淺談體校檔案管理的現(xiàn)狀及對策

文/佛山市體育運(yùn)動(dòng)學(xué)校 鄭穎雅

一、體校檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）體校檔案管理缺乏規(guī)范化。隨著體校的日益發(fā)展和壯大，其檔案管理工作會越來越受重視，各大體校檔案管理的意識會逐步增強(qiáng)，但由于現(xiàn)階段檔案工作受重視程度還不夠均衡，導(dǎo)致檔案工作的管理機(jī)制仍然處在停滯不前的狀態(tài)。大部分體校雖然準(zhǔn)備將檔案工作列入年度工作計(jì)劃當(dāng)中來，但缺乏明確的發(fā)展目標(biāo)和預(yù)期規(guī)劃，使得檔案的管理制度缺乏規(guī)范化，無法保證檔案工作的順利開展，使得體校檔案管理工作趨于形式化，無法真正落到實(shí)處。

（二）體校檔案管理方式過于陳舊。由于一些體校對于運(yùn)動(dòng)員檔案管理制度不完善，導(dǎo)致有些體校還是手工記錄運(yùn)動(dòng)員的檔案，這種機(jī)械的手工謄寫，工作內(nèi)容過于重復(fù)，過多使用勞動(dòng)力，使得檔案管理人員工作量大、時(shí)間長，同時(shí)在一定程度上也限制了檔案的處理速度。長此以往，這種陳舊的管理模式不僅不能夠?qū)n案進(jìn)行有效的開發(fā)和利用，同時(shí)也不利于運(yùn)動(dòng)員檔案的長期保存，在一定程度上降低了查找檔案的準(zhǔn)確率和速度。

（三）運(yùn)動(dòng)員資料整理不夠完善。由于體育學(xué)校大多數(shù)比較重視運(yùn)動(dòng)員體能的訓(xùn)練與比賽情況，從而在一定程度上忽略了運(yùn)動(dòng)員資料的整理，因此使得檔案管理人員對于運(yùn)動(dòng)員的檔案收集不夠系統(tǒng)與及時(shí)，使得檔案的整理不夠完善。檔案管理人員對于學(xué)校參加的外派訓(xùn)練等情況有時(shí)了解不夠到位，也會造成部分運(yùn)動(dòng)員的檔案信息無法及時(shí)歸檔，造成檔案整理不夠系統(tǒng)和完善。

二、體校檔案管理的實(shí)施策略

（一）建立體校運(yùn)動(dòng)員網(wǎng)絡(luò)信息檔案。建立運(yùn)動(dòng)員檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，其中數(shù)據(jù)庫內(nèi)容可以包括：運(yùn)動(dòng)員家庭情況的調(diào)查、運(yùn)動(dòng)員身體素質(zhì)、身體機(jī)能檢測情況、運(yùn)動(dòng)素質(zhì)、整年的訓(xùn)練計(jì)劃、運(yùn)動(dòng)員獲獎(jiǎng)和比賽情況、運(yùn)動(dòng)員文化課成績以及運(yùn)動(dòng)員品德的綜合鑒定結(jié)果等，將這些記錄入庫，得以長期乃至永久的保存。運(yùn)動(dòng)員檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的建立使得體校檔案管理趨于正?；?，使學(xué)生檔案的建立更加規(guī)范和正規(guī)化，檔案能夠清楚記錄學(xué)生的實(shí)際情況。將學(xué)生的身體技能測試等情況利用電子管理系統(tǒng)發(fā)送到運(yùn)動(dòng)員各自的教練手中，由教練負(fù)責(zé)整理和修改后上交給體校檔案的管理人員，再將相關(guān)數(shù)據(jù)整理成冊，輸入到運(yùn)動(dòng)員網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。學(xué)生的家庭情況和思想品德鑒定以及文化課成績可以利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給運(yùn)動(dòng)員相應(yīng)的班主任，使得班主任對學(xué)生有更為清晰的了解，而后班主任根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫提供的信息加以整理和修改，將準(zhǔn)確完善的資料上交給檔案管理工作者進(jìn)行裝訂，最終將準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)傳入到運(yùn)動(dòng)員網(wǎng)絡(luò)檔案的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。

（二）完善相關(guān)的檔案管理機(jī)制。首先要將學(xué)校的檔案工作列入總年度計(jì)劃當(dāng)中來，相關(guān)管理人員要做好每年的檔案管理計(jì)劃，進(jìn)行年終考核，對所需要的人進(jìn)行檔案的調(diào)取，使得檔案管理制度趨向規(guī)范和正規(guī)化。檔案管理工作人員要做到定期調(diào)取一些相關(guān)的檔案工作匯報(bào)或觀看一些相關(guān)視頻等，幫助其解決工作當(dāng)中遇到的實(shí)際問題，把體校檔案管理工作納入學(xué)校的重要工作內(nèi)容當(dāng)中來，形成檔案管理的計(jì)劃性，同時(shí)要對檔案管理工作人員進(jìn)行規(guī)范化管理，進(jìn)一步健全檔案工作的完善、收集、整理與查閱等各項(xiàng)制度的建立。

（三）加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。要想做到體校檔案管理工作最關(guān)鍵的一步就是要建設(shè)一直強(qiáng)有力的隊(duì)伍，這就要求學(xué)校要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，尤其是培訓(xùn)相關(guān)管理人員使用多媒體的能力，從而建設(shè)一支業(yè)務(wù)能力精湛、高素質(zhì)、能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。這就要求對相關(guān)人員進(jìn)行整改，首先要對其進(jìn)行定崗，建設(shè)專職的檔案管理人員，明確相關(guān)的業(yè)務(wù)要求，從而保證在任何情況下都要做到對檔案工作的精準(zhǔn)管理。其次要在管理制度上下功夫，培養(yǎng)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力，選拔出具有真才實(shí)學(xué)的優(yōu)秀技術(shù)人才，進(jìn)行電子檔案的管理。最后加強(qiáng)相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極開展體校檔案業(yè)務(wù)知識的更新與培訓(xùn)，尤其加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)和相關(guān)軟件的學(xué)習(xí)。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理是體校日常管理過程當(dāng)中重要的組成部分，當(dāng)前我國體校檔案管理過程當(dāng)中仍然出現(xiàn)許多問題，這就要求體校要結(jié)合學(xué)校自身實(shí)際發(fā)展情況，對日常檔案進(jìn)行管理和完善，將檔案管理逐漸規(guī)范化，并使得體校管理人員意識到檔案管理對體校人才培養(yǎng)的重要作用及影響，而后結(jié)合現(xiàn)代體校的發(fā)展要求，提高體校檔案管理的科技化與信息化的程度，從而不斷提高體校的綜合實(shí)力，以營造良好的人才培養(yǎng)環(huán)境，最終提升學(xué)生以及運(yùn)動(dòng)員的綜合素質(zhì)。