預(yù)歸檔工作長效管理路徑探析

文/水利部四川省水利水電勘測設(shè)計研究院 丁文

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案工作也面臨一場深刻的變革，其中一個重要體現(xiàn)即越來越多的企業(yè)采用電子化、網(wǎng)絡(luò)化的方式來進(jìn)行檔案管理。檔案的電子化管理其主要流程是將辦理完畢的電子文件從項目部門辦理結(jié)庫，然后保存到預(yù)歸檔庫，最后再最終保存到檔案庫。其中，預(yù)歸檔這一環(huán)節(jié)是檔案管理工作中承上啟下的一個至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，在很大程度上決定了檔案管理工作的優(yōu)劣，因此，檔案管理人員對預(yù)歸檔這一環(huán)節(jié)進(jìn)行研究是十分必要且具有現(xiàn)實(shí)意義的。

一、預(yù)歸檔管理的作用

預(yù)歸檔是檔案電子化管理的前置環(huán)節(jié)之一，主要是對電子文件資料進(jìn)行基本的整理和組件后暫存在預(yù)歸檔管理區(qū)域的一系列處理過程，在整個檔案管理過程中起著十分重要的作用。

（一）預(yù)歸檔可以大大提高檔案管理的工作效率。過去的檔案管理流程主要是檔案管理人員對資料進(jìn)行收集、整理，之后進(jìn)行文件歸檔以及后續(xù)的查閱及檔案利用等環(huán)節(jié)。隨著企業(yè)的不斷壯大和發(fā)展，不僅文件資料的存量越來越多，增速也在越來越快，傳統(tǒng)的檔案管理體系已經(jīng)不能很好地滿足現(xiàn)代化發(fā)展的要求，檔案管理工作環(huán)節(jié)多而且內(nèi)容越發(fā)繁瑣，耗費(fèi)了很多人力、時間和精力。而實(shí)行預(yù)歸檔，將文件歸檔之前的環(huán)節(jié)合并，在很大程度上可以縮短時間，減少人力，明顯提高了檔案管理的效率，管理人員可以將精力投入到檔案管理的開發(fā)和編研等工作中去，更好地提高檔案的管理精細(xì)度，不斷從整體上提高檔案的管理水平。

（二）預(yù)歸檔文件庫可以為開放共享平臺提供更便利的條件?；ヂ?lián)網(wǎng)的發(fā)展和普及標(biāo)志著一個更加開放和共享的時代已經(jīng)到來，企業(yè)的檔案管理體系也不斷以自身為基點(diǎn)向外擴(kuò)展和延伸，很多企業(yè)加大了檔案資料的對外開放借閱。電子文件的預(yù)歸檔可以繞過最終歸檔的環(huán)節(jié)，在歸檔的前置階段就可以和開放平臺實(shí)現(xiàn)資源對接，為檔案資料的閱讀、查詢、下載和利用提供更便利的條件。

此外，正是因為預(yù)歸檔環(huán)節(jié)的樞紐地位，使其在與其他檔案管理環(huán)節(jié)對接的過程中，促使電子檔案的格式越來越規(guī)范，促進(jìn)整個檔案管理體系的不斷完善。

二、預(yù)歸檔管理的實(shí)施方法

電子文件的預(yù)歸檔管理工作涉及到一系列的內(nèi)容，主要從下面幾方面入手：

（一）首先對文件信息包設(shè)置統(tǒng)一的命名方式并對檔號進(jìn)行預(yù)編制。電子文件的命名需根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況來確定，通常涉及部門、事項類型、年度、期限、文件號等等。工程各設(shè)計人員形成工程電子文件后，依此填寫相應(yīng)的電子編碼。

（二）存檔信息包的整理原則制定，通常以辦理事項為基本單位來設(shè)定。同時要對文件包的分類、排序和存放結(jié)構(gòu)進(jìn)行規(guī)范。例如：依照工程名、設(shè)計階段、專業(yè)及專業(yè)子項、順序號這樣的秩序結(jié)構(gòu)來規(guī)范。

