。高校檔案是最能夠體現(xiàn)學(xué)校發(fā)展特色、展現(xiàn)學(xué)校氛圍的文字記錄。學(xué)校的專業(yè)特色、理論研究、技術(shù)創(chuàng)新等等都來源于平時的文書工作，只有做好我校檔案的收集工作，才能促使學(xué)校的科研、理論研究長久、可持續(xù)地發(fā)展。

四、總結(jié)

我校屬于民航類的大專院校，培養(yǎng)航空領(lǐng)域的人才，學(xué)校的強(qiáng)項專業(yè)是空乘空保專業(yè)。近幾年我校的學(xué)生在全國大學(xué)生技能大賽上屢獲佳績，與此同時形成的相關(guān)文字材料也成為我校重要的文字記錄。我校根據(jù)具體的獲獎情況，特要求各系部著重收集學(xué)生的參賽材料，并在獲獎后盡快將材料歸檔至檔案室。

轉(zhuǎn)型對于學(xué)校檔案管理工作是一種積極的促進(jìn)，也是一種挑戰(zhàn)，促使我校在檔案工作中建立完善的管理模式。我校在參考各大高校檔案管理模式的同時，結(jié)合高校檔案管理規(guī)定建立自己的管理模式。在轉(zhuǎn)型的過程中必須厘清思路，樹立目標(biāo)，探索合適的管理方式，以機(jī)遇為跳板，以創(chuàng)新為手段，大力發(fā)展我校的檔案工作。