辦公室公文寫(xiě)作應(yīng)把握的幾個(gè)問(wèn)題

文/山東科技大學(xué)黨委辦公室、學(xué)校辦公室 徐云飛

中國(guó)自古重視文字工作。鄧小平說(shuō)，與“召開(kāi)會(huì)議”和“個(gè)別談話”相比，“實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)最廣泛的方法是用筆桿子”。在辦公室工作實(shí)踐中，文字工作是與其他工作分不開(kāi)的。領(lǐng)導(dǎo)講話需要文字，制發(fā)文件需要文字，信息督查需要文字，請(qǐng)示報(bào)告需要文字，總結(jié)部署工作也需要文字。可以說(shuō)，政務(wù)工作離開(kāi)了文字工作不能運(yùn)轉(zhuǎn)，文字工作跟不上會(huì)拖累政務(wù)工作，文字工作出問(wèn)題會(huì)影響政務(wù)工作。

辦公室承擔(dān)大量的文字工作。起草一篇公文，總體要求是符合黨和國(guó)家的路線方針政策，符合上級(jí)機(jī)關(guān)的指示精神和安排部署，完整準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志的意圖，全面客觀地反映實(shí)際情況，提出或制定的措施切實(shí)可行。在具體寫(xiě)作過(guò)程中，也應(yīng)當(dāng)注意要主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)合理，條理清晰，表述準(zhǔn)確，文字精煉。要做到以上幾個(gè)方面，在公文起草工作中要注意把握好以下幾點(diǎn)。

一、知意圖

領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)同志的意圖就是公文的主題，決定了公文要表達(dá)的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和意見(jiàn)等。領(lǐng)會(huì)好了意圖，就把握了主題和方向，起草的文字材料就不會(huì)偏離主題，才能夠達(dá)到公文的預(yù)期效果；如果意圖領(lǐng)會(huì)錯(cuò)了，就會(huì)“下筆千言，離題萬(wàn)里”，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)同志的意圖也無(wú)法得到充分的貫徹，所以必須準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)導(dǎo)意圖包括顯意識(shí)、潛意識(shí)、未意識(shí)。顯意識(shí)就是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)有關(guān)問(wèn)題或有關(guān)問(wèn)題的某些方面考慮得很成熟，比較清晰的意圖。潛意識(shí)是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)有關(guān)問(wèn)題或有關(guān)問(wèn)題的某些方面有一定的考慮，但還需進(jìn)一步深化的原則性意圖。未意識(shí)是領(lǐng)導(dǎo)暫時(shí)還沒(méi)有考慮到的有關(guān)問(wèn)題或有關(guān)問(wèn)題的某些方面，需要補(bǔ)充的意圖。

要理解、領(lǐng)會(huì)好這些領(lǐng)導(dǎo)意圖，必須圍繞公文中心思想，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖進(jìn)行系統(tǒng)化處理：明確顯意識(shí)、挖掘潛意識(shí)、補(bǔ)充未意識(shí)。也就是說(shuō)，對(duì)顯意識(shí)，要全面準(zhǔn)確地體現(xiàn)在公文中；對(duì)潛意識(shí)，要順藤摸瓜，進(jìn)一步挖掘、延伸、深化，把問(wèn)題弄清楚，形成完整的觀點(diǎn)或闡述；對(duì)未意識(shí)，要主動(dòng)思考，補(bǔ)充到公文中，進(jìn)一步完善公文的結(jié)構(gòu)、層次、邏輯等方面的要素。

二、扣需求

需求既和公文的主題有關(guān)，又和公文的主要內(nèi)容有關(guān)。我們?cè)诨貜?fù)上級(jí)時(shí)要扣上級(jí)的需求；申請(qǐng)上級(jí)批示，向下級(jí)發(fā)布文件、通知時(shí)要扣實(shí)際工作的需求；寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)講話要扣會(huì)議、聽(tīng)眾的需求。一篇文章、一個(gè)講話能否產(chǎn)生好的反響，關(guān)鍵在于講的問(wèn)題是否是大家最關(guān)心、最感興趣、最想知道的問(wèn)題，所講的問(wèn)題能否撥動(dòng)讀者或者聽(tīng)眾的心弦，使他們產(chǎn)生觸動(dòng)和共鳴。

要了解需求，必須對(duì)所起草的材料有宏觀的認(rèn)識(shí)，對(duì)這篇公文所涉及工作的背景、形勢(shì)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、使用者、受眾等有充分的認(rèn)識(shí)。比如我們?cè)谙蛏霞?jí)報(bào)送材料時(shí)，必須認(rèn)真閱讀、領(lǐng)會(huì)上級(jí)有關(guān)通知要求，針對(duì)上級(jí)的要求報(bào)送有關(guān)情況；領(lǐng)導(dǎo)面向基層講話時(shí)，必須緊扣基層的需求，圍繞工作主題，緊跟當(dāng)前形勢(shì)，闡明相關(guān)的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，解決基層關(guān)心的問(wèn)題；總結(jié)部署本部門本單位工作時(shí)，必須深入調(diào)查研究，掌握第一手資料，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，查擺問(wèn)題，為總結(jié)部署工作打下良好的基礎(chǔ)。

