簡述工程檔案資料的科學(xué)化管理策略

文/廣州開發(fā)區(qū)城市建設(shè)和房地產(chǎn)檔案館 陳寧

在市場經(jīng)濟(jì)的影響下，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)加強(qiáng)，建筑工程深入到社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域。為了推動(dòng)建筑工程的健康發(fā)展，國家出臺(tái)了諸多相關(guān)法律法規(guī)，其中也不乏檔案管理規(guī)范與制度，目的是為檔案工作的開展提供指導(dǎo)性作用。另外，面對(duì)新的發(fā)展環(huán)境，檔案管理工作的要求與標(biāo)準(zhǔn)也隨之提升。工程檔案實(shí)現(xiàn)了對(duì)工程項(xiàng)目全過程的準(zhǔn)確記錄，彰顯價(jià)值資料的作用，為日后查閱與使用提供便利與參考。由此可見，建筑工程的有序發(fā)展離不開檔案資源的支持，檔案資料科學(xué)化管理不容忽視。但是目前，工程檔案管理較之工程建設(shè)本身凸顯滯后性，二者協(xié)調(diào)性不足，在根本上對(duì)工程檔案管理產(chǎn)生不良影響，需要給予高度關(guān)注，實(shí)現(xiàn)二者的同步性。

一、深入剖析工程檔案資料管理中存在的問題

（一）檔案資料管理工作尚未引起足夠的重視，受關(guān)注程度不高。為了有效提升工程項(xiàng)目管理水平，增強(qiáng)管理能力，政府與相關(guān)機(jī)構(gòu)也結(jié)合工程發(fā)展實(shí)踐，制定了針對(duì)性的制度與規(guī)范，但是，鑒于工程資料自身的特征，如材料收集周期較長、涉及諸多環(huán)節(jié)與流程、知識(shí)范圍較廣等，增強(qiáng)了檔案資料管理的繁雜性與多樣性。另外，一些外部因素的存在也會(huì)促使工程檔案管理被忽視。從本質(zhì)上分析，工程檔案資料管理與工程本身關(guān)系緊密，但是，不良因素的存在使得檔案管理的發(fā)展困難重重，這就使得工程進(jìn)度受到影響，工程無法有序推進(jìn)。反之，一旦工程檔案管理不科學(xué)，資料保管不善，工程建設(shè)也會(huì)偏離規(guī)劃設(shè)計(jì)。在工程建設(shè)實(shí)踐中，參建主體更多關(guān)注的是施工質(zhì)量與施工進(jìn)度，工程檔案管理工作尚未引起足夠的重視。

（二）檔案資源管理觀念薄弱，凸顯滯后性。立足當(dāng)前工程項(xiàng)目建設(shè)發(fā)展實(shí)際，普遍存在檔案資料管理觀念較弱的情況，收集與歸檔工作很難與工程實(shí)際同步進(jìn)行，滯后問題嚴(yán)重，同時(shí)，工作積極性不高。另外，工程檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，但是，檔案管理人才卻十分匱乏，具備較高素質(zhì)與能力的人才嚴(yán)重不足，缺乏對(duì)工程建設(shè)以及檔案管理的深刻認(rèn)識(shí)。之所以出現(xiàn)這種情況，主要源于管理者檔案管理思想的薄弱性，尚未認(rèn)識(shí)到檔案資料的真正價(jià)值。

（三）檔案資料管理機(jī)制與制度不完善，無法為管理工作提供制度性保障。在工程項(xiàng)目建設(shè)中，鑒于經(jīng)費(fèi)與人員方面的因素，尚未設(shè)置專門檔案資料管理部門，管理制度不完善，機(jī)制缺乏健全性，甚至很多檔案管理人員是兼職人員，工作專業(yè)性無法保障。檔案管理工作整體上落后于工程建設(shè)。鑒于工程在規(guī)模與數(shù)量上的快速擴(kuò)張，傳統(tǒng)工程檔案資源管理水平與現(xiàn)實(shí)需求凸顯不同步性，不協(xié)調(diào)性尤為突出。

二、如何有效提高工程檔案資料科學(xué)化管理水平

（一）增強(qiáng)檔案資料管理觀念，構(gòu)建科學(xué)化的管理思維。信息技術(shù)的發(fā)展為工程檔案管理工作帶來了新機(jī)遇，處于全新的發(fā)展背景之下，需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用科學(xué)管理思維，增強(qiáng)管理觀念，全面貫徹以人為本的思想，深化整個(gè)檔案管理工作。具體講，作為工程管理者，要在觀念上重視檔案管理工作，發(fā)揮聯(lián)動(dòng)功能，為檔案資料管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)，創(chuàng)造條件。

（二）重視構(gòu)建科學(xué)的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理與工程建設(shè)的同步性。為了給工程建設(shè)創(chuàng)造更好的發(fā)展條件，推動(dòng)工程順利進(jìn)行，工程進(jìn)度與檔案管理需要保持統(tǒng)一性與同步性。為了達(dá)到這一目標(biāo)，需要設(shè)置專業(yè)與專門的檔案管理部門，完善管理制度，組建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，配備高素質(zhì)與能力的專業(yè)人才，在深刻掌握檔案管理知識(shí)的同時(shí)，還要了解工程建設(shè)的相關(guān)知識(shí)。另外，要對(duì)檔案資料管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)進(jìn)行合理劃分，責(zé)任到人，形成更加科學(xué)與合理的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為人員之間信息的交流與共享提供平臺(tái)。

（三）建立完善的檔案資料管理機(jī)制，全面提高工程檔案資料管理水平。首先，要重視收集工作，保障檔案資料的整理與工程建設(shè)步伐一致，實(shí)現(xiàn)不同環(huán)節(jié)、各個(gè)階段工作的無縫對(duì)接，有效維護(hù)資料的可靠性與完整性。鑒于建筑工程自身的特殊性，深受多種因素的影響，要對(duì)檔案資料收集范圍、質(zhì)量與要求進(jìn)行明確，制定詳細(xì)的規(guī)劃與方案，確保分工合理，職責(zé)明確，實(shí)現(xiàn)對(duì)工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)與整個(gè)流程信息的全面收錄，為整個(gè)過程的科學(xué)性奠定基礎(chǔ)。其次，為了有效提高檔案資料管理水平，要重視人員培養(yǎng)與教育，嚴(yán)格進(jìn)行人才的選拔。立足工作實(shí)踐，要積極開展專業(yè)技能培訓(xùn)，保證其能夠及時(shí)掌握最新的行業(yè)信息與知識(shí)，擁有先進(jìn)的管理理念。同時(shí)，重視工程檔案資料管理信息化建設(shè)，提高管理人員信息化應(yīng)用水平。積極推廣先進(jìn)信息技術(shù)，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理新模式，組建資源信息化系統(tǒng)，發(fā)揮數(shù)據(jù)庫作用。

三、結(jié)束語

綜上，在建筑工程建設(shè)發(fā)展中，工程檔案資料管理工作不容忽視，強(qiáng)化對(duì)工程項(xiàng)目全過程信息的收錄，對(duì)整個(gè)建筑行業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展有著深遠(yuǎn)意義。因此，要加快工程檔案資料管理科學(xué)化發(fā)展與建設(shè)，運(yùn)用先進(jìn)的管理思維，加快機(jī)制完善，深入開展人員培訓(xùn)，在根本上有效發(fā)揮檔案資料對(duì)工程建設(shè)的指導(dǎo)性功能，為工程建設(shè)長遠(yuǎn)、健康發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。