淺析事業(yè)單位文書(shū)檔案的管理及使用

文/上海市長(zhǎng)寧區(qū)教育局基建管理站 王炯

事業(yè)單位文書(shū)檔案管理和使用在我國(guó)的社會(huì)穩(wěn)定和經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起著重要的作用，事業(yè)單位的文書(shū)檔案記錄著本單位的發(fā)展歷程，因此如何做好檔案管理和使用顯得尤為重要。尤其是近年來(lái)隨著信息化的發(fā)展，為事業(yè)單位文書(shū)檔案管理和合理使用提供了機(jī)遇，需要改變?cè)瓉?lái)的不規(guī)范、無(wú)序化的管理狀態(tài)，本文在新的技術(shù)背景下提出了文書(shū)檔案管理和使用的要點(diǎn)，以期提高事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的效率和準(zhǔn)確率。

一、事業(yè)單位進(jìn)行文書(shū)檔案管理的意義

事業(yè)單位文書(shū)檔案管理記錄著本單位的發(fā)展歷程，做好文書(shū)檔案管理有利于為國(guó)家事務(wù)的管理提供依據(jù)。例如事業(yè)單位在進(jìn)行重大活動(dòng)時(shí)都會(huì)進(jìn)行記錄，部分人員調(diào)動(dòng)也會(huì)進(jìn)行記錄，這些檔案記錄有利于為后期的工作提供參考，另外上級(jí)監(jiān)督部門(mén)也會(huì)對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行檢查。作為事業(yè)單位文書(shū)檔案管理人員有責(zé)任定期對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理、維護(hù)，保證不會(huì)出現(xiàn)遺漏和殘缺。其次，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理為社會(huì)人民提供相關(guān)服務(wù)，文書(shū)檔案清楚完整地將事業(yè)單位的工作業(yè)務(wù)等活動(dòng)記錄了下來(lái)，這些事件的詳盡記錄在以后的事業(yè)單位工作中會(huì)被借鑒和參考，為其他活動(dòng)提供重要的信息，也方便對(duì)相關(guān)工作記錄的查詢(xún)，提高事業(yè)單位的工作效率。

二、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的物質(zhì)條件

近幾年，事業(yè)單位文書(shū)檔案的管理，逐漸出現(xiàn)了聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，部分檔案管理人員也著手開(kāi)發(fā)一些客戶(hù)端進(jìn)行檔案管理。盡管事業(yè)單位文書(shū)檔案管理采用了計(jì)算機(jī)，但由于人力和經(jīng)費(fèi)不足，管理并未達(dá)到真正的信息化，事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的投入差異很大，領(lǐng)導(dǎo)重視的單位就重視檔案管理的質(zhì)量和管理效率，一些經(jīng)費(fèi)欠缺的單位則不太重視檔案管理，導(dǎo)致了系統(tǒng)模塊功能跟不上實(shí)踐工作的需要，文書(shū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)不夠等。

三、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的問(wèn)題分析

（一）對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足。很多事業(yè)單位從領(lǐng)導(dǎo)到中層都不重視文書(shū)檔案管理，認(rèn)為檔案管理不需要什么技術(shù)，都是重復(fù)性的工作，未建立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理，很少有事業(yè)單位宣傳檔案的重要性，經(jīng)費(fèi)劃撥以及人員調(diào)配上都吝于出錢(qián)出力，甚至部分事業(yè)單位檔案的庫(kù)房年久失修。部分檔案管理人員也不能從思想上提高重視，有些檔案連時(shí)間都漏填，甚至出現(xiàn)密封不嚴(yán)的情況。

（二）檔案管理不夠規(guī)范。首先表現(xiàn)在收集的范圍不合理，文書(shū)檔案需要首先進(jìn)行前期的整理，文書(shū)檔案管理和使用中應(yīng)該有個(gè)人的獎(jiǎng)懲情況，但是有些事業(yè)單位不注重平時(shí)數(shù)據(jù)和信息的收集，對(duì)員工的綜合評(píng)價(jià)過(guò)于模糊，對(duì)其道德素質(zhì)方面更是很少提及。其次是整理中存在的問(wèn)題，鑒定是檔案管理重要的一環(huán)，但是部分管理人員對(duì)數(shù)據(jù)不辨別真?zhèn)?，再加上?duì)檔案缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不注重對(duì)檔案的分類(lèi)。再次是檔案利用中存在的問(wèn)題，表現(xiàn)為利用程序不規(guī)范，檔案有一部分是具有隱私性的，但是調(diào)查發(fā)現(xiàn)部分事業(yè)單位甚至出現(xiàn)將檔案隨便外借的現(xiàn)象，一旦丟失，將對(duì)個(gè)人和單位造成重大的損失。最后是檔案保管不規(guī)范，具體表現(xiàn)在基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善、制度制定與執(zhí)行不到位、存在著分散多頭管理以及檔案保管人員素質(zhì)過(guò)低的問(wèn)題。

