信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新

文/青島市市南區(qū)八大峽街道觀音峽路社區(qū)衛(wèi)生服務中心 田波

隨著信息化時代的來臨，把現代化技術運用到內部工作中，不僅可以有效提升工作效率，同時還能減少人為失誤，保證工作質量。從目前角度來說，采用原始的文書檔案管理工作，不僅不能保證整體效率，同時還會因為人為等因素的影響，導致管理出現問題，影響文書檔案今后的發(fā)展。因此，需要我們將原始文書檔案管理方式進行優(yōu)化和創(chuàng)新，把信息化理念和手段融合到其中，在提升文書檔案管理效率的同時，還能保證文書檔案管理的質量，以此促進文書檔案的長遠發(fā)展。

一、文書檔案管理信息化的基本概述

所謂的文書檔案管理信息化主要指，利用現代化技術，例如計算機技術、信息技術等，對文書檔案相關信息進行采集和整理。由于文書檔案相關內容較為多樣化，需要相關活動內容進行體現和記錄，記錄的內容包含了運營管理、統籌規(guī)劃等，記錄方式除了文字檔案之外，還包含了影像、圖片等，如果一味地采用人工管理方式，不僅需要消耗大量的時間，同時還無法保證管理質量，從而引發(fā)問題出現。而在信息化背景下，通過開展文書檔案信息化管理工作，不但能夠有效提升工作效率，同時還能減少人力資源以及物力資源的投放，進而實現資源的充分調配和應用。在計算機以及信息化手段的作用下，給文書檔案管理提供了便利以及高效的工作環(huán)境，給用戶提供了優(yōu)質的服務。

二、當前文書檔案管理信息化存在的主要問題

（一）管理意識方面。文書檔案管理作為檔案管理工作中不可或缺的一部分。為了實現文書檔案管理水平和質量的提升，就要在落實文書檔案管理工作時，把現代化技術運用到其中。然而，結合當前情況來說，在進行文書檔案管理時，部分管理工作人員缺少對文書檔案管理信息化的了解，沒有給予文書檔案信息化管理充分注重，使得文書檔案信息化管理水平偏低。并且，部分文書檔案管理工作人員采用的管理方式依舊以原始模式為主，這種管理方式已經無法迎合現代化文書檔案管理需求，進而給文書檔案信息化管理工作的開展帶來約制。

（二）管理流程方面。現階段，在落實文書檔案管理工作時，相關部門已經把信息化設施應用到其中，但是由于部分職工缺少對信息化設施運用和操作的了解，再加上受到原始文書檔案管理理念的制約，僅僅對簡便的信息化設施操作流程有所認識，進而不能將信息化設施在文書檔案管理中的作用充分發(fā)揮出來，在某種程度上約制了紙質檔案信息的采集和應用，特別針對信息轉化，將紙質檔案內容利用信息手段，將其轉變?yōu)殡娮訖n案，嚴重影響檔案管理的質量和效率。

（三）管理保密性方面。實施文書檔案管理信息化的主要目的就是使其具備較強的保密性。由于在進行文書檔案管理時，缺少固定式檔案管理方式，造成工作效率大幅度減少，進而使得文書檔案管理系統整體安全性較低，容易受到不法分子的侵入。并且，在此過程中，檔案數據的真實性以及精準性將無法得到保障。和紙質檔案管理進行比較，電子檔案數據遭受外人侵入的概率比較高。因此，當文書檔案管理數據發(fā)生一定改變時，相關管理工作人員將無法及時察覺，進而不能保證檔案數據的真實性和合理性。而文書檔案數據由于受到保密因素的影響，無法實現共享，給文書檔案信息應用造成一定影響。

三、信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新對策

（一）提升信息化管理意識。思想意識針對人的行動而言，有著較強的引導作用。在開展文書檔案管理信息化建設工作時，需要給予信息化管理理念應用科學引導。在落實文書檔案管理工作時，應該把我國現代化技術和理念運用到其中。為了將信息化的作用充分發(fā)揮出來，相關工作人員應該給予文書檔案信息化管理充分重視，加大管理創(chuàng)新力度，從思想方面實現優(yōu)化，把現代化管理理念和方式融入其中，通過實現文書檔案管理的信息化，不僅可以有效提升工作效率，同時還能保證文書檔案管理質量。此外，加強文書檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)培訓，提升其專業(yè)水平，通過構建合理的激勵制度，調動檔案管理工作人員工作積極性，以此促進其學習更多的現代化知識和工藝，實現文書檔案管理的創(chuàng)新和完善。

