信息技術(shù)發(fā)展背景下文書檔案管理改革措施探析

文/清遠(yuǎn)市職工技術(shù)協(xié)作委員會(huì)辦公室 林婉丹

在當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)下，文書檔案管理工作變得越來越復(fù)雜，但是受傳統(tǒng)工作模式的影響，當(dāng)前文書檔案管理工作效率較低、缺乏對(duì)檔案管理工作的重視、沒有健全完善的文書檔案管理機(jī)制、檔案管理人員綜合素質(zhì)不高等等，都是制約文書檔案管理工作質(zhì)量提升的主要問題，如果不對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行及時(shí)優(yōu)化，根本無法滿足工作實(shí)際的需要，因此，提升文書檔案管理工作質(zhì)量已經(jīng)成為亟待解決的問題。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)于改變傳統(tǒng)文書檔案管理模式存在的缺陷、提升文書檔案管理質(zhì)量、促進(jìn)管理效率提升，都具有十分積極的作用。

一、傳統(tǒng)文書檔案管理在信息技術(shù)發(fā)展背景下存在的突出問題

一直以來，文書檔案管理工作都沒有得到應(yīng)有的重視，許多文書檔案管理人員都認(rèn)為檔案管理工作可有可無，并不是單位發(fā)展過程中的核心工作，因此在工作中出現(xiàn)十分散漫的狀態(tài)，不認(rèn)真對(duì)待檔案工作的現(xiàn)象也是屢見不鮮，可以說，對(duì)于文書檔案管理工作不重視是影響檔案管理效率的重要因素。信息技術(shù)的快速發(fā)展給許多行業(yè)領(lǐng)域帶來了全新的發(fā)展契機(jī)，文書檔案管理工作也是如此，目前，文書檔案管理信息化已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是文書檔案管理工作急需解決的重要問題。但是從當(dāng)前的文書檔案管理工作來看，并不是所有單位都應(yīng)用了信息化技術(shù)，許多單位還一直沿用傳統(tǒng)的文書檔案管理方式，管理工作效率較低，并且耗費(fèi)了大量的人工成本和時(shí)間成本，造成文書檔案管理水平一直處于相對(duì)滯后的狀態(tài)，這是當(dāng)前文書檔案管理過程中面臨的主要問題。

二、信息技術(shù)發(fā)展背景下文書檔案管理改革的有效措施

（一）需具備一支穩(wěn)定的檔案管理人員隊(duì)伍和提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)。在文書檔案管理實(shí)踐中，制約管理工作質(zhì)量提升的一個(gè)主要原因就是管理人員流動(dòng)性大且專業(yè)素質(zhì)不高，因此，如何做好隊(duì)伍穩(wěn)定工作和提高文書檔案管理人員的綜合水平，是提升文書檔案管理質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。對(duì)此，檔案人員上崗前必須經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，只有持證上崗，才能有效避免人員頻繁更換。檔案工作業(yè)務(wù)性很強(qiáng)，也就要求從業(yè)人員應(yīng)該具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)和信息化基礎(chǔ)知識(shí)，這樣才能在管理工作中實(shí)現(xiàn)不斷優(yōu)化。有條件的單位可以聘請(qǐng)專家學(xué)者，針對(duì)全球信息數(shù)字化的發(fā)展，對(duì)文書檔案管理人員開展定期或者不定期的培訓(xùn)，從而提升檔案管理人員的信息化水平，為優(yōu)化文書檔案管理模式創(chuàng)造良好的前提條件。

（二）加強(qiáng)文書檔案辦公自動(dòng)化制度建設(shè)。在文書檔案管理過程中，影響辦公自動(dòng)化水平的另外一個(gè)主要因素就是缺乏健全完善的管理依據(jù)。因此，針對(duì)這個(gè)問題，有關(guān)部門應(yīng)該積極重視，并且及時(shí)采取有效措施，制定相關(guān)的法律法規(guī)，從而為文書檔案管理改革提供充足的法律依據(jù)，也可以在一定程度上規(guī)范管理工作流程，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。在此過程中，有關(guān)部門應(yīng)該結(jié)合文書檔案管理工作實(shí)際，針對(duì)信息化建設(shè)中存在的問題和缺陷，制定法律法規(guī)，并且在檔案管理過程中嚴(yán)格按照法律規(guī)范執(zhí)行，包括文書檔案管理、材料的使用、檔案的核對(duì)和調(diào)用等等。在執(zhí)行過程中，如果一旦發(fā)現(xiàn)制度中存在問題或者有與實(shí)際工作不符的情況，應(yīng)該及時(shí)對(duì)其進(jìn)行調(diào)整，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

（三）不斷優(yōu)化文書檔案管理信息化工作模式。在文書檔案管理過程中，缺乏完善的信息化管理模式，檔案工作機(jī)制不健全，是制約檔案管理質(zhì)量提升的主要問題。對(duì)比傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息化管理具有快捷、高效等特點(diǎn)，不僅便于查閱利用，更大大提高了工作效率。在具體的工作實(shí)踐中，要積極建立完善的文書檔案管理信息化工作機(jī)制，規(guī)范文書檔案管理流程。同時(shí)，通過對(duì)檔案管理模式進(jìn)行信息化優(yōu)化，改掉傳統(tǒng)管理模式存在的缺陷和弊端，促進(jìn)傳統(tǒng)與現(xiàn)代檔案管理的共存與發(fā)展。

（四）完善檔案信息安全保障機(jī)制。檔案信息在各大領(lǐng)域中的重要性不言而喻，信息時(shí)代，檔案信息量越來越龐大，其不安全性特點(diǎn)也越來越明顯。因此，必須不斷對(duì)檔案信息安全保障機(jī)制進(jìn)行完善，以提升其安全性。首先，要確保檔案保存環(huán)境的安全，即確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全，要不斷提升安全意識(shí)，通過加密管理、登錄身份驗(yàn)證等方式，預(yù)防不法分子入侵。其次，要確保檔案應(yīng)用的安全，可采用各種先進(jìn)技術(shù)與管理措施，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控，安裝最新版本的殺毒軟件，同時(shí)定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，以防其受損、丟失。