信息化背景下高校檔案服務(wù)方式分析

文/西安航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 張歡

一、高校檔案信息服務(wù)的特點

（一）多樣化的信息服務(wù)內(nèi)容。在網(wǎng)絡(luò)信息時代到來的今天，高校檔案的服務(wù)方式發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，從原本的單一化，逐步發(fā)展為線上、線下的多元化方式。高校檔案信息服務(wù)的多元化還體現(xiàn)在用戶對檔案信息的使用需求、技術(shù)手段等方面，由此使得服務(wù)方式也隨之呈現(xiàn)出多樣性的特點。如利用多媒體技術(shù)進(jìn)行宣傳、網(wǎng)上在線服務(wù)等等。信息化背景下，用戶對檔案信息的需求變得越來越豐富，高校檔案為滿足不同用戶的使用需求，服務(wù)方式向多樣化轉(zhuǎn)變是必然趨勢。

（二）服務(wù)方式更加快捷。在信息化的背景下，要求高校檔案信息服務(wù)的速度應(yīng)當(dāng)盡可能地快，打破傳統(tǒng)方式的限制，滿足不同用戶對檔案信息的需要，通過對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)的應(yīng)用，可以使高校檔案信息服務(wù)變得更加快捷，無論任何時間地點，只要網(wǎng)絡(luò)暢通，都可以提供服務(wù)，用戶不需要親自到高校的檔案館中也能獲得所需的檔案信息。

（三）現(xiàn)代化的服務(wù)手段。在相當(dāng)長的一段時期，高校的檔案服務(wù)采用的是單一的形式，實體的紙質(zhì)資料是為用戶提供檔案信息的主要方式，從整個服務(wù)過程上看，具有被動性的特點。隨著信息化時代的到來，這種服務(wù)方式顯然無法滿足用戶的需要，正因如此，高校在檔案服務(wù)方面，引入了多種現(xiàn)代化的技術(shù)手段，由此不但使檔案信息的檢索速度獲得大幅度提升，而且服務(wù)過程也變得更加安全、高效。

（四）服務(wù)的專業(yè)性更強(qiáng)。在信息化的背景下，高校檔案可借助網(wǎng)絡(luò)對外發(fā)布與科研有關(guān)的信息以及各種教育動態(tài)，由此可使用戶及時獲取到高校的最新消息，并從中獲取前沿的科研趨勢，為教科研活動的開展提供服務(wù)，由此充分體現(xiàn)出了高校檔案服務(wù)的專業(yè)性特點。

二、信息化背景下高校檔案服務(wù)方式

在信息化的背景下，高校的檔案服務(wù)方式發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，為使高校檔案信息的服務(wù)性得到充分體現(xiàn)，可采取如下策略：

（一）建立專屬網(wǎng)站。傳統(tǒng)的檔案資料主要是以紙質(zhì)文字為用戶提供相關(guān)的信息，如對此類檔案信息進(jìn)行整理或是深入挖掘時，需要由檔案管理人員耗費大量的時間和精力來完成，整個過程不但費時費力，而且工作效率也不是很高，并且還可能因為疏忽而出現(xiàn)差錯。而在信息化的背景下，紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，從而使檔案的整理、查詢、分析、挖掘等工作變得更加簡便，不但能夠大幅度提升工作效率，而且還能針對不同用戶對檔案信息的需求，構(gòu)建專屬的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，檔案信息的服務(wù)作用隨之得到全面體現(xiàn)。

（二）及時進(jìn)行檔案收集。想要在信息化的背景下，使高校檔案服務(wù)作用得到最大限度的發(fā)揮，就必須對檔案信息進(jìn)行及時收集，在此項工作的開展中，可以對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，高校檔案管理人員可將網(wǎng)上實時更新的各種信息進(jìn)行過濾，再經(jīng)過整理之后，使這部分信息變?yōu)轲^藏信息，由于網(wǎng)上的信息量較大，并且其中有很多利用并不是很多的信息，所以在對信息進(jìn)行整理時，需要對其中的信息進(jìn)行辨識，這樣才能確保館藏信息的精準(zhǔn)性。同時從網(wǎng)上獲取的信息基本上都是未經(jīng)過分類的信息，這些信息的內(nèi)容比較雜亂，對此，檔案管理人員可借助關(guān)鍵詞檢索技術(shù)，對信息進(jìn)行分類，然后再進(jìn)行精細(xì)化加工，處理好的信息可以補充到相關(guān)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，對數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容進(jìn)行豐富，以此來滿足更多使用者對檔案信息的需要。從本質(zhì)上講，這是一種綜合型的檔案信息服務(wù)方式，其中既有先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，也有后續(xù)的人為處理，通過這種方式，除了能夠進(jìn)一步節(jié)約檔案收集整理的成本之外，還能使管理人員的工作效率獲得提升，并且彌補了計算機(jī)系統(tǒng)分類精確度不夠的缺陷。

