試論僑情檔案信息利用及安全策略

文/山東省威海市翻譯中心 王米娜

僑情檔案是一種重要的文獻(xiàn)信息資源，它不僅客觀真實(shí)地反映了僑務(wù)部門對(duì)歸僑、華僑、華人等受眾群體服務(wù)、管理的整個(gè)過程，也為僑務(wù)事業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供了歷史依據(jù)。僑情檔案是僑法宣傳、為僑公共服務(wù)及精準(zhǔn)扶貧的重要基礎(chǔ)工作之一，是推進(jìn)和發(fā)展僑務(wù)事業(yè)的寶貴財(cái)富。多層次、多方位、多角度地挖掘檔案館藏中一切有益于促進(jìn)僑務(wù)進(jìn)步與發(fā)展的元素，使蘊(yùn)藏在檔案中的能量得以充分釋放，利用其檔案信息資源為華僑華人的后繼管理服務(wù)是當(dāng)前的一個(gè)重要課題。然而，當(dāng)前大部分部門在應(yīng)用僑情檔案信息時(shí)，由于管理意識(shí)淡薄，保密度不高，導(dǎo)致安全問題頻頻出現(xiàn)，這就要求僑務(wù)部門結(jié)合不同的問題，提出相應(yīng)的安全管理措施，在提升檔案信息應(yīng)用效率的基礎(chǔ)上，促進(jìn)為僑公共服務(wù)事業(yè)健康發(fā)展。下面，本文將重點(diǎn)闡述和分析僑情檔案信息利用及安全策略。

一、僑情檔案的基本概述

僑情檔案包括僑批、歸國(guó)后管理檔案及為僑公共服務(wù)，是華僑移民史、創(chuàng)業(yè)史及廣大僑胞對(duì)所在國(guó)和祖國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展所作貢獻(xiàn)的歷史真實(shí)見證，有著深刻文化內(nèi)涵和較高的研究?jī)r(jià)值。僑批反映出來的海外僑胞“熱愛祖國(guó)、情系故里、吃苦耐勞、勇于開拓、篤誠(chéng)守信”的精神，被視為華僑歷史文化的“敦煌文書”。它是在開展僑情探究、為僑服務(wù)以及后繼管理等工作基礎(chǔ)上得出的結(jié)果，并將其進(jìn)行記錄和保留。

僑情檔案因?yàn)樽陨砭邆漭^強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，和一般檔案管理工作存在較大差異。例如，檔案數(shù)據(jù)的收集、整理以及應(yīng)用，都需要結(jié)合不同的需求和標(biāo)準(zhǔn)加以劃分。而僑情檔案管理工作應(yīng)該由獨(dú)立的檔案部門進(jìn)行，其檔案信息的利用和查閱一般是結(jié)合僑務(wù)活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)。

二、僑情檔案信息利用存在的主要問題

（一）管理意識(shí)淡薄。當(dāng)前，大多數(shù)僑務(wù)部門主要把僑情檔案數(shù)據(jù)整理及應(yīng)用當(dāng)作檔案管理部門的主要工作，但是檔案管理的實(shí)質(zhì)在于將檔案信息自身具備的潛力和價(jià)值進(jìn)行高效發(fā)揮。所以，在開展僑情檔案管理工作時(shí)，需要結(jié)合檔案的實(shí)質(zhì)以及完善程度加以科學(xué)劃分，同時(shí)做好收集以及歸檔工作，這樣才能保證其完整性和真實(shí)性。然而，結(jié)合目前情況來說，大部門僑務(wù)部門沒有給予僑情檔案管理高度重視，并且管理意識(shí)淡薄，僅僅保證檔案數(shù)據(jù)完善即可，沒有落實(shí)核查和加強(qiáng)管理，導(dǎo)致原始僑批及后繼的相關(guān)數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。