三、會(huì)構(gòu)思

“有物有序”是古人寫(xiě)文章遵循的兩條基本要求，“有物”就是要有內(nèi)容，“有序”就是要有條理。構(gòu)思就是對(duì)公文結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、表述方式等的整體構(gòu)思。拿到一份文稿材料的任務(wù)，不能沒(méi)有構(gòu)思就下手。一篇文章的主要時(shí)間應(yīng)該在構(gòu)思上，古人說(shuō)“袖手于前，方能疾書(shū)于后”。例如“初唐四杰”之一的王勃，寫(xiě)作前總愛(ài)先蒙頭大睡，睡醒后方展紙搦毫而寫(xiě)，一揮而就。其實(shí)，王勃的“大睡”是假，“大思”是真，因?yàn)橛辛恕八敝械姆磸?fù)思考，爛熟于心，才能有“醒”來(lái)后的文如泉涌。假如他真的是“大睡”，恐怕醒來(lái)后等待他的不但不是“一揮而就”，而可能是“一籌莫展”了。

下筆起草前，要先對(duì)公文整體進(jìn)行構(gòu)思，包括對(duì)主要內(nèi)容、結(jié)構(gòu)安排、層次劃分等進(jìn)行通盤思考，圍繞公文的主題和內(nèi)容，積極調(diào)動(dòng)思維和知識(shí)儲(chǔ)備，就公文的立意、布局、素材等列好寫(xiě)作提綱，做到成竹在胸，就像工程施工一樣先畫(huà)好“藍(lán)圖”，再“按圖施工”，這樣才不至于搞成“三邊工程”（邊立項(xiàng)，邊設(shè)計(jì)，邊施工）。構(gòu)思公文時(shí)要注重內(nèi)容的邏輯性和條理性，合理劃分結(jié)構(gòu)、段落、層次，避免在一個(gè)段落里講好幾個(gè)意思，或者在幾個(gè)段落里都講同樣的意思，使文章條理清晰，邏輯合理，這樣才能讓人對(duì)公文或講話印象深刻。

四、善概括

概括包括對(duì)理論的概括、對(duì)材料的概括和對(duì)語(yǔ)言的概括。

任何一個(gè)觀點(diǎn)，都需要理論的支撐，做到有理論依據(jù)，這是決定一篇文稿是否有深度的重要因素。在公文起草中，不需要復(fù)雜高深的理論，但是我們論述工作中的思路、做法等時(shí)，也必須要有例如哲學(xué)、社會(huì)學(xué)、管理學(xué)等方面的理論依據(jù)。如果缺乏理論依據(jù)，我們的工作就成了蠻干、亂干。因此，我們需要了解一些辯證唯物主義、歷史唯物主義等理論的基本觀點(diǎn)，對(duì)于我們理解有關(guān)問(wèn)題，寫(xiě)好文稿具有重要的理論指導(dǎo)意義。同時(shí)，也要善于從實(shí)際工作中總結(jié)提升，把具體問(wèn)題抽象化，把實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)做法升華為理論，體現(xiàn)出公文的思想性。

對(duì)材料進(jìn)行加工，需要去蕪存菁，刪繁就簡(jiǎn)。寫(xiě)作公文時(shí)，要善于在紛繁復(fù)雜的事物中抓住事物的本質(zhì)，舉一反三，把零散的認(rèn)識(shí)匯總成系統(tǒng)認(rèn)識(shí)，把感性認(rèn)識(shí)上升為理性認(rèn)識(shí)。例如我們?cè)谧珜?xiě)本部門本單位工作總結(jié)時(shí)，通常需要下級(jí)單位提供一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、工作情況等材料?；A(chǔ)材料有了，不能簡(jiǎn)單地匯總到一起，還需要對(duì)材料進(jìn)行概括、提煉、加工，把我們需要的材料留下，把不需要的剔除。對(duì)留下的材料再進(jìn)行歸納、分類、合并等處理，應(yīng)用到公文中去。

公文的語(yǔ)言是規(guī)范的語(yǔ)言，寫(xiě)作公文時(shí)需要對(duì)語(yǔ)言進(jìn)行概括。領(lǐng)導(dǎo)講話、公文等文字材料的寫(xiě)作不同于其他文學(xué)藝術(shù)作品，不需要跌宕起伏的故事情節(jié)、細(xì)致入微的感情描寫(xiě)，也不需要華麗的辭藻、晦澀難懂的道理。因此，語(yǔ)言要規(guī)范、簡(jiǎn)練、樸實(shí)、莊重。語(yǔ)言的概括就是對(duì)語(yǔ)言化繁為簡(jiǎn)，要求文風(fēng)要樸素，語(yǔ)言要成熟，用詞講分寸。

