大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式變革的必要性及對策研究

文/貴州省都勻市檔案史志局 羅沚憶含

隨著科技的不斷進(jìn)步，近年來我們經(jīng)常聽到的一個流行詞語便是“大數(shù)據(jù)”，大數(shù)據(jù)是一輪新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)革命，無論是國家還是個人，在這個時代每天都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，而且數(shù)據(jù)類型也在發(fā)生大變化，以令人震驚的速度不斷影響著我們的世界，可以毫不含糊地說，未來的世界將是由數(shù)據(jù)而非是石油驅(qū)動的。大數(shù)據(jù)時代也會對我們的檔案管理工作產(chǎn)生極大的影響，無論是數(shù)據(jù)的規(guī)模還是革新速度，要想進(jìn)行有效的管理顯然是存在著很大的難度的。在上一次的信息數(shù)字化革命之后，檔案管理模式有了極大的變化，各種管理設(shè)備、管理方式都有了較大的變化，但是相比于此，大數(shù)據(jù)時代帶來的各種巨量資源、創(chuàng)新思維都是更具挑戰(zhàn)性的，高效化、個性化的信息需求開始出現(xiàn)，如何有效地為國守史，更好地進(jìn)行檔案管理是每一個從業(yè)者都需要認(rèn)真考慮的。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式變革的必要性

（一）大數(shù)據(jù)時代做好管理模式的革新工作能夠更好地保護(hù)檔案資源的完整性，豐富各類資源。我們檔案管理部門的各種資源和數(shù)據(jù)都是人類文化和社會變遷的重要記錄，保持這些資源的完整性和全面性，無論對于國家還是社會都有著重要價值，從某種意義上說，檔案就是我們的“國家記憶”和社會活化石。在以往紙媒的時代，我們檔案的管理收集是存在著很多障礙的，無論是對檔案價值的判定還是一般的保護(hù)處理都可能會受到各種外在條件的限制。但是大數(shù)據(jù)到來之后，隨著各種“全數(shù)據(jù)”等概念的提出，檔案收集的來源、可供利用的保護(hù)方式、檔案的共享查閱都變得皆有可能，保證“檔案全數(shù)據(jù)”的完整已經(jīng)不再是夢想。

（二）從具體的業(yè)務(wù)流程來看，大數(shù)據(jù)時代也能夠起到優(yōu)化和革新的作用。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，更多的是靠人工進(jìn)行處理，無論是一般的索要，還是具體的服務(wù)都是非常被動的，21世紀(jì)以來的信息化革命在這方面做了很大的提升，實現(xiàn)檔案“收”“管”“用”效率的大幅提升。而到了大數(shù)據(jù)時代之后隨著各種遠(yuǎn)程服務(wù)、云計算、云存儲以及全智能服務(wù)，檔案的業(yè)務(wù)流程有可能實現(xiàn)高效的智能化，全流程控制中對人的勞動需求開始降低，能夠再次減輕從業(yè)者的業(yè)務(wù)負(fù)擔(dān)，提高檔案管理工作水平。

（三）大數(shù)據(jù)時代也能夠督促檔案管理部門強(qiáng)化自身的責(zé)任意識，促成自身良好的管理體系。在當(dāng)下快速發(fā)展的信息社會，傳統(tǒng)的檔案管理方式是不可能滿足人們的信息需求的，而且隨著時間的推移，二者之間的不協(xié)調(diào)性越來越明顯。大數(shù)據(jù)到來之后十分有助于我們的檔案管理模式的創(chuàng)新，對一些內(nèi)部之間的部門分工進(jìn)行重新設(shè)定，對一些部門的職能進(jìn)行新的規(guī)劃，也有助于實現(xiàn)不同部門之間有效合作，充分建立適應(yīng)時代的現(xiàn)代化檔案管理模式。當(dāng)下隨著企事業(yè)單位的改革，檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)工作性質(zhì)也在發(fā)生變化，檔案服務(wù)中介機(jī)構(gòu)隊伍迅速發(fā)展壯大，未來也會對檔案管理產(chǎn)生沖擊，大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理部門不可能壟斷所有的信息，檔案管理部門需要各種的互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)技術(shù)公司、信息化工作部門的配合。

