淺析信息技術(shù)與檔案利用服務(wù)模式的創(chuàng)新

文/吉林大學(xué)檔案館 趙旭

一、檔案服務(wù)模式的現(xiàn)狀

檔案利用服務(wù)簡(jiǎn)單來說指的是檔案部門向需求用戶提供存儲(chǔ)檔案的一項(xiàng)活動(dòng)。傳統(tǒng)的信息服務(wù)模式主要依托載體就是檔案管理的工作人員，其主要的信息服務(wù)包括借閱、復(fù)制、檢索等，過于強(qiáng)調(diào)人的參與，而從利用者與提供者方面來說，前者受到了時(shí)間和空間的限制，后者基本處于被動(dòng)狀態(tài)，浪費(fèi)了大量的人力資源，降低了檔案利用服務(wù)率。但不可否認(rèn)的是，傳統(tǒng)的信息服務(wù)是一項(xiàng)面對(duì)面的基礎(chǔ)性服務(wù)，擁有著廣泛的群眾群體，所以不應(yīng)全面摒棄。

目前，我國大多檔案館基本是公益性的服務(wù)場(chǎng)所，在滿足用戶需求的同時(shí)，幾乎無利可謀，雖然檔案館的公益性得到了認(rèn)可，但也存在著諸多弊端。在網(wǎng)絡(luò)事業(yè)不斷壯大的今天，人們對(duì)于檔案信息的需求也不盡相同，通過信息技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新服務(wù)，是社會(huì)發(fā)展的必然選擇。

二、檔案服務(wù)模式的問題

新媒體背景下，檔案信息的功能發(fā)生了質(zhì)的變化，傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式不能滿足當(dāng)下人們多樣化的需求，檔案工作的重要性得不到社會(huì)的普遍重視，導(dǎo)致檔案利用服務(wù)仍存在以下問題：

（一）檔案利用服務(wù)的重視度不高，不能與新媒體的發(fā)展相結(jié)合。檔案管理過程中，工作人員“重管輕用”的思想嚴(yán)重，對(duì)于檔案管理服務(wù)工作仍停留在傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單編制全宗指南、機(jī)構(gòu)沿革等模式中，沒有提高對(duì)檔案信息開發(fā)與利用的重視，采用的編撰方式陳舊、管理手段落后、模式千篇一律。新媒體的發(fā)展，使人們接受了將檔案信息制作成數(shù)字電視節(jié)目，進(jìn)而宣傳的新方式，但是在推廣過程中，由于檔案管理人員仍然存在坐等上門的服務(wù)理念，致使檔案信息的利用率仍停滯不前。

（二）檔案信息技術(shù)無法適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展。我國的檔案管理工作大多都是公益性的，在開展管理工作時(shí)，需花費(fèi)的經(jīng)濟(jì)來源主要是國家的救助，在一定程度上增加了國家的成本支出，浪費(fèi)了社會(huì)資源。檔案管理工作的開展，從利用者方面來看，在操作中幾乎親力親為，費(fèi)時(shí)費(fèi)力；從管理者方面來看，大多只能做一些整理、錄入、管理等基礎(chǔ)工作，無法進(jìn)行深層次的開發(fā)，缺乏將枯燥的紙質(zhì)文字轉(zhuǎn)換成圖文并茂、可讀性強(qiáng)的新技術(shù)人才。

（三）檔案的編寫工作停留在表面，真實(shí)性、感染力不足。檔案管理部門在進(jìn)行檔案的編研以及升級(jí)的過程當(dāng)中，雖然也進(jìn)行了一部分的自主研發(fā)，但是幾乎大多停留在數(shù)據(jù)的表層，沒有提供一些系統(tǒng)、全面、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)據(jù)，導(dǎo)致編研材料無法被利用者所用。還有一部分檔案信息由于穩(wěn)定性差，在進(jìn)行傳播和分享的過程中容易發(fā)生轉(zhuǎn)換，對(duì)檔案的真實(shí)性、嚴(yán)謹(jǐn)性產(chǎn)生影響。

（四）檔案利用過程中，無法給利用者提供便利、多元、層次清晰的服務(wù)。目前，國家的發(fā)展遵循“以人為本”，即在社會(huì)活動(dòng)中，服務(wù)活動(dòng)應(yīng)該為需求者提供優(yōu)質(zhì)、便捷、多元的服務(wù)體驗(yàn)。但是在目前檔案館藏中，檔案的結(jié)構(gòu)過于單一，無法滿足當(dāng)下社會(huì)人們對(duì)于多元化服務(wù)的需求；檔案的分類工作不規(guī)范、檢索手段過于老舊，影響了檔案管理工作者的管理以及需求者的查詢效率。

三、檔案服務(wù)模式創(chuàng)新的手段

（一）檔案服務(wù)思想觀念的創(chuàng)新。新技術(shù)的發(fā)展，使得被動(dòng)單一的服務(wù)模式無法適應(yīng)檔案管理的發(fā)展需求，因此，要想徹底改變傳統(tǒng)的服務(wù)模式觀念，首先要改變服務(wù)思想理念，把“知識(shí)”和“創(chuàng)新”相結(jié)合，制定管理目標(biāo)，強(qiáng)化信息轉(zhuǎn)化意識(shí)和檔案使用的效率意識(shí)，即將散落在眾多單體中的檔案，根據(jù)分類以及相關(guān)需求信息，系統(tǒng)地整理到檔案庫中，同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案的使用，強(qiáng)化檔案的利用率，提高管理效率。

（二）檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新。檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新主要分為兩部分：一部分是利用服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)范圍的創(chuàng)新。另一部分就是服務(wù)方式的創(chuàng)新。服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)范圍的創(chuàng)新簡(jiǎn)單來說就是通過信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的宣傳手段，擴(kuò)大以往的檔案服務(wù)范圍。而服務(wù)方式的創(chuàng)新指的是摒棄傳統(tǒng)服務(wù)的被動(dòng)性，主動(dòng)地對(duì)利用者提供及時(shí)的、適合的服務(wù)工作，這就需要檔案管理工作者依據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)及社會(huì)調(diào)查，加強(qiáng)檔案利用者對(duì)于需求的研究，將利用者利用檔案的阻礙降到最低。

（三）檔案服務(wù)隊(duì)伍的創(chuàng)新。俗話說，管理隊(duì)伍素質(zhì)的高低對(duì)于相關(guān)服務(wù)工作的開展具有重要影響，因此為保障利用服務(wù)模式創(chuàng)新工作的順利開展，應(yīng)該提高管理隊(duì)伍的素質(zhì)，即培養(yǎng)兩大精神和兩大習(xí)慣：愛崗敬業(yè)和求實(shí)創(chuàng)新的精神，獨(dú)立思考和勤奮學(xué)習(xí)的習(xí)慣。

四、結(jié)論

綜上所述，檔案信息服務(wù)的創(chuàng)新發(fā)展是不可阻擋的主流發(fā)展趨勢(shì)，在這種新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，檔案服務(wù)管理工作應(yīng)向著“以開放化為方向的資源共享”“以科技化為方向的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)”“以多樣化為方向的服務(wù)理念”的模式轉(zhuǎn)變，更好地適應(yīng)檔案發(fā)展新形勢(shì)下用戶的檔案服務(wù)需求。