（二）安全保密度有待提升。隨著科學(xué)技術(shù)的全面發(fā)展，傳統(tǒng)的僑情檔案數(shù)據(jù)管理模式已經(jīng)無法保障當(dāng)前僑務(wù)部門檔案信息應(yīng)用安全，這給檔案管理的安全性和保密性帶來了一定影響。僑情檔案作為僑務(wù)工作者辛情勞作的成果,部分檔案作為行政審批權(quán)力執(zhí)行的重要依據(jù)。但我國(guó)部分僑務(wù)部門在開展檔案管理工作時(shí)，僅僅結(jié)合檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求來進(jìn)行，沒有根據(jù)僑情檔案自身特性以及管理需求來落實(shí)，對(duì)僑情檔案信息的安全性和保密性造成威脅，從而引發(fā)僑情檔案信息外泄現(xiàn)象。

（三）目錄編制不規(guī)范。針對(duì)大多數(shù)僑務(wù)部門來說，僑情檔案和數(shù)據(jù)的利用效率和檢索的便利性有著一定的聯(lián)系，假設(shè)目錄編制缺少規(guī)范性，將會(huì)引發(fā)文件無法順利查到的情況。在開展目錄編制工作時(shí)，相關(guān)工作人員為了減輕自身工作量，沒有結(jié)合編制要求和標(biāo)準(zhǔn)來落實(shí)，并且造成主體或者引導(dǎo)標(biāo)注丟失，在進(jìn)行檔案信息查詢的過程中，出現(xiàn)查無此信息的現(xiàn)象，給相關(guān)信息搜索增添了難度，進(jìn)而影響僑情檔案整體應(yīng)用效率。

三、僑情檔案信息利用及安全策略

（一）提升檔案數(shù)據(jù)的完整性。為了保證僑情檔案信息安全，在落實(shí)檔案管理工作時(shí)，相關(guān)工作人員需要對(duì)僑情檔案和僑批相關(guān)內(nèi)容有全面了解，并且結(jié)合僑務(wù)工作真實(shí)狀況以及檔案應(yīng)用需求，做好信息細(xì)分工作，給后續(xù)僑情檔案查閱和應(yīng)用提供條件。

（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保密性。僑情檔案數(shù)據(jù)的安全性和保密性是僑務(wù)部門落實(shí)檔案管理工作的主要任務(wù)。僑情檔案數(shù)據(jù)的安全性和保密性，不但會(huì)給僑務(wù)工作者的切身利益帶來直接影響，同時(shí)還會(huì)影響僑務(wù)工作及交流的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。這就給檔案管理工作人員提出了嚴(yán)格的要求，不但要掌握專業(yè)的管理知識(shí)和能力，同時(shí)還要具備較強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)，結(jié)合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定完善的僑情檔案管理體系。

（三）優(yōu)化僑情檔案分類方式。為了提升僑情檔案應(yīng)用的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，要結(jié)合僑務(wù)工作真實(shí)狀況，構(gòu)建完善的內(nèi)部分配機(jī)制，并且結(jié)合國(guó)家以及各個(gè)部門分配標(biāo)準(zhǔn)，將僑情檔案中各項(xiàng)信息加以分類，進(jìn)而突顯僑情檔案數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性和科學(xué)性。在進(jìn)行僑情檔案管理時(shí)，需要結(jié)合檔案利用情況加以科學(xué)分配，同時(shí)根據(jù)各個(gè)類型的檔案信息，設(shè)定相應(yīng)的代號(hào)，以翻譯中心為例，華僑回國(guó)定居檔案，應(yīng)該標(biāo)記成HQ1；三僑考生檔案，應(yīng)該標(biāo)記成SQ1等。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在開展僑情檔案信息應(yīng)用以及管理工作時(shí)，應(yīng)該在結(jié)合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及僑務(wù)部門管理需求的基礎(chǔ)上，構(gòu)建完善的檔案信息管理體系，加強(qiáng)僑情檔案信息應(yīng)用管理，在提升僑情檔案數(shù)據(jù)真實(shí)、精準(zhǔn)的同時(shí)，利用檔案信息，促進(jìn)僑務(wù)工作健康發(fā)展。身為僑情檔案管理工作人員，還要提升自身專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，在參考西方國(guó)家管理經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，還要結(jié)合我國(guó)僑務(wù)部門管理需求，提出迎合僑務(wù)交流發(fā)展的管理標(biāo)準(zhǔn)，以此推動(dòng)僑情檔案穩(wěn)定發(fā)展。