（三）在管理操作時應(yīng)遵循軟件自動執(zhí)行和人工審核確認(rèn)相結(jié)合的原則。例如：整編人員對歸檔參數(shù)進(jìn)行設(shè)置、檢查或填寫軟件預(yù)設(shè)好的各空格、質(zhì)量檢測、核對檔案資料等。

（四）明確各類工程資料的歸檔范圍和保管期限。例如：由生產(chǎn)技術(shù)部和檔案室共同擬定工程資料各個階段各個專業(yè)的應(yīng)歸檔范圍和保管期限。

（五）針對各類工程資料的歸檔范圍和保管期限。在預(yù)歸檔提交平臺上做好相應(yīng)的參數(shù)設(shè)置。

（六）對到期的文件包進(jìn)行盤點(diǎn)、檢查核對。待核對一致無誤后提交入檔案數(shù)據(jù)庫，確認(rèn)正式歸檔。

三、預(yù)歸檔管理應(yīng)注意的問題

在預(yù)歸檔管理具體工作中，有以下幾點(diǎn)需要檔案人員注意：

（一）檔案部門定期對預(yù)歸檔階段的歸檔材料進(jìn)行盤點(diǎn)并進(jìn)行公示。比如每月底集中對本月的電子文件進(jìn)行盤點(diǎn)和梳理，將預(yù)歸檔的文件目錄及相關(guān)細(xì)則進(jìn)行公示，要確保通知到所有相關(guān)的設(shè)計人員。這樣做一方面可以讓遺漏的資料及時補(bǔ)上，散失的資料盡快歸位，確保每個項目的檔案材料完整無缺地進(jìn)行預(yù)歸檔。另一方面，通過階段性地盤點(diǎn)工程資料并進(jìn)行公示可以讓工程項目部門全體設(shè)計人員了解本項目現(xiàn)階段的整體工作進(jìn)展情況，對照并核查自己經(jīng)手的工程資料還有什么疏漏或疑點(diǎn)，可以很好地避免因檔案管理人員交叉工作對項目資料的整理出現(xiàn)失誤，及時讓出現(xiàn)偏差或遺漏的工程資料歸隊，保障了預(yù)歸檔工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。

（二）檔案部門應(yīng)盡快針對企業(yè)或單位自身情況制定預(yù)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)操作流程。由于工程資料的類別和內(nèi)容越來越多，檔案人員或設(shè)計人員的操作技能也各有不同，而管理體系的不斷規(guī)范化是提高檔案管理效率的重要基礎(chǔ)，這就需要檔案管理部門從實(shí)際情況出發(fā)，擬定一套標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)范并不斷完善，讓所有人員都有據(jù)可依，有標(biāo)準(zhǔn)可查，通過在整個管理部門運(yùn)行同一套操作規(guī)程，使檔案預(yù)歸檔管理工作更加規(guī)范化，減少各種誤差，提高管理的效率。

（三）重視并提高預(yù)歸檔電子文件的安全性。電子化的檔案管理體系一方面為企業(yè)帶來了巨大的便利，另一方面也潛藏著各種隱患。比如由于實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化的預(yù)歸檔管理，設(shè)備故障或者網(wǎng)絡(luò)病毒很容易造成檔案管理體系的癱瘓和崩潰，由于預(yù)歸檔的電子文件中含有很多重要的技術(shù)資料和信息，一旦損失將會給企業(yè)帶來諸多麻煩和損失。在預(yù)歸檔的電子管理系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)設(shè)置多層防護(hù)屏障，比如網(wǎng)絡(luò)接口病毒查殺，軟件安全升級系統(tǒng)，定期對機(jī)器設(shè)備進(jìn)行維護(hù)等等，為預(yù)歸檔電子管理體系打造一張安全的防護(hù)網(wǎng)，保證預(yù)歸檔工作的順利開展和實(shí)施。