事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討

文/山西省忻州市五寨縣紀(jì)檢監(jiān)察信息中心 張瑞祥

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和事業(yè)單位改革的持續(xù)深入，要求檔案管理工作要緊跟時(shí)代變化，不能再像過去那樣管理檔案，下面就如何更好地開展檔案管理信息化建設(shè)工作提出了自己的一些看法。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性和重要性

檔案管理的信息化建設(shè)是指在檔案管理中采用先進(jìn)的電子信息化技術(shù)進(jìn)行操作，并根據(jù)一定規(guī)則來進(jìn)行信息資源的管理和整合，其使用方便快捷。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理主體發(fā)生了極大的變化，傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)資料為主，而當(dāng)前電子檔案成了管理主體，相對于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案具有方便保存、修改及查詢等特點(diǎn)，而管理主體的變化要求檔案管理信息化。其次實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化能夠降低檔案管理成本，減輕檔案工作人員的工作量，提高事業(yè)單位檔案管理工作效率。最后檔案管理的信息化能夠確保事業(yè)單位檔案資源的長期完整性、真實(shí)性和可續(xù)性，有利于事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）事業(yè)單位檔案工作人員信息化素質(zhì)較低。一是當(dāng)前我國事業(yè)單位的檔案工作人員不注重自身素質(zhì)的提高，很多人還習(xí)慣傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒有積極學(xué)習(xí)新生事物，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程較慢。二是事業(yè)單位的待遇較低，致使很多專業(yè)的信息化人才不愿到事業(yè)單位中去，造成事業(yè)單位缺乏專業(yè)的信息化人才，再加上現(xiàn)有的職工大多年齡較大，學(xué)習(xí)新事物的能力較差，進(jìn)而影響了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。三是事業(yè)單位的檔案管理人員大多不是專業(yè)的人員，致使其專業(yè)素養(yǎng)不高，無法更快地開展檔案管理工作，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。

（二）部分事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)不夠重視。部分事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)工作并不重要，在日常工作中缺乏檔案管理人員、基礎(chǔ)設(shè)施以及資金等方面的投入，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)缺乏充分發(fā)展基礎(chǔ)，進(jìn)度緩慢，長此以往，將會(huì)直接影響事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（三）部分事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)實(shí)效不高。有些單位雖然非常重視檔案管理信息化工作的開展，但是在具體操作過程中不能根據(jù)單位檔案的實(shí)際情況來引進(jìn)相應(yīng)的設(shè)備，只是盲目選擇最先進(jìn)的，卻忽視了其實(shí)用性，造成檔案信息化建設(shè)只停留在設(shè)備建設(shè)上，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)得不到應(yīng)有的效果。

（四）當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)存在弊端。當(dāng)前部分單位在檔案管理信息化建設(shè)中存在著一些問題，如日常辦公中采用紙質(zhì)錄入方式，為后期的資料輸入及查找?guī)砹溯^大困難；再如沒有及時(shí)將過去的辦公資料電子化，導(dǎo)致過去很多重要資料丟失，無法為事業(yè)單位的發(fā)展提供資料支持等等，這些問題在后期都會(huì)直接影響事業(yè)單位的發(fā)展。

三、完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的措施

（一）加強(qiáng)對檔案人員的培訓(xùn)，提高其工作素養(yǎng)。任何單位檔案管理工作都離不開檔案管理人員，因此想要保證事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的順利開展，就必須強(qiáng)化對檔案人員的培訓(xùn)，提高其工作素養(yǎng)。一要對工作人員進(jìn)行檔案管理知識的培訓(xùn)，使其掌握科學(xué)的檔案管理理念，從而更好地開展檔案管理工作。二要提高檔案人員的信息化水平，掌握一定的信息化技術(shù)，熟練操作計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等信息化設(shè)備，努力提升自身的檔案管理信息化水平。

（二）提高事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)的重視力度。開展檔案管理信息化建設(shè)工作首先需要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，因此在開展事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要提高事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)的重視力度。一要使領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必然性，了解到信息化時(shí)代檔案信息化建設(shè)的必要性。二要加大檔案管理信息化建設(shè)的人力、物力及財(cái)力的投資力度，保證檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。

（三）注重事業(yè)單位檔案信息資源的擴(kuò)充，加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)重點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)檔案管理主體以及檔案管理設(shè)備的信息化，具體內(nèi)容包括：一是檔案主體的信息化。檔案資源既包括當(dāng)前發(fā)展過程中的資源，也包括過去的紙質(zhì)資源，這就要求檔案管理人員既要做好將傳統(tǒng)紙質(zhì)資料電子化備份的工作又要做好當(dāng)前信息資料的保管工作，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的擴(kuò)充。二是檔案設(shè)備的信息化。事業(yè)單位應(yīng)注重檔案管理設(shè)備的更新?lián)Q代工作，根據(jù)單位實(shí)際要求選用質(zhì)量好的電子設(shè)備，確保其使用壽命，避免檔案資源的破壞和丟失，值得注意的是單位在購買設(shè)備時(shí)一定要嚴(yán)格按照要求進(jìn)行購買，比如數(shù)字設(shè)備要求存儲(chǔ)空間要大，計(jì)算機(jī)設(shè)備必須配備專業(yè)的殺毒軟件等等，從而為檔案管理信息化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語

綜上所述，我們知道事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)對于事業(yè)單位未來的發(fā)展具有非常重要的作用，因此事業(yè)單位必須重視檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，既要做好日常的檔案管理工作，又要積極開展信息化工作，將兩者有機(jī)結(jié)合到一起，提高事業(yè)單位檔案管理水平，更好地推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。