機(jī)關(guān)檔案信息化管理關(guān)鍵問(wèn)題探討

文/中共日照市委辦公室 張麗

一、機(jī)關(guān)檔案信息化管理的必要性

機(jī)關(guān)檔案資源不僅數(shù)量龐大，而且涉及的內(nèi)容廣泛、復(fù)雜，這給檔案管理工作提出了更高的要求。首先利用信息技術(shù)可以將檔案資源實(shí)現(xiàn)電子化，不用再考慮蟲咬、受潮、溫度等因素，保存更加完整、穩(wěn)定、時(shí)間更長(zhǎng)，同時(shí)節(jié)省了空間，降低了成本，還不易損壞。其次，工作效率進(jìn)一步提高，信息化管理借助電子媒介，使存儲(chǔ)、保管、查閱等環(huán)節(jié)更加便捷，把工作人員從繁重的工作中解放出來(lái)，使檔案管理更加科學(xué)化，同時(shí)檔案的管理、查詢和閱讀更加方便，輕輕點(diǎn)擊鼠標(biāo)就可以搞定，工作效率大大提高了。另外實(shí)現(xiàn)了辦公低碳環(huán)保無(wú)紙化，信息化節(jié)省了大量的紙張，利于環(huán)境保護(hù)，這與現(xiàn)代的工作理念相一致。還有實(shí)現(xiàn)了資源共享，這就更加提高了檔案資源的使用率，機(jī)關(guān)單位的各個(gè)部門利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，就能夠進(jìn)行實(shí)時(shí)、在線的交流，避免了很多不必要的麻煩，保障了工作的開展更順利。從方方面面來(lái)看，信息技術(shù)的使用使傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)生了巨大的變革，機(jī)關(guān)檔案管理借助信息化這一現(xiàn)代化的發(fā)展平臺(tái)，檔案管理水平一定會(huì)有一個(gè)質(zhì)的飛躍。

二、機(jī)關(guān)檔案信息化管理出現(xiàn)的問(wèn)題

隨著機(jī)關(guān)檔案信息化進(jìn)程的加快，也暴露出一些問(wèn)題：軟硬件更新不及時(shí)；網(wǎng)絡(luò)安全還不夠穩(wěn)定；服務(wù)功能、人員素質(zhì)需要進(jìn)一步提高等等，以促進(jìn)檔案管理水平的提高。

三、機(jī)關(guān)檔案信息化管理的解決途徑

（一）更新檔案管理軟硬件設(shè)備。檔案信息化管理離不開先進(jìn)信息技術(shù)的支持，因此與之配套的軟硬件設(shè)施應(yīng)該跟上，機(jī)關(guān)單位在這方面要加大資金的投入，及時(shí)更新?lián)Q代，避免給工作造成不良影響。比如應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)該注重開放性、包容性、擴(kuò)展性，以促進(jìn)工作的開展；還有功能性要強(qiáng)大，才能完成信息的采集、整理、存儲(chǔ)、歸類等工作；除此之外，安全性也是必須要考慮的因素。所以，加強(qiáng)檔案管理的軟件和硬件設(shè)備，提高檔案管理的技術(shù)含量，更利于工作效率、工作水平的提升。

（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性的建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)存在的風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)給檔案管理工作造成一定的損失，因此，在機(jī)關(guān)檔案信息化管理中必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性的建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放的平臺(tái)，給黑客、病毒等提供了可乘之機(jī)，如果防范措施不嚴(yán)密，一旦遭到入侵，后果不堪設(shè)想，輕者信息被盜、被篡改，嚴(yán)重者丟失，不管何種情況，對(duì)于機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，損失巨大。所以要把網(wǎng)絡(luò)的安全性能提升到前所未有的高度，積極采取措施，創(chuàng)造一個(gè)穩(wěn)定安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，推動(dòng)工作的開展。嚴(yán)格電子檔案查詢、存儲(chǔ)、傳輸?shù)戎贫?，提高機(jī)關(guān)檔案管理制度規(guī)范程度；嚴(yán)格國(guó)家網(wǎng)絡(luò)信息保密相關(guān)法律法規(guī)等規(guī)定，對(duì)檔案管理各個(gè)部門的計(jì)算機(jī)設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)硬盤等檔案載體進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，做到物理隔絕。定期對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)在脫機(jī)模式下進(jìn)行審查、核實(shí)、檢驗(yàn)，采取設(shè)置防火墻、驗(yàn)證密碼等措施，比如設(shè)置防火墻，斷絕外部的入侵，只有具備相應(yīng)權(quán)限的人，才能實(shí)現(xiàn)傳輸、查閱等功能，這就在一定程度上保證了資料不會(huì)泄露，大幅度提高了資料的安全性。

（三）加強(qiáng)服務(wù)功能的提升。檔案管理的目的不是將檔案固定起來(lái)，而是為了給社會(huì)為大眾提供服務(wù)，因此，機(jī)關(guān)單位在檔案管理信息化的過(guò)程中，應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，將不涉及機(jī)密的檔案，逐步向公眾開放，進(jìn)一步提升檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。一是機(jī)關(guān)單位利用網(wǎng)絡(luò)分析用戶的查詢用途，以此為依據(jù)確定哪些檔案可以開放，哪些不可以開放，既保證了檔案的安全，又提高了服務(wù)效率，獲得大眾的認(rèn)可和滿意。其次，檢索時(shí)間的縮短能夠提升服務(wù)功能，機(jī)關(guān)單位應(yīng)在檢索工作智能化上多下功夫，以提升檢索效率。通過(guò)種種措施，在促進(jìn)檔案管理信息化的同時(shí)，使機(jī)關(guān)檔案更好地服務(wù)于社會(huì)公眾。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案信息化管理的成效如何歸根結(jié)底取決于檔案管理人員的素質(zhì)，因此，機(jī)關(guān)單位要加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)的提升，組建一支政治水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、道德品質(zhì)硬的檔案管理隊(duì)伍。首先政治素養(yǎng)突出，因?yàn)闄C(jī)關(guān)單位屬于政府機(jī)構(gòu)，一言一行代表著政府的形象，必須把為人民服務(wù)放在首位，不能存有私念。其次，有較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)。這需要管理人員不僅要具備檔案管理技能，還要熟練地掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和編程能力，提供及時(shí)、有效的服務(wù)。因此，機(jī)關(guān)單位要重視對(duì)管理人員的培訓(xùn)，提升其素質(zhì)，為檔案管理工作提供保障。

四、結(jié)語(yǔ)

機(jī)關(guān)檔案管理工作千頭萬(wàn)緒，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)新的發(fā)展形勢(shì)，因此，機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化成了主流趨勢(shì)，一方面工作效率大大提高，同時(shí)檔案的價(jià)值得到了更好的發(fā)揮，幫助機(jī)關(guān)單位為社會(huì)、為大眾提供更優(yōu)質(zhì)、更高效的服務(wù)。