探討檔案管理

文/國家食品安全風(fēng)險(xiǎn)評估中心 付文麗

一、檔案及檔案管理的定義

檔案是指機(jī)關(guān)、組織和個人在社會實(shí)踐中直接形成的，具有保存和利用價(jià)值的文字、圖標(biāo)、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄。

檔案管理也叫檔案工作。是指檔案館（室）直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。具體來講，是指檔案的收集、整理、編目、編研、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動。

二、檔案管理的價(jià)值和意義

事業(yè)單位是否具有業(yè)績或者是否具有一定的管理水準(zhǔn)的重要體現(xiàn)是檔案管理工作是否科學(xué)規(guī)范。一個事業(yè)單位在發(fā)展過程中會有很多優(yōu)秀的成果，而這些成果都會被記錄到檔案中，而要想了解單位的歷史經(jīng)營業(yè)績就必須通過檔案來查詢，所以單位的科學(xué)發(fā)展離不開檔案的管理工作。只有將檔案管理和經(jīng)營管理相結(jié)合，這樣就把單位的資源配置制定了，從而就體現(xiàn)出單位在未來的發(fā)展情況，這對單位的經(jīng)營和管理都具有非常重要的意義。

事業(yè)單位的檔案是在長期社會實(shí)踐活動中形成的，是對過去工作的真實(shí)記錄和單位歷史發(fā)展情況的客觀反映，對單位的經(jīng)營管理和領(lǐng)導(dǎo)決策具有重要的輔助作用。單位工作人員可以通過分析檔案資料，對過去的工作進(jìn)行總結(jié)，吸取前人的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并根據(jù)現(xiàn)階段事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀制定科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃和管理決策?？梢詾橄嚓P(guān)部門和人員提供信息資料的查找等服務(wù)，一旦事業(yè)單位涉及到司法訴訟等情況，檔案查詢功能就能夠很好地發(fā)揮作用，從而確保事業(yè)單位的合法權(quán)益不受侵害，實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。

其實(shí)，企業(yè)和高校等也不例外。檔案是一部史記，真實(shí)地記載了企業(yè)、高校等過去很多優(yōu)秀的產(chǎn)品、作品、設(shè)計(jì)圖紙、研究成果及企業(yè)、高校等建立、發(fā)展、變遷過程，不但記載了成功的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)，也記錄了失敗的教訓(xùn)。

因此，無論是事業(yè)單位，還是企業(yè)、高校等，他們的健康、順利發(fā)展都離不開檔案來保駕護(hù)航，這也是檔案及檔案管理的重要意義和價(jià)值所在。

三、檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不健全、不完善。在檔案管理工作中，沒有相關(guān)制度的制約，或者因?yàn)楣芾碇贫炔唤∪?、不完善，因而?dǎo)致檔案管理無章可循，其結(jié)果是直接導(dǎo)致檔案管理工作混亂。具體表現(xiàn)為對于檔案的收集整理，常常會因?yàn)椴患皶r(shí)或者不仔細(xì)而導(dǎo)致檔案的不全或者遺失，檔案的借閱也沒有通過正規(guī)的借閱手續(xù)，檔案管理的安全措施不夠完善，致使檔案的安全受到嚴(yán)重威脅，有時(shí)甚至?xí)霈F(xiàn)篡改檔案的現(xiàn)象，直接破壞了檔案的真實(shí)性，致使檔案的價(jià)值和意義蕩然無存。這一切的結(jié)果是檔案管理出現(xiàn)混亂，究其根源，根本原因在于缺乏合理、健全、完善的檔案管理制度。

（二）檔案管理員的知識和能力問題。檔案管理是一項(xiàng)集管理知識和檔案知識及技術(shù)性于一體的復(fù)雜工程。鑒于檔案的重要性和檔案管理的嚴(yán)肅性，對于管理人員的素質(zhì)和能力要求也較高。檔案管理人員的素質(zhì)和水平的高低直接影響著檔案管理的水準(zhǔn)和檔案質(zhì)量的高低，即影響著檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理人員知識水平和素質(zhì)水平的高低決定著檔案質(zhì)量的好壞。檔案管理員管理能力低下、相關(guān)知識匱乏是不利于檔案管理工作的。

