對(duì)檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案館的思考

文/福建永福電力設(shè)計(jì)股份有限公司 張弛

伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在檔案領(lǐng)域相繼出現(xiàn)了檔案管理自動(dòng)化、檔案數(shù)字化以及數(shù)字檔案館等一系列新的概念。筆者通過本文，對(duì)現(xiàn)今的檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案館發(fā)展作一些簡(jiǎn)單的闡述。

檔案管理自動(dòng)化是檔案從傳統(tǒng)的手工管理向數(shù)字化管理發(fā)展的標(biāo)志性階段。這個(gè)階段主要是通過輸入案卷的條目信息，實(shí)現(xiàn)了案卷信息的網(wǎng)絡(luò)查詢以及在流通領(lǐng)域檔案案卷的實(shí)時(shí)借閱。通過計(jì)算機(jī)程序，消滅了賬簿、卡片和借閱本，實(shí)現(xiàn)了查詢和借閱的實(shí)時(shí)控制，達(dá)到檔案無紙化管理的程度。

檔案的數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的重要手段和必然趨勢(shì)。檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的意義在于把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過掃描的方式，將紙質(zhì)檔案信息從傳統(tǒng)的紙質(zhì)形態(tài)轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)可識(shí)別的數(shù)字化形態(tài)，同時(shí)，將傳統(tǒng)的案卷管理方式擴(kuò)展延伸到數(shù)字化管理方式，并對(duì)此加以科學(xué)的分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，以便數(shù)字檔案能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中快速、簡(jiǎn)便地查閱和利用。數(shù)字化工作使檔案管理的模式發(fā)生了開創(chuàng)性的變革。文書檔案從分類、組卷的案卷級(jí)管理進(jìn)展到一文一卷、“年度—保管期限—流水號(hào)”三級(jí)分類的文件級(jí)管理；工程檔案從卷冊(cè)管理、進(jìn)展管理到圖紙，這兩個(gè)進(jìn)展大大提高了檔案工作的現(xiàn)代化程度，引發(fā)了檔案管理的變革。為了實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，就存在大量繁重的掃描、錄入信息的工作，對(duì)過去庫藏的檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，掃描生成數(shù)字圖檔是唯一的解決辦法。但對(duì)正在產(chǎn)生和未來不斷產(chǎn)生的檔案，再這么掃描錄入下去，對(duì)檔案工作來說將是一個(gè)負(fù)擔(dān)，需要耗費(fèi)大量的人力，這是一種被動(dòng)式的數(shù)字檔案館。因此，檔案數(shù)字化工作的主要對(duì)象只能是庫藏的歷史檔案。

數(shù)字檔案是指運(yùn)用當(dāng)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，自動(dòng)收集在生產(chǎn)、管理過程中產(chǎn)生的電子文件信息，并對(duì)其進(jìn)行管理的電子檔案。因此，只有通過數(shù)字技術(shù)接收，并自動(dòng)收集在工程設(shè)計(jì)和后勤管理中產(chǎn)生的原始文件，并最終進(jìn)行有效的管理，才是真正意義上的數(shù)字檔案。

數(shù)字檔案館是一種建立在有序的信息空間、開放的信息平臺(tái)，在現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)已經(jīng)普及的前提下，利用信息技術(shù)，圍繞檔案信息這個(gè)核心，進(jìn)行收集管理，通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)施實(shí)現(xiàn)資源共享的數(shù)字信息系統(tǒng)。也就是說，數(shù)字檔案館是建立在館藏檔案數(shù)字化和實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的基礎(chǔ)上，以網(wǎng)絡(luò)化的方式實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)，并加以利用，以達(dá)到實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的目的。

所以建立數(shù)字檔案館極其重要的一點(diǎn)，就是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。只有實(shí)現(xiàn)了館藏檔案的數(shù)字化，才能確立數(shù)字檔案館。下文中，筆者將圍繞檔案數(shù)字化建設(shè)的定位，以及數(shù)字檔案館建設(shè)兩個(gè)角度來分析、討論。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的定位

檔案數(shù)字化建設(shè)包括檔案管理手段現(xiàn)代化和檔案信息數(shù)字化。

檔案數(shù)字化建設(shè)的初期，只是采用數(shù)字化設(shè)備，以掃描儀和錄音解析器為主，對(duì)傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案進(jìn)行掃描和解析。最終要開發(fā)出符合企業(yè)實(shí)際需求的應(yīng)用系統(tǒng)，把和檔案信息息息相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等新興技術(shù)手段融入數(shù)字檔案管理領(lǐng)域內(nèi)。