（三）檔案管理信息化水平偏低。當(dāng)今社會(huì)，隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，各行各業(yè)都開(kāi)始利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息化，對(duì)于文書(shū)檔案管理和使用，信息化可以為檔案管理和使用提供便利條件。但是部分事業(yè)單位對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視性不高，有些還目光停留在復(fù)印查閱等，加上吝于在信息化建設(shè)中投入經(jīng)費(fèi)，檔案的信息化建設(shè)失去了基本的保障。其次部分事業(yè)單位購(gòu)置了信息化設(shè)備，但是大部分時(shí)間都是用來(lái)聊天、游戲、購(gòu)物等，對(duì)檔案的管理使用傳統(tǒng)的手工方法，這樣對(duì)財(cái)力和物力造成了極大浪費(fèi)。再次是信息安全得不到有效保障，由于事業(yè)單位不重視文書(shū)檔案管理，因此在黑客的攻擊下，檔案信息容易遭到攻擊，造成損失。

（四）檔案管理法制建設(shè)不夠完善。檔案管理法制不健全是最根本的原因，首先表現(xiàn)在立法問(wèn)題，現(xiàn)行很多的制度缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和針對(duì)性，盡管部分人事檔案管理機(jī)構(gòu)也紛紛制定了一系列相關(guān)的制度，但是均存在著不全面、不系統(tǒng)的問(wèn)題，缺乏具體、詳盡的規(guī)定，再加上缺乏有效的監(jiān)督，使得制度成為一張空文。其次是執(zhí)法問(wèn)題，主要表現(xiàn)在執(zhí)法人員素質(zhì)不高，例如大部分的執(zhí)法者執(zhí)法意識(shí)不強(qiáng)、檔案執(zhí)法人員的自身素質(zhì)不夠高。另外是執(zhí)法內(nèi)容不明確，缺乏健全的執(zhí)法監(jiān)督機(jī)制，使得檔案執(zhí)法對(duì)象的權(quán)益得不到合理的保障。

四、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的要點(diǎn)

（一）加大宣傳，提高對(duì)文書(shū)檔案管理合理使用重要性的認(rèn)識(shí)。單位內(nèi)部必須建立檔案室來(lái)負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理，重視宣傳工作，運(yùn)用舉辦講座、展覽等方法宣傳文書(shū)檔案的重要性，另外要在經(jīng)費(fèi)上給予足夠的支持。同時(shí)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理合理使用要?jiǎng)?chuàng)新宣傳方式，不能只是舉辦一個(gè)講座或者簡(jiǎn)單的會(huì)議，而要通過(guò)某些網(wǎng)絡(luò)資源提高對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，文書(shū)檔案管理人員要轉(zhuǎn)變心態(tài)，更好地為檔案利用者服務(wù)。

（二）加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)。管理人員是檔案管理的關(guān)鍵，因此要通過(guò)宣傳增強(qiáng)管理工作人員對(duì)自身工作的認(rèn)識(shí)，提高其職業(yè)道德和檔案管理法律意識(shí)，通過(guò)對(duì)典型人物事跡的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)管理人員的榮譽(yù)感。另外是優(yōu)化管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，多方面地培養(yǎng)創(chuàng)新型文書(shū)檔案管理人才，通過(guò)合理的考核機(jī)制提升檔案管理隊(duì)伍質(zhì)量，有效地優(yōu)化管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。還要加大培訓(xùn)力度，例如組織相關(guān)管理人員進(jìn)一步了解《檔案管理信息系統(tǒng)》，及時(shí)解決軟件操作中出現(xiàn)的問(wèn)題，動(dòng)態(tài)地進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)創(chuàng)新，使檔案工作步入規(guī)范化軌道。同時(shí)建立激勵(lì)機(jī)制，充分發(fā)揮他們的積極性，提高工作效率。

（三）加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的規(guī)范管理。無(wú)規(guī)矩不成方圓，首先要加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使用多節(jié)柜分批封存檔案原件，改善檔案館設(shè)施，在建設(shè)中要注意防水防火等方面的剛性需求，日常工作中制定科學(xué)合理的檔案庫(kù)房，做到監(jiān)控不留死角，減少檔案損失。其次是建立收集、整理、歸檔制度，建立一定的檔案收集規(guī)章制度，暢通檔案收集渠道，同時(shí)建立追蹤收集制度，保證檔案材料的完整和翔實(shí)。另外要建立完善的借閱、利用、登記、轉(zhuǎn)遞制度，確保個(gè)人檔案和單位檔案的安全。

（四）提高文書(shū)檔案管理信息化水平。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為文書(shū)檔案管理合理使用信息化提供了可能，作為事業(yè)單位要采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于文書(shū)檔案管理過(guò)程中，提高利用率。要提高檔案管理信息化水平首先增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，主動(dòng)適應(yīng)事業(yè)單位文書(shū)信息化的發(fā)展要求，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的宣傳力度，設(shè)立網(wǎng)上辦公等便捷方式，轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷胗^念，提高對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)。