基層工會檔案管理之探討

文/長春吉勘環(huán)境工程技術(shù)有限公司 楊毅

一、工會檔案管理的意義

（一）凝聚與傳承?；鶎庸n案管理是一個巨大的黏合劑，它的意義在于將全體員工，或者說工會會員，在認(rèn)同工會組織形象的前提下，產(chǎn)生一種企業(yè)主人翁精神的凝聚力和向心力，激勵員工更加努力地去工作。同時，工會檔案中保存的許多工會組織的優(yōu)秀傳統(tǒng)、光輝榮譽、歷年工作經(jīng)歷等，都是寶貴的財富，發(fā)揮著承上啟下的作用，在工會組織自身形象以及對員工的思想價值觀建設(shè)中都具有傳承的意義。

（二）激勵與創(chuàng)造。工會檔案管理所保存和記錄的資料，為員工指出了努力的方向，使全體員工從內(nèi)心產(chǎn)生一種昂揚向上的進(jìn)取精神，極大地調(diào)動了員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性。工會檔案中的奮斗目標(biāo)、發(fā)展藍(lán)圖都是寶貴的精神財富，員工們因此不僅能踏實工作，以企業(yè)為榮，并且還能主動創(chuàng)造，對企業(yè)未來充滿美好的憧憬，更加增添了為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量的無限動力。

（三）輻射與制約。工會組織建設(shè)成果，是企業(yè)物質(zhì)財富和精神財富的總和，對整個員工來說，是全面輻射的一個狀態(tài)。同時，工會檔案中對每一位員工的行為、成績、道德規(guī)范等，也起到很好的制約作用。在這個意義上講，工會檔案在潛移默化地影響和制約著員工的個人行為，對員工的心理和群體氛圍能夠產(chǎn)生強大的感召力。

二、基層工會檔案管理面臨的問題

（一）對工會檔案管理認(rèn)識不夠，重視程度不高。在計算機技術(shù)日益發(fā)展的今天，一些企業(yè)對工會檔案管理的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，因為基層工會工作性質(zhì)的原因，有些人對工會檔案管理存在誤區(qū)。有人認(rèn)為，基層工會所做的工作，不過是逢年過節(jié)的一些慰問，或者是舉辦一些文體活動等，跟企業(yè)的效益關(guān)系不大，甚至認(rèn)為工會檔案與企業(yè)其他檔案管理相比，更是可有可無，微不足道。

（二）工會檔案資料收集難度較大。基層工會檔案資料的覆蓋面很廣，涉及企業(yè)的各個部門，各個作業(yè)層面，例如基層工會檔案涵蓋了勞動競賽、技術(shù)創(chuàng)新、信訪資料、女工工作等等，然而因為對基層檔案管理工作的認(rèn)識不足，造成一些檔案資料在收集中難度較大，有的資料收集不完整、不連貫，還有的資料存在缺失的現(xiàn)象。

（三）基層工會檔案管理專業(yè)性不強?；鶎庸n案管理大多數(shù)沒有專業(yè)的管理人員，通常是個別工會工作人員兼職檔案管理工作。這種現(xiàn)象一是造成檔案管理缺乏規(guī)范化和科學(xué)化。二是無法保證工會檔案資料的收集及時和準(zhǔn)確，三是因工會工作人員崗位的調(diào)動，造成檔案資料的歸集整理出現(xiàn)斷檔的情況。

三、對基層工會檔案管理的幾點建議

（一）提高基層工會檔案管理意識，為可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。要成立相應(yīng)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，重視對基層工會檔案的管理，強化責(zé)任分工，明確責(zé)任目標(biāo)，推進(jìn)基層檔案管理工作的有序發(fā)展。企業(yè)管理者不僅重視起工會檔案的方方面面，還要努力為檔案管理提供必要的設(shè)施，如配備專門的工會檔案室，配齊資料柜、檔案盒，做好紙質(zhì)檔案的防火、防潮、防蟲、防盜工作。在有條件的情況下，盡量安排具有良好職業(yè)道德的檔案管理專業(yè)人才進(jìn)行檔案的管理，充分調(diào)動基層檔案管理人員的工作積極性，推進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（二）提倡全員參與理念，深層次開發(fā)信息資源?；鶎庸n案管理要始終提倡全員參與意識，因為工會檔案涉及多個部門，涉及企業(yè)的每一位員工，例如會員檔案、員工教育、班子民主政治建設(shè)、先進(jìn)班組及先進(jìn)個人事跡等。所以，當(dāng)全體動員起來，更深層次地開發(fā)信息資源時，工會檔案管理的信息采集工作、檔案利用價值才能更加充分地體現(xiàn)出來。基層檔案管理人員要不斷地學(xué)習(xí)和吸收先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和技能，使自己不斷學(xué)習(xí)和進(jìn)步，融入檔案管理中，更好地呈現(xiàn)給員工一個相互交流和促進(jìn)的工會檔案管理模式。基層工會檔案管理要進(jìn)一步拓寬運用范圍，為員工提供全方位的信息服務(wù)，確保檔案管理在工會工作中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（三）適應(yīng)現(xiàn)代化管理需求，加快數(shù)字檔案管理的開發(fā)。在當(dāng)前的信息科技時代，很多檔案已經(jīng)不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，例如音頻、視頻、光盤、圖像照片等檔案資料的管理，就需要工會檔案管理工作緊跟時代發(fā)展步伐，以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺技術(shù)為手段，加快對數(shù)字檔案管理的開發(fā)和利用。要采用規(guī)范的應(yīng)用軟件，建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)基層工會檔案在可允許范圍內(nèi)的信息共享，使工會檔案更好地為企業(yè)服務(wù)，為職工服務(wù)。