大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下的檔案管理價(jià)值探討

文/呼倫貝爾市人民政府辦公廳電子信息中心 李明洋

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)已然成為當(dāng)今時代發(fā)展的代表性產(chǎn)物之一，通過對大數(shù)據(jù)的分析研究，我們能夠發(fā)現(xiàn)信息與信息之間潛在的相關(guān)性，從而為企業(yè)決策提供重要的依據(jù)。檔案管理是企業(yè)信息資源管理工作中的重要內(nèi)容，顧名思義，檔案管理工作的服務(wù)對象為檔案的使用者，最初主要是解決檔案資料分散、雜亂、相互孤立等問題。而如今在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，對檔案管理工作也提出了新的要求，作為數(shù)據(jù)資料的存儲中心，檔案管理成為大數(shù)據(jù)發(fā)展的必要依賴條件，與此同時，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用也改變了檔案管理的價(jià)值。

一、大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下檔案管理工作體現(xiàn)出的優(yōu)勢

（一）提高了檔案管理的效率。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，不僅提高了檔案工作人員對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理分析的速度，還明顯降低了檔案管理工作的運(yùn)行成本。隨著社會經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，各行業(yè)在運(yùn)營過程中所產(chǎn)生的檔案資料和文件信息也越來越多，如果仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式，勢必會造成人力資源和紙質(zhì)資源的大量浪費(fèi)，不利于企業(yè)整體經(jīng)營水平的提升。而利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案資料進(jìn)行分類處理，則可以在短時間內(nèi)將數(shù)據(jù)存儲到企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息資源庫中，極大地提高了工作人員的管理效率。

（二）提升了檔案存儲的質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式下，管理人員主要是采取紙質(zhì)記錄的方式來對檔案資料進(jìn)行整理儲存，這種存儲模式存在明顯的弊端，一旦遇到火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事故很容易損壞，或者隨著時間的流逝會出現(xiàn)紙質(zhì)老化的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致字跡模糊，無法為檔案使用者提供所需的服務(wù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，便不會出現(xiàn)這種問題，所有資料都以電子數(shù)據(jù)的形式儲存，并且均拷貝在單獨(dú)的硬盤當(dāng)中，即便系統(tǒng)出現(xiàn)故障，也依然可以從備用庫中查找所需信息，極大地提升了檔案管理的質(zhì)量水平。

二、提升檔案管理價(jià)值的有效策略探討

（一）樹立大數(shù)據(jù)檔案管理意識。大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)管理者應(yīng)樹立與社會發(fā)展需求同步的檔案工作理念，積極采用全新的資料收集方式和管理手段，為檔案管理人員提供明確的工作指導(dǎo)。具體而言，首先，檔案工作者需嚴(yán)格規(guī)范檔案資料的管理與開發(fā)流程，認(rèn)真分析當(dāng)前的數(shù)據(jù)處理與分析現(xiàn)狀。其次，對檔案數(shù)據(jù)實(shí)施精細(xì)化管理，提高計(jì)算機(jī)軟件操作的熟練度，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行全面清理，并且能夠靈活地完成大規(guī)模的數(shù)字轉(zhuǎn)換工作。再此，企業(yè)應(yīng)構(gòu)建完善的檔案信息資源檢索機(jī)制，最大程度地配合各部門的日常管理工作，滿足他們的使用需求，以有效提高檔案管理者的工作熱情和積極性。最后，企業(yè)還應(yīng)加大對檔案管理工作的宣傳力度，不斷增強(qiáng)相關(guān)工作人員的責(zé)任意識和事業(yè)心，推動檔案管理工作朝著規(guī)范化與科學(xué)化的方向發(fā)展。

（二）統(tǒng)一規(guī)劃檔案資源。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，使得統(tǒng)一備份、存儲和處理海量數(shù)據(jù)成為可能。目前，我國已有部分區(qū)域建立了一定規(guī)模的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)業(yè)園，主要用來進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、處理、分析等工作，對于促進(jìn)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了十分積極的作用。受各地?cái)?shù)據(jù)庫建設(shè)的啟發(fā)，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)對檔案資源實(shí)施統(tǒng)一化的管理，以有效維護(hù)檔案文件的安全。為此，檔案管理工作者需盡快構(gòu)建一個完善的檔案資料備份中心，將企業(yè)管理運(yùn)營過程中所產(chǎn)生的各類檔案信息集中起來，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行統(tǒng)一的開發(fā)與管理，全面降低檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)性，保證企業(yè)檔案管理資源的使用價(jià)值。

（三）合作開發(fā)檔案管理網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫。當(dāng)今社會背景下，企業(yè)要想憑借自身力量構(gòu)建一個功能齊全、覆蓋面廣闊的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫平臺，實(shí)施難度較大。因此，企業(yè)有必要樹立合作研發(fā)意識，與研究院、科技單位、數(shù)據(jù)開發(fā)公司等建立良好的合作關(guān)系，共同開發(fā)檔案管理網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，以有效加強(qiáng)對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的管理。與此同時，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)不斷提高自身的組織能力，根據(jù)數(shù)據(jù)庫研發(fā)工作的實(shí)際情況，合理投入和調(diào)配人力、物力、資金等各方面的資源，以有效促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)、高效運(yùn)行。

三、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)的發(fā)展給檔案管理工作帶來了巨大的優(yōu)勢，企業(yè)需充分把握這一機(jī)遇，及時樹立大數(shù)據(jù)的檔案管理意識，并加強(qiáng)合作建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的研發(fā)力度，以實(shí)現(xiàn)對檔案資源的統(tǒng)一規(guī)范化管理，從而有效提升檔案管理的資源價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)整體運(yùn)營效益的增長。