煤田地質(zhì)企業(yè)檔案管理信息化探析

文/陜西省煤田物探測繪有限公司 劉春棉

在網(wǎng)絡(luò)信息時代，建立信息化檔案管理機制，對于提高檔案管理效率，優(yōu)化管理環(huán)境，具有重要的現(xiàn)實意義。但從實際而言，煤田地質(zhì)企業(yè)在檔案管理信息化的進程中，面臨諸多問題，弱化了企業(yè)檔案管理信息化的重要作用。為此，以新的發(fā)展視角為依托，進一步推進企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，是優(yōu)化管理模式、提升管理效率的重要保障，更是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)在要求。本文立足對檔案管理信息化研究，就煤田地質(zhì)企業(yè)如何深化建設(shè)，進行如下闡述。

一、煤田地質(zhì)企業(yè)檔案管理信息化存在的問題

煤田地質(zhì)企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)信息時代，推進檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)在需求，更是提高管理效率、優(yōu)化管理模式的重要途徑。但就目前而言，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，仍存在諸多問題與不足，有待進一步解決。

（一）檔案管理信息化缺乏重視，基礎(chǔ)性工作落實不到位。煤田地質(zhì)企業(yè)在檔案管理建設(shè)中，缺乏足夠重視，檔案管理信息化的基礎(chǔ)性工作落實不到位。1.缺乏足夠重視。企業(yè)在內(nèi)部管理建設(shè)中，缺乏對檔案管理信息化的重視，從人員配置到經(jīng)費保障，都缺乏實質(zhì)性的工作投入，導(dǎo)致信息化進程緩慢。2.信息化管理建設(shè)缺乏規(guī)劃，目標不明確、各部門協(xié)調(diào)配合不到位，影響了信息化建設(shè)的全面開展。3.企業(yè)上下對檔案管理信息化缺乏認識，檔案管理信息化的現(xiàn)實意義不顯著，導(dǎo)致干部職工參與的積極性不高。

（二）信息化建設(shè)不規(guī)范，缺乏完善的檔案管理系統(tǒng)平臺。檔案管理信息化建設(shè)是一個過程，要求建立完善的檔案管理系統(tǒng)平臺，以提高檔案信息的使用及存儲。但從實際來看，煤田地質(zhì)企業(yè)在信息化建設(shè)中，缺乏規(guī)范化的統(tǒng)一標準，檔案信息共享不流暢，不利于檔案信息的匯總使用。首先，信息化建設(shè)缺乏規(guī)范化標準，各自為政的信息化進程，弱化了信息化建設(shè)的應(yīng)用價值。其次，缺乏檔案信息共享機制，檔案管理信息化的實效性欠缺。再次，企業(yè)尚未建立完善的檔案管理系統(tǒng)平臺，信息化建設(shè)有待進一步推進。

（三）檔案信息化管理面臨安全問題，影響檔案信息利用。開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，給檔案管理信息化帶來日益嚴重的安全問題。首先，企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中，尚未建立完善的安全管理機制，導(dǎo)致檔案安全問題突出，影響檔案信息的存儲及傳輸安全。其次，檔案信息管理系統(tǒng)缺乏完善的安全防御體系，在病毒、黑客等的攻擊之下，極易產(chǎn)生較為嚴重的安全問題。再次，管理人員安全操作意識淡薄，違規(guī)操作、訪問非法網(wǎng)站，都增加了檔案管理信息系統(tǒng)的安全威脅。

二、煤田地質(zhì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略

在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，煤田地質(zhì)企業(yè)要認識當前存在的問題，通過強化認識、完善系統(tǒng)平臺、提升安全防護等措施，全面深化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。

（一）強化信息化建設(shè)的認識，全面落實基礎(chǔ)工作。當前，煤田地質(zhì)企業(yè)檔案管理信息化的環(huán)境條件欠佳，基礎(chǔ)性工作未能有效落實。為此，一是企業(yè)要重視檔案管理信息化建設(shè)，強化組織領(lǐng)導(dǎo)，為信息化建設(shè)提供組織、人員及經(jīng)費保障，確保各項工作的全面開展。二是創(chuàng)設(shè)信息化建設(shè)的良好環(huán)境，提高企業(yè)各部門、各崗位參與的積極性，并建立信息化管理制度，明確職責、協(xié)調(diào)配合，推進檔案管理信息化有序建設(shè)。三是建立激勵考核機制，提高激勵考核力度，并將考核結(jié)果與薪酬、職務(wù)晉升等掛鉤。

（二）完善檔案管理系統(tǒng)平臺，有效提高信息化水平。檔案管理信息化的推進，關(guān)鍵在于建立完善的系統(tǒng)管理平臺。在筆者看來，企業(yè)一方面要加大經(jīng)費投入力度，確?；A(chǔ)設(shè)施的建立，特別是硬軟件的完善，是搭建檔案管理系統(tǒng)平臺的重要基礎(chǔ)。另一方面，要建立信息共享機制，依托系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)更加高效、便捷的檔案信息存儲及傳輸，確保檔案信息有效利用，發(fā)揮檔案信息的應(yīng)用價值。

（三）提升安全防護措施建設(shè)，切實確保信息化安全。在檔案管理信息化的進程中，信息安全的有效保障，是最為重要的工作之一。首先，要建立完善的安全防護體系，實現(xiàn)對黑客、病毒的有效防范，避免外界惡意攻擊對信息系統(tǒng)平臺的安全威脅。其次，強化安全技術(shù)的有效應(yīng)用，特別是防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、殺毒軟件等的應(yīng)用，能夠進一步強化系統(tǒng)安全防護，確保信息系統(tǒng)安全。再次，強化安全教育，提高管理人員的安全意識，做到規(guī)范操作，不流露非法網(wǎng)站，一旦發(fā)現(xiàn)異常情況，需要及時處理，避免安全威脅造成嚴重的網(wǎng)絡(luò)安全事故，導(dǎo)致檔案信息丟失或損壞。

三、結(jié)束語

總而言之，煤田地質(zhì)企業(yè)在全面推進檔案管理信息化的過程中，應(yīng)立足實際，從系統(tǒng)平臺搭建、安全防護等方面著手，建立完善的、安全的檔案管理信息系統(tǒng)。在筆者看來，企業(yè)一是要優(yōu)化信息化建設(shè)的內(nèi)外條件，提高技術(shù)及安全保障。二是推進檔案管理系統(tǒng)平臺建立，從本質(zhì)上提高信息化水平，更好適應(yīng)新時期檔案管理信息化建設(shè)需求。