二、大數(shù)據(jù)對檔案管理模式的影響

（一）對檔案管理理論基礎(chǔ)的沖擊。我們目前的檔案管理模式都是奠定在一定的理論基礎(chǔ)之上的，有什么樣的理論基礎(chǔ)才會產(chǎn)生什么樣的檔案管理方式。大數(shù)據(jù)推動檔案管理理論不斷擴(kuò)展，在以往我們傳統(tǒng)管理方法講究去粗取精，造成了相當(dāng)一部分檔案數(shù)據(jù)未歸檔，到了大數(shù)據(jù)時代，我們的觀念就需要進(jìn)行改變了，“一切歸檔”成為可能，我們必須抱持一切數(shù)據(jù)皆有用的思想，檔案存在于日常生活的方方面面，一切具有保存和利用價值的信息是無處不在的。此外我們還需要樹立大服務(wù)觀和大平臺觀，技術(shù)的進(jìn)步是為了提供更好的服務(wù)，新的時代到來之后，大眾成為數(shù)據(jù)的最大接受者，不受時空限制的海量數(shù)據(jù)是每個人都需要的，因此我們應(yīng)該把檔案管理重心向服務(wù)傾斜，改變過去的檔案只是服務(wù)幾個人的守舊狀態(tài)，關(guān)注用戶的習(xí)慣和興趣，改變檔案利用服務(wù)方式，實現(xiàn)檔案的大服務(wù)意識。在服務(wù)中我們應(yīng)該建設(shè)好平臺，現(xiàn)有的檔案管理模式和平臺是不適合的，很多單位如廣州、青島等都開始嘗試新的檔案數(shù)據(jù)大平臺建設(shè)，資源富集、操作便捷、便于查閱，克服“信息孤島”問題，實現(xiàn)檔案的隨時收錄歸檔，完善全國檔案管理系統(tǒng)平臺的建設(shè)或許是大數(shù)據(jù)能夠給我們帶來的契機(jī)。

（二）對檔案數(shù)據(jù)資源的影響?？捎^的館藏資源是每個檔案管理部門都渴望的，在大數(shù)據(jù)時代檔案不再稀缺，數(shù)據(jù)的來源更廣，網(wǎng)絡(luò)化、社會化等各種資源不斷出現(xiàn)，尤其是“全民皆檔”的出現(xiàn)，這些都會使得網(wǎng)上信息成為檔案數(shù)據(jù)的重要來源。從內(nèi)容上看檔案資源也會更加豐富，檔案數(shù)據(jù)類型開始不斷增多，這是時代發(fā)展的必然，檔案數(shù)據(jù)總量只會逐年驟增，不再像過去一樣移交進(jìn)館后就處于休眠狀態(tài)，而且很多單位都不主動向檔案館移交檔案，在檔案管理中不僅僅是一些紙質(zhì)、聲像、實物等原始資料，還有一些用戶信息、瀏覽查詢痕跡等都是比較有價值的資料，這些以后也會成為檔案館藏的重要組成部分。檔案數(shù)據(jù)處理速度加快，在十年前，各級檔案部門共保存檔案1.93億卷，而到2020年這個數(shù)字可能會達(dá)到6億，這些檔案無論是管理還是查閱都是比較費勁的，只有依靠大數(shù)據(jù)平臺和工具，用一些高科技手段才能夠提升檔案資源的處理速度。以前檔案部門強(qiáng)制執(zhí)行檔案收集主要是相關(guān)人員感覺麻煩，大數(shù)據(jù)之后這種方式也會被淘汰，采用收集信息的新方法，借助于各種的媒介實現(xiàn)最快的傳輸。

（三）檔案服務(wù)體系的變化。檔案工作的根本目的便是服務(wù)于人，新的時代必然誕生新的服務(wù)方式。過去檔案部門主要是為黨、政府、企事業(yè)單位服務(wù)的目的比較明顯，大數(shù)據(jù)時代網(wǎng)絡(luò)用戶開始進(jìn)入，他們會無意之間成為檔案用戶和檔案潛在客戶，館外資源顯現(xiàn)出了價高的價值，不再像過去一樣成為被篩選和淘汰的對象，從而被納入檔案服務(wù)內(nèi)容的范圍。這些也會讓檔案管理部門以用戶需求為出發(fā)點，向用戶傳遞相關(guān)知識，得到用戶的利用需求和利用習(xí)慣，更有助于展開有針對性的服務(wù)。從具體的服務(wù)方式上也會有較大的革新，改變了過去必須親自到訪，需要各種介紹和身份驗證的方式，一些用戶可以通過互動信息欄與檔案館取得聯(lián)系，用戶表達(dá)訴求，而檔案管理部門也可以分析、跟蹤用戶的需求，推送出用戶感興趣的知識服務(wù)，開啟了檔案人性化定制的服務(wù)時代。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式變革的策略