五、多推敲

文字工作責(zé)任重大，白紙黑字，不容有失。文件更是“紅頭紅章”，具有很強(qiáng)的權(quán)威性、嚴(yán)肅性。因此，文字工作不僅是語(yǔ)言技巧問(wèn)題，更是政治責(zé)任心問(wèn)題。往小處說(shuō)是“不留后遺癥”，往大處說(shuō)是要“能經(jīng)得起歷史的檢驗(yàn)”。因此，辦公室文字工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)每一篇公文都樹(shù)立“精品”意識(shí)，精益求精，努力打造精品?！拔恼虏粎挵倩馗摹?，文字材料拿出初稿后，要逐字逐句地反復(fù)推敲，反復(fù)修改。有時(shí)也可與其他同志一起探討，請(qǐng)其他同志幫助一起推敲、修改，避免出現(xiàn)失誤。

六、勤學(xué)習(xí)

俗話說(shuō)“熟能生巧”，學(xué)的多了，想的多了，寫(xiě)的多了，量變就會(huì)引起質(zhì)變，文字水平就會(huì)上一個(gè)臺(tái)階。向書(shū)本學(xué)習(xí)，向?qū)嵺`學(xué)習(xí)，向領(lǐng)導(dǎo)同志和有豐富經(jīng)驗(yàn)的同志學(xué)習(xí)。不僅要有的一定文字表達(dá)能力，還要有廣博的知識(shí)面。辦公室的文字材料大多是關(guān)系本地區(qū)、本部門、本單位全局性的工作，這就注定了辦公室的文字材料不是局限于某一方面的，而是全方位、全領(lǐng)域的，涉及到本單位工作的方方面面，要求我們學(xué)習(xí)各方面的知識(shí)。如果只知其一，不知其二，就有可能犯片面性的錯(cuò)誤；如果知之不深，就有可能說(shuō)外行話。因此，我們必須不斷學(xué)習(xí)，掌握工作所需的知識(shí)。要努力“學(xué)思踐悟”，堅(jiān)持理論聯(lián)系實(shí)際，勤于學(xué)習(xí)、樂(lè)于思考、善于感悟、勇于實(shí)踐，在“學(xué)習(xí)—思考—感悟—實(shí)踐”的循環(huán)往復(fù)中不斷提高理論水平、思想水平和處理實(shí)際問(wèn)題的水平，真正做好公文起草工作。

七、有創(chuàng)新

文字工作創(chuàng)新很難，文字工作創(chuàng)新不僅僅是詞匯語(yǔ)法的創(chuàng)新，更是理論創(chuàng)新、觀念創(chuàng)新、方法創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新等方面的創(chuàng)新。文字材料寫(xiě)多了，容易形成固定的套路，而創(chuàng)新能避免重復(fù)、老套，避免老生常談，讓人耳目一新。即使長(zhǎng)期從事文字工作的同志，也應(yīng)當(dāng)注意要經(jīng)常寫(xiě)得有新意，要么在立意和架構(gòu)上出新，要么在表述和觀點(diǎn)上出新，總歸要拋出點(diǎn)新東西，也就是有的領(lǐng)導(dǎo)和同志說(shuō)的“總得寫(xiě)出點(diǎn)道道來(lái)吧”。既不重復(fù)別人，也不重復(fù)自己，這樣自己有興趣寫(xiě)，別人聽(tīng)了看了也感到新鮮、解渴。曾經(jīng)有從事文字工作的同志說(shuō)：“如果寫(xiě)稿子的人都覺(jué)得寫(xiě)的話沒(méi)什么意思，那么別指望用稿子的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)很有興致地去念；如果寫(xiě)稿子、念稿子的都覺(jué)得稿子不怎么樣，那么聽(tīng)稿子的一定不會(huì)被打動(dòng)，甚至根本就聽(tīng)不進(jìn)去?！?/p>

關(guān)于如何做好文字起草工作，以上只是幾個(gè)方面，實(shí)際工作中遠(yuǎn)不止這些，對(duì)文字工作者的要求也非常全面。再加上不同的文字材料有不同的要求，比如起草領(lǐng)導(dǎo)講話和起草公文有不同的要求；領(lǐng)導(dǎo)在不同場(chǎng)合的講話、不同領(lǐng)導(dǎo)的講話有不同的要求；起草的公文因?yàn)槲姆N不同要求也不一樣，等等，這些都需要在實(shí)際工作中根據(jù)不同的情況具體分析和掌握。