（三）擴(kuò)大檔案館規(guī)模。在信息化背景下，對高校檔案服務(wù)工作提出了全新的要求，為此，在條件允許的情況下，高校應(yīng)當(dāng)對檔案館的規(guī)模進(jìn)行擴(kuò)大，以便更好地為用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。現(xiàn)如今，信息全球化已經(jīng)成為一種必然趨勢，所以高校應(yīng)加快推進(jìn)檔案信息的一體化，從而使檔案館成為一個具有獨立性且又與社會各界密切聯(lián)系的公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，這樣能夠使高校檔案信息的作用和價值得到進(jìn)一步體現(xiàn)。

（四）采取多樣化的服務(wù)方式。社會大眾是高校檔案信息的主要服務(wù)對象，由于社會大眾在很多方面都存在差異，如文化素養(yǎng)、受教育水平等等，這就要求高校在提供檔案信息服務(wù)時，不能采用統(tǒng)一的形式，否則可能無法達(dá)到預(yù)期的服務(wù)效果。通常情況下，對高校檔案信息有需求的人士基本上都是一些對知識感興趣，并且學(xué)習(xí)和接受能力較強(qiáng)且能夠熟練使用計算機(jī)的用戶，他們的文化素養(yǎng)相對較高，對于此類用戶，高校檔案可為其提供網(wǎng)絡(luò)化及數(shù)字化的服務(wù)，引導(dǎo)他們對高校檔案館的門戶網(wǎng)站進(jìn)行應(yīng)用，查詢所需的信息。除了學(xué)習(xí)能力較強(qiáng)的人群會對檔案信息進(jìn)行使用之外，也有一些接受能力較差的人群會對高校的檔案信息進(jìn)行使用，針對此類人群，高校檔案管可為他們提供相應(yīng)的咨詢及引導(dǎo)服務(wù)。

（五）建立健全服務(wù)制度。隨著高校檔案使用群體的轉(zhuǎn)變，對檔案的安全性帶來了一定程度的威脅，為確保高校檔案信息的安全性，應(yīng)當(dāng)建立健全相關(guān)的服務(wù)制度。在實現(xiàn)高校檔案信息適度開放的過程中，做好檔案的分類工作，將各種不同類型的檔案進(jìn)行分類，對其中一些重要的信息進(jìn)行隱藏或是修改，以免檔案信息外泄，造成無法彌補的損失。高校檔案館在為用戶提供檔案服務(wù)時，通常都會收取一定的費用，在信息化背景下，高校檔案服務(wù)對象變?yōu)樯鐣?，故此，在信息服?wù)費用的收取上，應(yīng)當(dāng)接受社會公眾的監(jiān)督，對收費依據(jù)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行公示，保證收費標(biāo)準(zhǔn)合理。

（六）提高檔案人員的綜合素質(zhì)。信息化背景下，高校檔案工作的性質(zhì)發(fā)生了根本轉(zhuǎn)變，這對檔案人員的素質(zhì)和專業(yè)能力提出新的要求，為此，高校應(yīng)當(dāng)采取合理可行的方法和措施，不斷提升檔案人員的綜合素質(zhì)，以此來確保高校檔案服務(wù)工作的有序開展。在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的推動下，高校檔案服務(wù)實現(xiàn)了一體化的模式，對此，檔案人人員必須更新觀念，做到與時俱進(jìn)，積極主動地學(xué)習(xí)與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的技術(shù)，并將之運用到檔案信息服務(wù)工作當(dāng)中。而高校方面，則應(yīng)為檔案人員提供一些培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會，豐富檔案人員的知識結(jié)構(gòu)體系，使他們掌握更多的信息化技術(shù)，為檔案服務(wù)工作的開展打下基礎(chǔ)。

三、結(jié)論

綜上所述，在信息化背景下，高校應(yīng)當(dāng)對檔案服務(wù)方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，利用先進(jìn)的技術(shù)手段，提升檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量，為檔案的使用者提供更加滿意的服務(wù)，充分發(fā)揮出檔案的價值。