多媒體在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用

文/四川省電力設(shè)計(jì)院 宋維

進(jìn)入信息化時(shí)代以來(lái)，信息技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用當(dāng)中。檔案管理工作也不例外，引入信息技術(shù)可以有效提高檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理就是收集、整理、加工、查閱信息的過程。在過去較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)，檔案管理工作主要依靠人工完成，檔案材料丟失、損壞現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，不利于檔案管理工作的順利開展。隨著在檔案管理中引入多媒體技術(shù)，上述各種問題都迎刃而解，有效地提高了檔案管理質(zhì)量。

一、多媒體技術(shù)在檔案管理中的表現(xiàn)

多媒體是多種媒體的總稱，當(dāng)代多媒體技術(shù)可以同時(shí)播放聲音、視頻、文字、圖片、圖像等各種文件，因此，人們習(xí)慣稱之為多媒體。本文所提到的多媒體指的是，利用計(jì)算機(jī)的多媒體技術(shù)，其功能包括：保存、傳輸與共享，以及整理、加工各種資料的功能等。檔案管理工作就是收集、加工、整理、保存各種信息的過程，多媒體技術(shù)的出現(xiàn)為檔案管理工作帶來(lái)了發(fā)展機(jī)會(huì)：第一，利用多媒體技術(shù)的集成性與多樣性，可以完成各種檔案信息的保存、加工與管理，不需要投入大量的人力物力。第二，利用多媒體技術(shù)可以隨時(shí)查閱檔案信息。第三，引入多媒體技術(shù)可以將文本材料轉(zhuǎn)換為電子材料，同時(shí)可進(jìn)行無(wú)限制傳輸，實(shí)現(xiàn)了檔案材料的共享。引入多媒體技術(shù)，推動(dòng)了檔案管理的信息化發(fā)展，為更多用戶提供個(gè)性化服務(wù)。

二、利用多媒體技術(shù)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的主要策略

要想利用檔案管理工作為社會(huì)提供更高質(zhì)量的服務(wù)，還需重視開展硬件與軟件建設(shè)，完成檔案文獻(xiàn)的轉(zhuǎn)換。

（一）引進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，購(gòu)置多媒體硬件。第一，進(jìn)行檔案管理首先要具備應(yīng)有的多媒體硬件，在當(dāng)前的檔案管理工作中，已經(jīng)引入了多媒體技術(shù)，一步到位為檔案管理配置高質(zhì)量硬件設(shè)備，就能有效提高檔案管理效率。檔案管理部門要為硬件購(gòu)置撥付一定費(fèi)用，多媒體硬件的投資必不可少。第二，檔案管理人員還需及時(shí)掌握多媒體設(shè)備的操作技術(shù)，要想在檔案管理中有效利用多媒體，則需加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，認(rèn)真研究多媒體技術(shù)，敢于在實(shí)際操作中動(dòng)手動(dòng)腦。雖然掌握多媒體技術(shù)操作需要較長(zhǎng)時(shí)間，有時(shí)還會(huì)非常困難。但硬件投資與管理，是提高檔案管理水平的必備條件。檔案管理人員只有熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，才能有效應(yīng)對(duì)出現(xiàn)的各種情況。利用計(jì)算機(jī)保存檔案材料存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，掌握多媒體硬件操作技術(shù)，可以有效應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)。

（二）建設(shè)檔案管理信息平臺(tái)，引進(jìn)檔案管理軟件。檔案管理工作中還需借助大量軟件，不同的單位需要?jiǎng)?chuàng)建不同的管理平臺(tái)，需要即時(shí)傳輸與管理各種文獻(xiàn)材料。首先，檔案管理部門要及時(shí)做好軟件的運(yùn)行測(cè)試工作，從而確定與自身特點(diǎn)相一致、設(shè)計(jì)規(guī)范的軟件平臺(tái)。第二，在應(yīng)用平臺(tái)過程中，要及時(shí)記錄使用過程中出現(xiàn)的問題，并及時(shí)向軟件設(shè)計(jì)人員反饋，將檔案管理需求通知設(shè)計(jì)人員，以實(shí)現(xiàn)軟件的不斷改進(jìn)。第三，還需充分利用軟件平臺(tái)，軟件設(shè)計(jì)完成則要投入使用，在實(shí)際操作過程中，有時(shí)一個(gè)軟件系統(tǒng)的大量功能得不到合理應(yīng)用，這些都是由于管理部門沒有對(duì)此作出嚴(yán)格要求的結(jié)果，是對(duì)本職工作不負(fù)責(zé)、不認(rèn)真。

（三）實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合。在過去較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)，我國(guó)檔案管理工作一直利用紙質(zhì)材料來(lái)保存，電子檔案是當(dāng)前一種新興事物，要想利用電子檔案完全代替紙質(zhì)檔案是不現(xiàn)實(shí)的，筆者認(rèn)為紙質(zhì)檔案還將在一定時(shí)期內(nèi)存在，其具有信息真實(shí)、完整的特點(diǎn)，這是電子檔案不可比擬的。電子檔案管理基于我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，其主要特點(diǎn)是方便快捷，是當(dāng)前普遍應(yīng)用的新型檔案管理技術(shù)，但信息安全性極易受到侵害，所以，還需重視做好紙質(zhì)檔案材料的保存。

（四）建設(shè)多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，提供個(gè)性化服務(wù)。在檔案文獻(xiàn)管理中建立數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，有效利用多媒體技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息的整合與加工，不但可以壓縮多媒體文件，處于網(wǎng)絡(luò)中的多媒體還可以實(shí)現(xiàn)信息的即時(shí)傳輸，信息需求人員可以提前保存已經(jīng)收集到的信息，然后再次接收新信息，保證信息的完整性，這種接收與處理同時(shí)進(jìn)行的模式有效利用了多媒體技術(shù)。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，在檔案管理中引入多媒體技術(shù)，可以推動(dòng)檔案管理工作的信息化發(fā)展，為廣大用戶提供多樣化服務(wù)，應(yīng)用多媒體技術(shù)過程中還需本著科學(xué)與規(guī)范的做法，以為用戶提供方便快捷的服務(wù)為目標(biāo)，需要做到引進(jìn)高質(zhì)量的基礎(chǔ)設(shè)施、購(gòu)置合理的多媒體硬件、建設(shè)檔案管理平臺(tái)、引進(jìn)檔案管理軟件、實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合、建設(shè)多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。