檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對(duì)策

文/四川省核工業(yè)地質(zhì)局二八二大隊(duì) 葉生葳

一、目前檔案管理的現(xiàn)實(shí)狀況

檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)經(jīng)過了幾代人的不斷努力和奮斗，已經(jīng)有了較大的改變，從零開始到取得現(xiàn)如今的成就，都是一點(diǎn)一滴積累起來的。目前，我國的檔案管理現(xiàn)代化水平已經(jīng)處于一個(gè)較高的階段，近幾年來取得的成就主要包括以下四個(gè)方面：一是國家自己經(jīng)過不懈的努力研發(fā)出來的檔案管理技術(shù)已經(jīng)比較成熟，應(yīng)用起來也很方便，功能也很強(qiáng)大。二是檔案的數(shù)據(jù)在檔案管理的現(xiàn)代化方式下有了一個(gè)比較規(guī)范的操作流程，這樣的比較標(biāo)準(zhǔn)的管理是檔案管理進(jìn)入自動(dòng)化階段的一個(gè)基礎(chǔ)條件。當(dāng)然計(jì)算機(jī)技術(shù)在數(shù)據(jù)處理階段占據(jù)著重要的地位。三是檔案現(xiàn)代化管理不僅在實(shí)踐中取得了較好的成果，其理論知識(shí)也在不斷地被研究，其進(jìn)展也十分順利，有望向更高的階段提升。四是檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展靠的是有專業(yè)素養(yǎng)的人員，青年人是社會(huì)發(fā)展的希望，這就讓一些具有專業(yè)知識(shí)、有責(zé)任心的年輕人加入到檔案管理行業(yè)中，使檔案管理的專業(yè)人員更加充滿了年輕的氣息，也更加的專業(yè)。

雖然我國的檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程越來越接高水平，但是我們也要不斷地自我批評(píng)，找到自己的不足加以改正。檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)是一個(gè)新興的技術(shù)，雖然在不斷改進(jìn)，但是技術(shù)還并未真正成熟。目前還存在一些比較普遍的問題：

（一）部分人對(duì)檔案管理現(xiàn)代化有一定的誤解。目前，還有一部分人認(rèn)為，檔案管理現(xiàn)代化需要大量的現(xiàn)代化的儀器設(shè)備，有些人則認(rèn)為有了現(xiàn)代化的管理設(shè)備就等同于有了現(xiàn)代化的管理技術(shù)。這些認(rèn)知都是比較片面的。目前很多地方引進(jìn)了現(xiàn)代化的管理設(shè)備，但是并沒有真正起到檔案管理的作用。出現(xiàn)這種情況的一個(gè)主要的問題就是，一些人認(rèn)識(shí)不到如何去使用現(xiàn)代化的管理設(shè)備，雖然設(shè)備的技術(shù)需要去學(xué)習(xí)，但不是代表只有年輕人才可以進(jìn)行這項(xiàng)工作。只有踏踏實(shí)實(shí)地從基礎(chǔ)開始學(xué)習(xí)，才能使用好這些新技術(shù)設(shè)備。其次對(duì)檔案進(jìn)行分類管理是一種比較便捷的方式，只有這樣才能使檔案管理現(xiàn)代化成為可能。

（二）管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就必須要有專業(yè)的人員進(jìn)行操作，只有技術(shù)過關(guān)才能更好地發(fā)揮這些高端設(shè)備的功能。但是目前的問題是這樣的專業(yè)人才是相對(duì)較少的。這項(xiàng)技術(shù)不僅包含著計(jì)算機(jī)技術(shù)還有檔案管理編目技術(shù)，因此同時(shí)能掌握這兩項(xiàng)技術(shù)，并且能夠聯(lián)系在一起的專業(yè)人員非常少，這對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程有很大的阻礙。

（三）現(xiàn)代化管理前期的準(zhǔn)備不足。很多單位在引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備之前的準(zhǔn)備工作并不充分，雖然在心理上做了足夠的工作，認(rèn)為只要努力學(xué)習(xí)技術(shù)，就一定能夠很順利地接手現(xiàn)代化管理。但是在實(shí)際情況中，卻準(zhǔn)備得不夠充分，認(rèn)為自己能夠很容易地掌握這些管理技術(shù)，但是這個(gè)過程實(shí)際上是要從頭認(rèn)真摸索、學(xué)習(xí)和鉆研的，需要積極、端正的態(tài)度。

（四）檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程和標(biāo)準(zhǔn)不一致。雖然目前全國正在開展的檔案現(xiàn)代化工作，但并非所有的地區(qū)都能同時(shí)得到設(shè)備和技術(shù)，一些比較重要的部門可能較早獲得這些技術(shù)和裝備，更多的單位可能需要一定的過渡時(shí)間。另外一個(gè)重要的問題就是，即使擁有了先進(jìn)的設(shè)備，但是設(shè)備的型號(hào)和性能都可能因?yàn)榈貐^(qū)不同而存在一些差異，因此缺乏統(tǒng)一性，造成了現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)的定義也不相同。

二、解決現(xiàn)代化管理的方法

（一）加快研究的步伐。要把更多的精力放在研發(fā)上，在盡可能短的時(shí)間內(nèi)，爭取研究出更加適用的技術(shù)，為檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程起到推進(jìn)的作用。

（二）保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)備妥當(dāng)。檔案管理的基礎(chǔ)就是數(shù)據(jù)準(zhǔn)備充足，前期的工作中要做到人員的安排妥當(dāng)，讓管理工作可以順利地進(jìn)行下去。在一些比較細(xì)致的編目工作中，要做到細(xì)心，認(rèn)真。

（三）管理系統(tǒng)要在實(shí)際應(yīng)用時(shí)合理。我們應(yīng)該根據(jù)實(shí)際，選擇適合相應(yīng)單位的管理系統(tǒng)，盡量要做到簡單快捷、容易掌控。本身的兼容性要高，能夠?qū)崿F(xiàn)與其他單位之間的數(shù)據(jù)共享和交換，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

（四）檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要過硬。檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)是一項(xiàng)新興的技術(shù)，因此需要更專業(yè)的人員進(jìn)行管理和操作。對(duì)于以前的一些老員工要進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，對(duì)于相關(guān)專業(yè)學(xué)生的學(xué)習(xí)，要更加注重計(jì)算機(jī)的教學(xué)，讓學(xué)生不僅僅能夠掌握管理技術(shù)也能很好地掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，這對(duì)于以后現(xiàn)代化的管理有很大的幫助。

三、總結(jié)

檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的進(jìn)程，雖然我們?nèi)〉昧溯^好的成績，但是我們還存在著很多的有待解決的問題。我們要不斷加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)研究的力度，爭取早日實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。