（一）加強(qiáng)信息資源聚集。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作必然要發(fā)生調(diào)整，而首要做的便是建立覆蓋廣泛的檔案資源體系，實現(xiàn)檔案資源從結(jié)構(gòu)化到半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化，雖然當(dāng)前紙質(zhì)資源還是比較多，但是我們必須有意識地向“大檔案觀”轉(zhuǎn)變，檔案部門將把責(zé)任向社會轉(zhuǎn)移，積極地完善多維建設(shè)主體，通過自主管理、協(xié)商合作等方式借助社會力量優(yōu)化自己的建設(shè)，與文化館、圖書館等互助，收集更多的“社會記憶”。大數(shù)據(jù)時代檔案部門要善于與檔案整理者合作，當(dāng)下很多民間的檔案收集者的資源擁有能力不比政府部門差，一些檔案收集的方式和途徑也是非常多元化和便捷的，檔案管理部門在一些比較棘手或者不方便自己出面的情況下可以通過合同、委托等方式向社會購買檔案服務(wù)，這樣也是一種更方便快捷高效的模式，能夠充分調(diào)動起隱藏在民眾中的信息資源，還有一些其他的互聯(lián)網(wǎng)公司、數(shù)據(jù)分析公司也有重要的資源，比如阿里巴巴便保存著眾多的社會信息資源，都有可以進(jìn)行合作的。在信息收集中，我們也要注意改變檔案資源采集方式，對于一些網(wǎng)絡(luò)資源要學(xué)會主動抓取，改變被動收集檔案資源的方式，實時地歸檔，不要像過去那樣依法定期按時歸檔，這樣能夠分散工作任務(wù)，降低風(fēng)險，進(jìn)一步提高檔案資源優(yōu)化整合能力。

（二）創(chuàng)新檔案服務(wù)內(nèi)容?！皵?shù)據(jù)本身是沒有價值的，通過數(shù)據(jù)提供服務(wù)才具有真正的價值，數(shù)據(jù)即服務(wù)。”檔案存放的目的還是為了提供服務(wù)，大數(shù)據(jù)時代檔案資源加速流動與開放成為必然結(jié)果，為社會奉獻(xiàn)豐富多彩的信息，改變檔案資源服務(wù)方式顯得非常必要，我們必須在檔案服務(wù)中體現(xiàn)“以人為本”思想，尤其是大數(shù)據(jù)時代要對用戶的利用需求、行為進(jìn)行集中和跟蹤關(guān)注，以知識管理理念為指導(dǎo)。在具體的落實中要充分拓展檔案服務(wù)途徑，關(guān)注微博微信等新媒體為載體，利用這些提供信息、咨詢和服務(wù)的平臺，拓寬檔案信息服務(wù)的范圍，關(guān)注方便快捷、節(jié)約成本的信息遠(yuǎn)程服務(wù)和云服務(wù)，以云存儲資源為保障，將分散的檔案信息通過云平臺組織構(gòu)建起來形成服務(wù)云，這樣能夠提供一站式全方位服務(wù)，最終有效地實現(xiàn)信息資源系統(tǒng)的共享利用。

（三）確保檔案安全保密。檔案資源安全是檔案管理工作的重中之重，檔案管理部門是國家寶藏的儲存場所，必須做好安全問題。首先要做的物理防護(hù)，把建筑的安全擺在首位，避開自然災(zāi)害多發(fā)的地段，定年進(jìn)行維護(hù)，消除“危房館”現(xiàn)象，檔案館內(nèi)要達(dá)到安全測評標(biāo)準(zhǔn)，自動滅火、溫濕度自控系統(tǒng)是必須裝備的，定期對檔案進(jìn)行檢查。其次完善檔案安全制度，尤其是責(zé)任到人制度，用責(zé)任和行動捍衛(wèi)檔案的安全，完善與之相對應(yīng)的檔案安全應(yīng)急管理制度。依據(jù)國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護(hù)要求，對接收的電子檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，注重系統(tǒng)、計算機(jī)安全等級，建立檔案資源備份中心，建立重要檔案異地異質(zhì)備份制度。第三是最重要的，在大數(shù)據(jù)時代必須做好檔案機(jī)密信息保護(hù)，防范檔案安全風(fēng)險，聘任有真才實學(xué)的檔案學(xué)專業(yè)的人才，學(xué)習(xí)跨學(xué)科領(lǐng)域的如大數(shù)據(jù)知識、產(chǎn)權(quán)保護(hù)知識等綜合知識，鼓勵一般的檔案人員變身“數(shù)據(jù)科學(xué)家”，提升綜合技能。

四、總結(jié)

大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理工作必然要受到?jīng)_擊，我們必須樹立大數(shù)據(jù)觀、大檔案觀、大服務(wù)觀和大平臺理念，檔案部門積極踐行和有所作為，尋求大數(shù)據(jù)時代檔案管理的有效路徑，接受時代的沖擊，更好地為大眾服務(wù)。