如何提高檔案管理與編研利用效率

文/曲阜市檔案局 王成舜

在我國(guó)，檔案既是一種重要的無形資產(chǎn)，也是促進(jìn)社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步的重要資源，因此，應(yīng)該對(duì)檔案管理與檔案編研利用工作給予足夠重視。但是，在目前的檔案管理與編研利用環(huán)境下，受傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，檔案管理與編研工作還存在較多問題，如對(duì)檔案的管理效率不高、編研能力有限等。針對(duì)這些不足之處，優(yōu)化我國(guó)檔案管理與編研利用模式具有十分積極的現(xiàn)實(shí)意義。

一、當(dāng)前檔案管理與編研利用工作中存在的瓶頸

（一）對(duì)于檔案工作重視程度不夠。一直以來，檔案管理工作沒有得到應(yīng)有的重視。許多檔案管理人員認(rèn)為檔案管理與編研利用工作可有可無，并不是的核心工作，在工作中出現(xiàn)十分散漫的狀態(tài)，不認(rèn)真對(duì)待檔案工作的現(xiàn)象也是屢見不鮮。另外，有些檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)也存在不重視檔案編研工作的現(xiàn)象，甚至沒有配備專門從事檔案編研工作的人員，而僅僅由一些檔案管理工作人員兼職，這些人在編研工作中缺乏專業(yè)知識(shí)，無法進(jìn)行有效檔案收集與編研工作。由此可見，對(duì)于檔案管理工作不重視，成為影響檔案管理水平的重要因素。

（二）檔案管理與編研利用的信息化程度不高。信息技術(shù)的快速發(fā)展給許多行業(yè)領(lǐng)域帶來了全新的發(fā)展契機(jī)，檔案管理與編研利用工作也是如此，目前，檔案信息化已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案管理與編研利用工作急需解決的重要問題。但是從當(dāng)前的檔案管理工作來看，并不是所有檔案管理工作都應(yīng)用了信息化，許多還一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理與編研方式，管理效率較低，并且耗費(fèi)了大量的人工成本和時(shí)間成本，而且在檔案管理提檔升級(jí)的過程中，無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，造成了檔案管理水平一直處于相對(duì)滯后的狀態(tài)，影響了的整體工作效率。

（三）缺乏健全完善的檔案管理與編研利用制度。制約檔案管理質(zhì)量提升還有一個(gè)主要問題，那就是缺乏健全的檔案管理與編研利用制度。在檔案管理工作中，由于管理觀念傳統(tǒng)，并且對(duì)于檔案工作的重視程度不夠，因此并沒有制定完善的檔案管理工作制度，形成一套科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作流程，導(dǎo)致在檔案管理的實(shí)際工作一直處于較為隨意的狀態(tài)。有些即使制定了相關(guān)管理制度，但是其中絕大部分照搬其它現(xiàn)成條文，沒有結(jié)合自身的實(shí)際特點(diǎn)，缺乏針對(duì)性和可操作性，沒有實(shí)際指導(dǎo)意義。

二、檔案管理與編研利用模式的構(gòu)建和優(yōu)化策略

從以上分析可以看出，目前我國(guó)檔案管理與編研利用過程中還存在較多問題，要想促進(jìn)檔案管理工作更好發(fā)展，必須對(duì)檔案工作給予足夠重視，并且積極采取有效措施，解決檔案工作中存在的突出問題。具體的講，可以采取以下幾方面措施優(yōu)化檔案管理模式：

（一）健全和完善檔案管理與編研利用模式。在檔案管理過程中，缺乏完善的管理與編研利用模式，檔案工作機(jī)制不健全，是制約檔案管理質(zhì)量提升的主要問題。因此，應(yīng)該積極構(gòu)建完善的檔案管理工作機(jī)制。對(duì)于沒有構(gòu)建檔案工作機(jī)制的部門，應(yīng)該及時(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并積極建立完善的檔案管理工作機(jī)制，規(guī)范檔案管理流程。同時(shí)，應(yīng)該對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，合理配置檔案管理與編研的人才配置，確保每一項(xiàng)工作都能責(zé)任到人，并不斷完善檔案工作審核程序，提升管理效率，從而改掉傳統(tǒng)管理模式存在的缺陷和弊端，有效提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。

（二）提升檔案管理的信息化程度。信息化已經(jīng)成為檔案管理領(lǐng)域的重要發(fā)展趨勢(shì)，因此，應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的檔案管理與編研利用體系進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，提升檔案管理與編研的信息化管理水平。由于一些單位對(duì)于檔案管理工作不夠重視，因此相關(guān)的工作設(shè)備也十分陳舊，根本無法適應(yīng)新時(shí)代檔案工作的需要。針對(duì)這個(gè)問題，應(yīng)該專門撥付一部分資金，對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)，將檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式逐漸過渡升級(jí)到信息化水平，從而有效提升檔案管理質(zhì)量，在此過程中，能節(jié)省大量的人力和時(shí)間成本，有利于整體工作效率的提高。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)水平。在檔案管理實(shí)踐中，制約檔案管理工作質(zhì)量提升的另外一個(gè)主要原因是管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，因此，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，也是構(gòu)建和優(yōu)化檔案管理模式的重要環(huán)節(jié)。首先，應(yīng)該安排一定數(shù)量的人員專門從事檔案管理工作，并且這些從業(yè)人員應(yīng)該具備一定的檔案管理知識(shí)，這樣才能在管理與編研利用工作中實(shí)現(xiàn)不斷優(yōu)化。其次，有條件的單位也可以聘請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者，對(duì)檔案管理人員開展培訓(xùn)，從而提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，也可以加大投入力度，從外部引進(jìn)一些優(yōu)秀的檔案管理人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員的整體水平，為檔案管理與編研利用模式的構(gòu)建和優(yōu)化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理與編研利用工作是確保檔案保存與利用的重要組成部分，應(yīng)該給予足夠重視。要做好檔案管理與編研工作，就應(yīng)該不斷創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理模式，提升檔案信息化管理水平，并且也要構(gòu)建健全完善的檔案管理工作機(jī)制，從而促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量進(jìn)一步提升。