（三）領(lǐng)導(dǎo)、全體工作人員及檔案管理員的檔案意識問題。領(lǐng)導(dǎo)起著核心的指導(dǎo)作用。如果領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強(qiáng)，對檔案工作不重視，那將是檔案工作的大不幸。檔案涉及到每一位員工，檔案又來源于每一位員工的工作過程，所以，如果全體工作人員檔案意識淡薄，檔案管理工作將無從開展。如果檔案管理員的檔案意識薄弱，就難以想象這樣的檔案管理員會管理出什么水平的檔案。檔案是歷史的記錄、經(jīng)驗(yàn)的積淀，檔案不但要管理好，更重要的是要開發(fā)好、利用好，只有這樣才能充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值。當(dāng)然一個不負(fù)責(zé)任的管理員，連日常的管理都做不好，更不能期待開發(fā)利用檔案。

（四）對檔案工作的支持。沒有必要的軟、硬件的支持，檔案工作無法開展。必要的場所、足夠的人員、充裕的資金支持是開展并做好檔案管理工作的前提和必要條件。支持必須的硬件，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)等等和必要的人員編制是檔案管理的基本保證，兩者缺一不可。前者是管理工作必須的工具，而后者則是通過使用工具完成工作的人，現(xiàn)在普遍存在的問題是領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、人員與經(jīng)費(fèi)不足，這些問題會直接影響檔案管理的開展及規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，更不利于檔案信息的開發(fā)利用。

四、檔案管理的具體措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識是有效推進(jìn)檔案管理規(guī)范化的重中之重，是首要的、也是必須的條件。1.主管和分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)積極參與上級部門組織召開的檔案方面的各種會議，如宣傳會、培訓(xùn)會、現(xiàn)場會、經(jīng)驗(yàn)交流會，以便了解和認(rèn)識檔案工作，提高檔案意識。2.督促和領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門制定檔案管理工作制度，確立目標(biāo)，明確責(zé)任。3.督促和領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門制定檔案管理工作的獎懲制度。4.督促和領(lǐng)導(dǎo)本單位收文、行文機(jī)構(gòu)按時(shí)保質(zhì)保量地做好向檔案室的歸檔工作，賦予并支持檔案管理工作人員指導(dǎo)歸檔管理的權(quán)利，以保證檔案質(zhì)量及檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（二）合理和完善的檔案管理制度是有效推進(jìn)檔案管理規(guī)范化的保證。在領(lǐng)導(dǎo)的正確指導(dǎo)下，相關(guān)部門本著負(fù)責(zé)任的態(tài)度，首先要及時(shí)完善各項(xiàng)檔案管理工作制度，在檔案的收集、保管、利用、人員崗位職責(zé)、經(jīng)費(fèi)保障等具體工作中做到有章可循，有制度可依。1.納入檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制度、目標(biāo)管理制度、綜合計(jì)劃制度、部門和個人考核制度及獎懲制定。在單位領(lǐng)導(dǎo)分工的職責(zé)中要明確檔案管理工作、在目標(biāo)管理考核實(shí)施細(xì)則、任務(wù)分解表、目標(biāo)管理考核結(jié)果中體現(xiàn)檔案管理工作、在綜合計(jì)劃的制定中，要充分考慮檔案軟硬件的需求，保證檔案管理的設(shè)備齊全、經(jīng)費(fèi)預(yù)算充足；在部門的考核制度中，在個人的崗位責(zé)任制及年終考核中，要體現(xiàn)出檔案管理工作。部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)把檔案管理工作作為衡量部門工作的一面鏡子，列入評選優(yōu)秀個人、年終考核工作中，與部門、個人考核直接掛鉤。對檔案管理工作抓得好的部門、個人進(jìn)行表彰和獎勵，對檔案管理工作不關(guān)心、不負(fù)責(zé)，致使本該歸檔的重要文件材料漏歸檔、不歸檔，甚至使檔案材料造成損失的單位或個人不能參與當(dāng)年的評獎，不能獲得獎項(xiàng)的榮譽(yù)、獎勵或職務(wù)的晉升，并視情節(jié)的輕重給予相應(yīng)的懲罰。2.建立制度。建立健全檔案管理工作的各項(xiàng)相關(guān)規(guī)章制度，如檔案管理辦法、檔案分類方案、文書檔案歸檔范圍和保管期限、科研項(xiàng)目檔案管理辦法、聲像檔案管理辦法、儀器設(shè)備檔案管理辦法、業(yè)務(wù)檔案管理辦法、會計(jì)檔案管理辦法、基建項(xiàng)目檔案管理辦法、電子檔案管理辦法、檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法、檔案工作保密制度、檔案工作人員責(zé)任、檔案查閱利用規(guī)定、檔案庫房管理及防火制度等等相關(guān)涉及到的檔案管理制度。做到開展的各項(xiàng)工作都可以有章可循、有制度可依、有標(biāo)準(zhǔn)可查，使得檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化落到實(shí)處。3.制度的監(jiān)督執(zhí)行。為了使各項(xiàng)規(guī)章制度能夠落地，單位上到領(lǐng)導(dǎo)下到員工能夠切實(shí)執(zhí)行，宣傳教育工作必不可少。這就要求領(lǐng)導(dǎo)要實(shí)實(shí)在在地支持檔案管理工作，要率先對各項(xiàng)規(guī)章制度學(xué)習(xí)好、領(lǐng)會好、貫徹好、執(zhí)行好、支持好。上級管理部門要組織大家學(xué)習(xí)好檔案法和各項(xiàng)規(guī)章制度，使得大家親近檔案、了解檔案、樹立檔案意識、了解檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度、理解并支持檔案管理工作，每一個人責(zé)無旁貸，加強(qiáng)溝通，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。4.檔案形成的各個環(huán)節(jié)的管理。檔案的行程過程比較復(fù)雜，來源也比較廣，來自不同單位、個人，為了保證重要檔案能夠歸檔，保證密級檔案的安全，必須管理好檔案形成的各個環(huán)節(jié)。