檔案信息具有可利用性，即采用先進(jìn)的數(shù)字化掃描和存儲(chǔ)技術(shù)，將各個(gè)時(shí)期、各個(gè)類別有利用價(jià)值的紙質(zhì)檔案通過現(xiàn)代化管理手段，建成文件、資料、語音、視頻、圖形、圖像等多種形式的數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化檔案信息應(yīng)具備較高較強(qiáng)的可視性、較高的安全系數(shù)、更強(qiáng)大的通用性、更高的標(biāo)準(zhǔn)，能支撐網(wǎng)絡(luò)查詢和瀏覽。檔案信息實(shí)現(xiàn)可利用性是因?yàn)闄n案信息具有共享性，可為各行各業(yè)提供跨類別的信息互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)大范圍的信息資源共享。

檔案信息數(shù)字化是通過計(jì)算機(jī)將攝影、攝像、錄音、掃描圖像、掃描文字后OCR轉(zhuǎn)可編輯的電子版等等的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)入數(shù)據(jù)庫，把各種介質(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭晒蚕淼臄?shù)字檔案，為用戶提供利用，實(shí)現(xiàn)信息共享。檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是單純地將文字、圖像通過掃描設(shè)備把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)換為電子檔案，也不只是拘泥于開發(fā)一個(gè)數(shù)字系統(tǒng)來幫助單位進(jìn)行檔案管理這么簡(jiǎn)單，而是以計(jì)算機(jī)管理檔案為基礎(chǔ)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)把檔案作為信息資源的主體共享出去的一種服務(wù)，最大限度去實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)的特點(diǎn)

（一）檔案業(yè)務(wù)流程化和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)內(nèi)建立業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理流水，對(duì)外連接部門間局域網(wǎng)，為用戶獲取信息提供通暢的通道。

（二）檔案管理自動(dòng)化。用信息化手段進(jìn)行檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化，可針對(duì)設(shè)計(jì)研發(fā)過程中形成的電子文件和辦公過程中產(chǎn)生的電子文稿、圖像、視頻等實(shí)行實(shí)時(shí)接收和歸檔，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

（三）檔案信息知識(shí)化。建立豐富的檔案信息資源庫，進(jìn)一步發(fā)展面向知識(shí)的內(nèi)容管理，提供主動(dòng)式檔案編研成果服務(wù)和智能化內(nèi)容導(dǎo)航，使檔案信息成為企業(yè)管理重要的信息資源和知識(shí)資源。這種檔案實(shí)體與信息的分離，將極大地豐富檔案信息，提高檔案信息可利用性，成為檔案數(shù)字化建設(shè)的重要參考。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)現(xiàn)方法

數(shù)字檔案館建設(shè)與其他業(yè)務(wù)板塊的信息化建設(shè)一樣，是利用最新的技術(shù)開發(fā)企業(yè)的文化資源，其建設(shè)過程可以說是“一次知識(shí)的創(chuàng)新”。我們公司目前的數(shù)字檔案館建設(shè)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了線上檔案流程，自動(dòng)收集檔案信息，并通過網(wǎng)絡(luò)出版和歸檔。

1.將檔案數(shù)字化建設(shè)融入公司信息化建設(shè)體系中，充分發(fā)揮信息采集框架的基礎(chǔ)，按資源建設(shè)的需求進(jìn)一步豐富和完備公司檔案信息。

2.實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與其余部門的辦公系統(tǒng)無縫銜接。例如檔案系統(tǒng)已經(jīng)與出版系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了無縫對(duì)接，工程圖紙直接在檔案系統(tǒng)中設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)完畢傳送至出版系統(tǒng)進(jìn)行打印出版，之后自動(dòng)回到檔案系統(tǒng)完成歸檔。隨著數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展，公司各部門各類應(yīng)用系統(tǒng)，都必須與檔案系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)時(shí)收集各類信息。各部門都蘊(yùn)藏著大量的檔案信息，是數(shù)字建設(shè)的重要信息源。

3.強(qiáng)化跨界檔案信息利用，突出檔案的信息共享性特點(diǎn)。數(shù)字化檔案管理模式改變了傳統(tǒng)的以案卷為中心的整理方式，采用以文件信息為中心的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，支持多媒體化跨界應(yīng)用，提供多種查詢方式的同時(shí)淡化了案卷和檔號(hào)的概念。

四、結(jié)語

信息化社會(huì)是未來的主題，實(shí)現(xiàn)全面檔案數(shù)字化建設(shè)是未來的趨勢(shì)，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物。如何在確立檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案信息的作用，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)，是我們迫在眉睫的任務(wù)。