探討縣級機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展

文/呂梁市文水縣政府機(jī)關(guān)幼兒園 張烈芳

當(dāng)下檔案管理信息化是為了更好地符合我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展，滿足社會(huì)現(xiàn)代化的需求。檔案管理工作人員目前的首要工作是將檔案管理信息化建設(shè)。依據(jù)目前的檔案管理狀況，檔案管理信息化建設(shè)效率提高的同時(shí)也伴隨著多種問題。信息化管理意識薄弱，受到傳統(tǒng)檔案管理方法思維的限制，單位的管理意識并沒有因?yàn)楝F(xiàn)代化管理模式應(yīng)用而得到提高。領(lǐng)導(dǎo)的信息化建設(shè)方面缺乏詳細(xì)的指導(dǎo)和管理，進(jìn)而制約檔案信息化的發(fā)展和建設(shè)。

目前縣級機(jī)關(guān)單位的檔案管理的現(xiàn)狀有：文件檔案的時(shí)效性不足，有些重要的文件只有一份需要多部門輪流參看，遇到急需的狀況也只能實(shí)行排隊(duì)看閱，致使文件使用率降低，在時(shí)效性和共享性上影響了文書的價(jià)值發(fā)揮；在文件的管理和查閱上需要復(fù)雜的借閱登記流程，致使重復(fù)勞動(dòng)。在不具備查閱條件時(shí)需要花費(fèi)大量時(shí)間去查找，造成時(shí)間的浪費(fèi)。由于機(jī)關(guān)單位的文檔需要逐年進(jìn)行整理歸檔，將分門別類存放好的原文檔進(jìn)行歸檔，致使重復(fù)勞動(dòng)。

縣級基層機(jī)關(guān)單位，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，在人員、經(jīng)費(fèi)、制度和物質(zhì)這四個(gè)方面上都有著很明顯的不足，其原因就是一直貫徹的管理體制比較單一，脫離了縣級機(jī)關(guān)的實(shí)際情況。

在目前的縣級機(jī)關(guān)單位的檔案管理上，安全性比較缺乏。由于檔案管理的信息化需要建立在計(jì)算機(jī)的應(yīng)用這個(gè)基礎(chǔ)上，而計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上自身就存在安全缺陷，容易導(dǎo)致縣級機(jī)關(guān)單位的信息數(shù)據(jù)遭受病毒的侵害，并且縣級政府機(jī)關(guān)管理部門存在的安全意識比較淺薄，這些都會(huì)使管理信息缺乏安全性，使犯罪分子有可乘之機(jī)。

檔案管理人員的能力上也有欠缺?，F(xiàn)在的縣級機(jī)關(guān)單位的信息管理處在從傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的重要時(shí)期，機(jī)關(guān)單位信息管理人員水平還處在傳統(tǒng)檔案管理的方式方法上，也就意味著當(dāng)前管理人員的綜合素質(zhì)水平不足以應(yīng)對現(xiàn)代化信息管理的需求。作為專業(yè)信息管理工程，需要管理人員對現(xiàn)代化的信息技術(shù)要有充分的認(rèn)識，還必須具備專業(yè)的現(xiàn)代化管理知識，這些都是當(dāng)前縣級機(jī)關(guān)單位管理人員所欠缺的地方，會(huì)在直接影響機(jī)關(guān)單位管理信息化的發(fā)展。

建設(shè)和發(fā)展檔案管理的信息化需要從以下方面入手：

（一）培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員。這就要求機(jī)關(guān)單位要建立并且加強(qiáng)工作考核制度，提高對工作崗位的要求。同時(shí)要加強(qiáng)縣級機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)掌握熟練度，還要提高檔案管理工作人員的薪資待遇，完善獎(jiǎng)勵(lì)和職業(yè)考察的掛鉤制。使檔案管理信息化的步伐加快，當(dāng)前的一些縣級機(jī)關(guān)單位引進(jìn)了計(jì)算機(jī)并且能夠?qū)ΜF(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)越性加以利用，使信息技術(shù)和檔案管理充分融合，進(jìn)行統(tǒng)一化管理，這樣有助于提高檔案的管理水平和利用率。同時(shí)先進(jìn)管理方式的引進(jìn)和高科技管理效率的加強(qiáng)一同促進(jìn)了縣級機(jī)關(guān)信息管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

（二）提升機(jī)關(guān)單位信息管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。為了加快實(shí)現(xiàn)縣級機(jī)關(guān)單位檔案管理信息的現(xiàn)代化這一目標(biāo)，應(yīng)該從提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)著手。首先，以檔案管理信息化為中心，對管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)水平。其次，要激發(fā)檔案管理信息化的工作激情和活力，引導(dǎo)工作人員積極創(chuàng)新。要多方面引進(jìn)檔案管理信息化的專業(yè)人才，在先進(jìn)技術(shù)的前提下實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的建設(shè)目標(biāo)。

（三）完善硬件設(shè)備設(shè)施。高水平的硬件設(shè)施是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。信息技術(shù)的安全性是首要前提，要采用安全性能高、數(shù)據(jù)不易丟失的信息設(shè)備，要從機(jī)關(guān)檔案室開始抓，規(guī)范加強(qiáng)電子文檔的管理。安裝電視監(jiān)控、入侵報(bào)警、防盜屏障這些設(shè)備設(shè)施，以此保證設(shè)備以及檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全性。在此前提下要使設(shè)備滿足相應(yīng)時(shí)期的發(fā)展需要，將設(shè)備的擴(kuò)展空間提前預(yù)留出，以達(dá)到建設(shè)成本的最低化。

（四）將檔案管理信息形成制度化。建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、多媒體目錄據(jù)庫、現(xiàn)行文件目錄數(shù)據(jù)庫和檔案資料數(shù)據(jù)庫。為了明確各級領(lǐng)導(dǎo)員工和檔案管理人員的職責(zé)，需要將檔案管理信息化設(shè)計(jì)頂層制度，形成縣級機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的合力，從而提高檔案管理工作水平。首先，要從機(jī)關(guān)單位管理的實(shí)際出發(fā)，從可操作性、實(shí)踐性、安全性的角度，制訂全面的檔案管理信息化制度。其次，對檔案管理信息化制度在執(zhí)行情況上進(jìn)行全面管理監(jiān)督，保證制度的有效執(zhí)行。

總而言之，將檔案管理信息化是為了更好地符合我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展，滿足社會(huì)現(xiàn)代化的需求。檔案管理工作人員的首要工作是將檔案管理信息化建設(shè)。依據(jù)目前的檔案管理狀況，在案管理信息化建設(shè)效率提高的同時(shí)也伴隨著多種問題。信息化管理意識薄弱，受到傳統(tǒng)檔案管理方法思維的限制，單位的管理意識并沒有因?yàn)楝F(xiàn)代化管理模式應(yīng)用而得到提高。領(lǐng)導(dǎo)的信息化建設(shè)方面缺乏詳細(xì)的指導(dǎo)和管理，進(jìn)而制約檔案信息化的發(fā)展和建設(shè)。依據(jù)目前的檔案管理狀況，在案管理信息化建設(shè)效率提高的同時(shí)也伴隨著多種問題?？h級機(jī)關(guān)單位檔案信息化的建設(shè)任務(wù)是非常艱巨的，其意義深遠(yuǎn)，需要大家上下同心合力，在各級政府機(jī)關(guān)單位的積極支持下，縣級機(jī)關(guān)單位檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展會(huì)日益完善壯大。