檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值

文/山東省臨沂市中醫(yī)醫(yī)院 鐘鋮

醫(yī)院檔案作為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的重要資源，應該在高度重視的基礎之上轉變原有的工作形式，優(yōu)化管理手段，以科學合理的措施來為社會提供更加優(yōu)質的公共服務，所以為了從根本上促進醫(yī)院管理工作的進步，需要以醫(yī)院檔案信息化建設為主要手段，提升醫(yī)院管理工作效率。

一、在醫(yī)院檔案管理中應用檔案信息化建設的基本內涵

《檔案法》的發(fā)布實施在一定程度上促進醫(yī)院管理向科學化、規(guī)范化方向發(fā)展，盡快推動醫(yī)院的管理工作向現(xiàn)代化的層面上進行轉移，所以信息化建設不僅僅強調的是數(shù)字化與網(wǎng)絡化，同時也強調了制度規(guī)范與經(jīng)濟管理。在我國新形勢的推動下也提出了要提升企業(yè)規(guī)范化管理的要求，所以在醫(yī)院檔案管理中應用信息化建設既是時代發(fā)展的客觀需要，也是醫(yī)院管理工作進步改革所要采取的必要措施。

其次，醫(yī)院檔案管理有其自身的重要意義，檔案資料的管理工作具有會議記錄、病例報表統(tǒng)計、人事流動狀況記錄等多種功能，所以進行檔案信息化建設、加強醫(yī)院的檔案管理，能夠直接提升醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生水平，促進科研進步，實現(xiàn)管理的規(guī)范化。另外信息化建設也能提升醫(yī)院檔案的保密性，電子檔案因為可以直接對于病人信息進行采集、存儲以及傳輸使用而使得日常醫(yī)療工作具有便利性，降低了紙質檔案管理的復雜程度。從綜合上來看提升內部的管理水平，實現(xiàn)規(guī)范化透明化管理。只有從根本上認識到了在醫(yī)院檔案管理中信息化建設的重要價值，才能夠在明確醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎之上轉變工作觀念，以完善的信息化建設手段去推動醫(yī)院管理工作的進步，讓醫(yī)院檔案資料能夠為醫(yī)院決策運營起到相應有效的參考作用。

二、在醫(yī)院檔案管理中應用信息化建設的具體措施

（一）加強信息化建設制度體系的優(yōu)化與規(guī)范。醫(yī)院檔案部門根據(jù)國家《檔案法》的規(guī)范與標準，應當對自身的管理制度進行優(yōu)化，實現(xiàn)電子文件管理的有序性，吸收國內相關行業(yè)企業(yè)的管理經(jīng)驗與管理標準，細化目前的信息化建設的相關細節(jié)，實現(xiàn)電子資料與電子檔案的全過程管理。所以在細化制度類別的過程之中，可以依據(jù)醫(yī)院實際的經(jīng)濟管理特點以及運營要求去建立相關的檔案管理制度，如黨政群檔案管理制度、醫(yī)療檔案管理制度、科學研究資料檔案管理制度、硬件基礎設施資料制度、醫(yī)療衛(wèi)生儀器設備管理制度、財務會計信息管理制度、病史管理制度以及聲像照片類信息管理制度等，在收集資料與歸檔資料的過程之中，以這些制度為管理依據(jù)，從而規(guī)范對于電子檔案、信息化檔案的使用方式。所以一般醫(yī)院都是選擇三級檔案管理模式，一級類目、二級以及二級以下類目都有相應的區(qū)分。只有加強信息化建設制度體系的優(yōu)化與規(guī)范，才能夠實現(xiàn)信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的有效應用，為醫(yī)院的管理與現(xiàn)代化發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

（二）完善醫(yī)院檔案管理信息化建設中的配套設施。在信息化建設的過程之中，還需要從硬件設施處進行著手，真正從根本上實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理中“程序管事、制度管人”的管理目標，加強計算機聯(lián)網(wǎng)體系建設，建立醫(yī)院的信息管理系統(tǒng)，例如HIS、LIS、PACS、OA等相關系統(tǒng)都能夠加強對于醫(yī)療、病房、物資、藥品等多方面的網(wǎng)絡化管理。在經(jīng)濟管理的過程之中，最為明顯的信息化建設優(yōu)勢體現(xiàn)在醫(yī)療設備檔案管理方面，利用電子信息化系統(tǒng)技術能夠全面系統(tǒng)地為每一臺醫(yī)療設備建立檔案，科學分析設備的使用頻率、成本狀況、維護情況等，從而為后期的醫(yī)療儀器設備決策購入奠定基礎，優(yōu)化對于醫(yī)療衛(wèi)生設備技術指標以及性能的補充，最大程度上以完善的醫(yī)療設備檔案為著手點，實現(xiàn)成本的控制。所以在醫(yī)療設備管理檔案模塊之中，就能夠完成采購記錄管理、維修記錄管理、保養(yǎng)記錄管理、使用記錄管理等多個工作。這樣在設備管理之中加強信息、檔案的一體化管理，能夠精簡機構設置，避免不必要的設備，促進信息管理功能的優(yōu)化。所以在系統(tǒng)建立上，應該統(tǒng)籌各種信息結構來促進醫(yī)院管理體系的建立，比如病案統(tǒng)計管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、醫(yī)院醫(yī)療科研成果管理系統(tǒng)等，都可以實現(xiàn)總體規(guī)劃。除了系統(tǒng)建設之外，最為關鍵的是醫(yī)院還需要加強硬件設備的投入，為了滿足聯(lián)網(wǎng)需求，要在工作區(qū)域范圍內全部配備相應的計算機設備，病例本也可以采取平板電腦進行替代，其中還包括導入接口等，讓醫(yī)院無論任何品牌的信息系統(tǒng)以及醫(yī)療器械都能夠實現(xiàn)有效的建立，加強對于醫(yī)院的優(yōu)化，是雙向利好的有效行為。

三、結語

目前醫(yī)院在檔案管理工作發(fā)展過程之中還有很大的發(fā)展空間，需要在充分認識檔案信息化建設重要意義的基礎之上，針對目前的發(fā)展現(xiàn)狀進行改進，通過優(yōu)化醫(yī)院信息化建設的制度體系、完善醫(yī)院信息化建設中的配套設備等相應的方式，順應醫(yī)院體制改革的檔案管理需求，促進醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。