（二）優(yōu)化信息化管理理念。在規(guī)范理念的作用下，可以確保各項工作和規(guī)劃的全面落實。因此，在進行文書檔案信息化管理時，需要憑借現代化管理理念引導文書檔案信息化管理工作的開展。利用信息化技術以及計算機特性，將其充分體現在文書檔案管理工作中。因此，這就需要將原始的管理理念進行突破，樹立良好的文書檔案管理創(chuàng)新意識，形成一個良好的文書檔案信息化管理思想。并且，結合文書檔案管理需求，有針對性和規(guī)劃性地落實，加強相關設施和資源的投放，制定規(guī)范的文書檔案管理流程，在降低人為操作的同時，還要實現人機結合，對數據采集和分配等流程加以簡化，借助軟件設施，實現文書檔案管理的信息化和現代化。

（三）加強信息化管理平臺建設。多元化的管理工作，能夠讓文書檔案更迎合信息時代發(fā)展需求，以此促進文書檔案管理信息體系的建設。在進行信息化管理平臺建設的過程中，應該加強檔案管理執(zhí)行力度，盡量防止存在文書檔案管理水平偏低等現象。從檔案管理信息體系建設的角度入手，實現文書檔案管理方式的優(yōu)化和創(chuàng)新，在原始體系的條件下，對其進行修正和規(guī)劃，以此確保新型檔案管理體系和該領域真實狀況相迎合。在建設信息化管理平臺時，我們可以從三個方面入手：第一個是建立檔案加工系統。第二個是設定檔案信息存管系統。第三個是構建檔案保密系統。針對加工系統來說，應該根據文書真實狀況，合理設計，優(yōu)化加工體系。由于加工系統自身含有查閱、處理等功能，可以有效緩解相關人員工作壓力，實現管理時間的科學規(guī)劃。存管系統具備的功能在于文書檔案數據的采集和管理。并且還能對其進行簡單搜索。另外，可以提升檔案格式的科學性和合理性，實現檔案數據應用效率的提升。保密系統需要安排專業(yè)人員進行設定，利用軟件設施等對文書檔案數據進行分類管理，并且通過設定訪問權限，提升文書檔案數據的安全性和平穩(wěn)性，在此基礎上，進行檔案數據的傳遞和共享。此外，有關部門需要加強信息化管理平臺的建設，利用信息化平臺，對文書檔案相關數據進行采集、整理和應用。并且還可以在信息化平臺的作用下，進行文書檔案的查閱和整理，以此給文書檔案信息應用提供便利條件。

（四）提升文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。首先，從信息化文書檔案管理工作人員角度出發(fā)，定期開展文書檔案管理培訓工作。通過實施專業(yè)培訓，讓文書檔案管理工作人員專業(yè)水平得到全面提高，即便在較為繁瑣的工作環(huán)境下，才能開展文書檔案管理創(chuàng)新工作，并且及時找出存在的問題，對其加以處理。其次，對于文書檔案管理工作人員，可以采用交流或者激勵等方式，提升其職責意識，將其工作態(tài)度進行轉變，以此保證信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作的順利落實。最后，構建專業(yè)的學習團隊，促進文書檔案管理工作人員的學習和交流，以此實現文書檔案管理工作人員專業(yè)水平的提升。

四、結束語

總而言之，隨著社會的全面發(fā)展，這給文書檔案管理提出了嚴格的標準。在信息化背景下，把現代化技術運用到文書檔案管理工作中，不僅可以保證管理質量，同時還能提升工作效率。由于原始的檔案管理方式已經無法迎合當前社會發(fā)展要求，信息化技術的運用，能夠有效提高文書檔案管理質量，同時還能確保檔案數據的高效應用，進而為文書檔案管理工作的今后發(fā)展奠定基礎。