大數(shù)據(jù)視野下檔案信息化建設(shè)的新思考

文/廣東新粵交通投資有限公司 古盡平

對于大數(shù)據(jù)而言，其涵義廣泛，處于持續(xù)性發(fā)展中，被諸多國家納入長期發(fā)展戰(zhàn)略。大數(shù)據(jù)之所以具有如此大的影響力，主要源于其巨大的信息容量，幾近爆炸狀態(tài)。因此，數(shù)據(jù)的收集、保存以及維護(hù)領(lǐng)域備受矚目，成為重要研究方向。借助大數(shù)據(jù)，信息交換效率提升，信息被更加全面地分析與整合，對于新知識的發(fā)現(xiàn)以及創(chuàng)新能力的形成意義重大。信息技術(shù)與檔案領(lǐng)域的融合促使檔案存儲介質(zhì)不斷發(fā)生變化，尤其是出現(xiàn)了形式多樣的電子數(shù)據(jù)存儲設(shè)備，為信息管理提供便利，數(shù)據(jù)增長速度飛快。由此可見，檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。

一、檔案信息化建設(shè)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代基本要求，二者具有一致性

檔案自身有效發(fā)揮載體的作用，實(shí)現(xiàn)對社會發(fā)展諸多信息的記錄。信息時(shí)代的到來促使檔案載體更顯多元化的特征，尤其是電子文件與電子數(shù)據(jù)的形成，更顯收錄方式的豐富性。由此可見，檔案信息化建設(shè)與大數(shù)據(jù)的特征異曲同工。另外，在信息技術(shù)的支持下，檔案管理工作更顯高效性與便捷性。檔案工作本身既要為社會提供數(shù)據(jù)資料，又要進(jìn)行多方面信息的分析與整合，對數(shù)據(jù)質(zhì)量提出更高要求，需要提升數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的規(guī)范性，力求數(shù)據(jù)篩選的精準(zhǔn)性，同時(shí)，大數(shù)據(jù)整合與使用能力是關(guān)鍵，這在根本上與檔案的編研、管理工作具有一致性。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息化建設(shè)機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存

（一）大數(shù)據(jù)推動檔案信息化建設(shè)的全方位發(fā)展，切實(shí)提升檔案管理效率。對于檔案信息化建設(shè)而言，大數(shù)據(jù)的作用有目共睹，得到整個(gè)社會的認(rèn)可與肯定。在大數(shù)據(jù)的支持下，檔案信息化建設(shè)速度加快，效率提高。大數(shù)據(jù)為檔案信息化建設(shè)提供更大的發(fā)展機(jī)遇。社會的發(fā)展促使各行各業(yè)活動更加頻繁，檔案信息量呈現(xiàn)急劇上升的趨勢，庫藏?cái)?shù)據(jù)迅速膨脹，檔案數(shù)據(jù)管理更顯復(fù)雜性，數(shù)據(jù)類型更加多元化。檔案管理需要與網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，強(qiáng)化對海量數(shù)據(jù)的有效處理。具體講，檔案是各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展進(jìn)程中形成的信息數(shù)據(jù)，將網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)引入檔案管理實(shí)踐，滿足檔案用戶的信息需求，同時(shí)，對檔案創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)以及應(yīng)用提供便利性，檔案管理效率顯著提升，維護(hù)信息的全面性。大數(shù)據(jù)背景下的檔案收集工作更顯廣泛性，載體多樣，突破傳統(tǒng)單一文字形式，融圖表、視頻等多種模式于一體。面對大規(guī)模信息數(shù)據(jù)，其潛在利用價(jià)值需要進(jìn)行深入挖掘，強(qiáng)化提煉作用的發(fā)揮。

（二）大數(shù)據(jù)促使傳統(tǒng)檔案管理模式凸顯滯后性，與信息化發(fā)展需求不相適應(yīng)。大數(shù)據(jù)的發(fā)展促使檔案管理者面臨全新的標(biāo)準(zhǔn)與要求。因此，要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式。在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案管理機(jī)構(gòu)與相關(guān)部門責(zé)任明確，但是，應(yīng)用電子檔案之后，檔案職責(zé)不再單一，職責(zé)交叉現(xiàn)象嚴(yán)重。檔案機(jī)構(gòu)可以與相關(guān)部門展開合作，促使其了解檔案管理的要求與方向。另外，檔案收集方面也面臨巨大挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)的信息變化較快，處于實(shí)時(shí)更新中，因此，全過程記錄十分關(guān)鍵，突破傳統(tǒng)管理中信息的選擇。除此之外，在傳統(tǒng)檔案管理中，以集中模式為主，數(shù)據(jù)分析法尚未引入其中，因此，在未來，海量數(shù)據(jù)的挖掘與處理成為檔案管理的難點(diǎn)。

三、基于大數(shù)據(jù)視野如何加快檔案信息化建設(shè)

（一）以用戶需求為準(zhǔn)則，構(gòu)建數(shù)字檔案知識服務(wù)系統(tǒng)。為了健康檔案數(shù)字化建設(shè)，首先，要積極開展檔案收集工作，構(gòu)建完整的檔案管理體系，強(qiáng)化與辦公系統(tǒng)的結(jié)合，合理擴(kuò)大收集范疇，尊重用戶需求，強(qiáng)化重點(diǎn)信息的優(yōu)化與處理。其次，做好數(shù)據(jù)整理與檢索工作，提升檢索速度，增強(qiáng)便捷性。再次，合理進(jìn)行知識整合與加工。具體講，要做好編研工作，融入創(chuàng)新思想。第四，強(qiáng)化知識共享與交流，借助網(wǎng)絡(luò)與檔案系統(tǒng)，加快數(shù)據(jù)集成。結(jié)合用戶需要，制定個(gè)性化服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)服務(wù)由被動向主動的過渡。

（二）加快檔案管理制度創(chuàng)新，為檔案信息化建設(shè)提供制度保障。為了促使新時(shí)期檔案管理工作滿足大數(shù)據(jù)要求，檔案信息化建設(shè)要注重思維創(chuàng)新，構(gòu)建完善的信息化規(guī)章制度，強(qiáng)化對業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與流程的優(yōu)化，提升管理規(guī)范性，維護(hù)電子文件的安全性與可靠性。另外，以國家標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，構(gòu)建檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系，統(tǒng)一相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)字加工的優(yōu)化。

（三）全面加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)集檔案管理與信息技術(shù)于一體的綜合性人才。檔案管理工作的發(fā)展與人才培養(yǎng)息息相關(guān)。伴隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，電子檔案成為主流，計(jì)算機(jī)技術(shù)不可或缺，檔案管理整個(gè)過程都離不開信息技術(shù)，更顯信息技術(shù)人才的重要性。因此，要培養(yǎng)既懂檔案管理，又掌握信息技術(shù)的復(fù)合型人才。基于此，要積極開展培訓(xùn)，有效提升從業(yè)人員的管理水平。

四、結(jié)束語

綜上，基于大數(shù)據(jù)視角，檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，以信息化為方向，強(qiáng)化觀念更新與創(chuàng)新，構(gòu)建全新的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)與大數(shù)據(jù)時(shí)代的共同進(jìn)步。掌握大數(shù)據(jù)檔案管理中的新技術(shù)、新理念與新模式，加快檔案管理信息化建設(shè)速度，切實(shí)提升檔案管理效率，更好地發(fā)揮檔案服務(wù)社會的價(jià)值。