（三）有效推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，必須要加強(qiáng)檔案工作人員的管理。檔案管理工作離不開檔案工作人員的管理。只有掌握了現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的科學(xué)管理方法，方能實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化；檔案工作人員只有不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)步、不斷提高素質(zhì)，方能勝任檔案管理工作，使得檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理員首先要有熱愛檔案事業(yè)，甘于寂寞、踏實(shí)肯干、勇于奉獻(xiàn)的精神和高尚的道德情操。檔案是人們社會實(shí)踐活動的真實(shí)記錄，是不能涂改的歷史記憶。在任何情況下，檔案工作人員必須忠于職守維護(hù)黨和國家真實(shí)的歷史記錄，歷史不得篡改；必須始終保持較高的覺悟和清醒的頭腦，忠實(shí)、堅(jiān)定、無條件地保守國家機(jī)密。

檔案管理員要積極向上，爭取參加繼續(xù)教育，不斷學(xué)習(xí)和充實(shí)自己，更新知識結(jié)構(gòu)，努力提高業(yè)務(wù)知識和水平。檔案管理員只有掌握好專業(yè)知識，開拓視野，提高各方面的素質(zhì)，才能高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地做好檔案管理工作。

檔案管理員要嚴(yán)格履行《檔案法》賦予的義務(wù)與權(quán)力。理直氣壯地對檔案的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，有針對性地加強(qiáng)單位內(nèi)部科室文件材料的收集和積累工作，從而保證歸檔文件材料齊全、完整、有效，嚴(yán)格把關(guān)，對不符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的不予歸檔入庫。還要積極、主動地參與單位的行政、經(jīng)營管理活動，參與工程竣工、設(shè)備開箱驗(yàn)收、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)活動，參與科研課題結(jié)題及成果評獎等活動，從各個方面保證歸檔工作的順利進(jìn)行。

總之，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化、科學(xué)化，具有較強(qiáng)檔案意識的領(lǐng)導(dǎo)、全體員工的支持、充裕的經(jīng)費(fèi)、熱愛檔案事業(yè)的管理人員以及完善的管理制度，缺一不可。