信息化背景下的不動產(chǎn)登記檔案管理探究

文/廣西博白縣不動產(chǎn)登記中心 盧道錦

不動產(chǎn)登記檔案是指不動產(chǎn)登記部門在不動產(chǎn)權(quán)屬調(diào)查、登記、轉(zhuǎn)移、變更等工作中具有保存價值的歷史記錄，主要記載形式為不動產(chǎn)登記簿，包含以各類相關(guān)紙質(zhì)文字、圖表描述、網(wǎng)絡(luò)登記表為主的原始憑證材料。當(dāng)前，在住房制度改革不斷深化、房地產(chǎn)市場迅猛發(fā)展、地產(chǎn)市場宏觀調(diào)控政策實施、國家不動產(chǎn)契稅政策調(diào)整以及子女入學(xué)等諸多因素的影響下，相關(guān)政府部門、群眾對不動產(chǎn)檔案的利用需求不斷增長。在這樣的背景下，做好不動產(chǎn)登記檔案信息化工作，對于滿足社會日益增長的不動產(chǎn)登記檔案利用需求，確保不動產(chǎn)登記工作的準(zhǔn)確性、高效性和便捷性，具有重要意義。作為一名多年管理不動產(chǎn)登記檔案的人員，筆者認(rèn)為要實現(xiàn)對不動產(chǎn)登記檔案管理信息化，必須做到“四個堅持”：

一、檔案管理信息化必須堅持標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在不動產(chǎn)統(tǒng)一登記規(guī)定出臺之前，不動產(chǎn)登記工作主要由國土、住建、農(nóng)業(yè)、林業(yè)等部門進(jìn)行，且各部門有自己的管理制度，這樣使得登記信息混亂，檔案管理分散，各部門檔案信息管理體系標(biāo)準(zhǔn)不一、規(guī)范管理工作發(fā)展不協(xié)調(diào)，使不動產(chǎn)登記檔案管理工作進(jìn)行極不規(guī)范。多年來，不動產(chǎn)登記機(jī)關(guān)的職能過于分散，各部門采用不同的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，不同的數(shù)據(jù)采集方式、精度要求等。每個部門的管理側(cè)重點不同，致使檔案信息資源不能共享、互通，不僅給利用者的查閱帶來了極大不便，而且對不動產(chǎn)檔案信息的完整性及保密性產(chǎn)生了不良的影響。因此，要對分散在各部門的不動產(chǎn)登記檔案進(jìn)行整合，實現(xiàn)“三統(tǒng)一”：一是統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。要求不動產(chǎn)登記檔案對涉及不動產(chǎn)物權(quán)的所有事項均做出真實、詳細(xì)、具體、明確的記載，并必須具有嚴(yán)格統(tǒng)一、規(guī)范適用的格式。二是統(tǒng)一實施信息化管理。在制定不動產(chǎn)信息管理基礎(chǔ)平臺建設(shè)總體方案時，將不動產(chǎn)登記檔案信息管理平臺列入建設(shè)總體規(guī)劃，上級部門應(yīng)盡快出臺指導(dǎo)性文件，加快推進(jìn)不動產(chǎn)登記檔案信息化建設(shè)。尤其應(yīng)該利用好“物聯(lián)網(wǎng)”“大數(shù)據(jù)”“云計算”等技術(shù)，讓每卷實物檔案與不動產(chǎn)登記信息關(guān)聯(lián)，還可起到自動定位、自動統(tǒng)計、智能監(jiān)管等作用，推廣利用移動通信終端，實現(xiàn)登記簿信息可自助查詢。三是統(tǒng)一實行集約化管理。有必要建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)的不動產(chǎn)登記檔案館，將整合分散在相關(guān)職能部門登記信息的按照統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)與管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范化管理，推進(jìn)不動產(chǎn)登記檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，實現(xiàn)信息共享。

二、檔案管理信息化必須堅持?jǐn)?shù)字化管理

不動產(chǎn)檔案最初是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的保存受到多方面的影響，尤其對于內(nèi)容價值較高的檔案，能夠確保檔案的完整、完好顯得尤為重要。另外，檔案要經(jīng)常進(jìn)行查閱，容易損壞或遺失，這也給檔案的保存和管理帶來很大的困擾。因此，要轉(zhuǎn)變不動產(chǎn)檔案的管理模式，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，如互聯(lián)網(wǎng)等對檔案信息進(jìn)行采集、整合及儲存，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化及檔案信息一體化，加強(qiáng)不動產(chǎn)檔案管理信息化的推廣與應(yīng)用。數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理指的是利用現(xiàn)代化的數(shù)字技術(shù)以及設(shè)備，即計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對不動產(chǎn)檔案信息進(jìn)行收集、整理、存檔等，最終通過利用數(shù)字技術(shù)實現(xiàn)對不動產(chǎn)的檔案管理。在數(shù)字化檔案管理中，檔案信息多以電子檔案或者數(shù)字檔案的狀態(tài)被儲存或使用，在相關(guān)檔案信息的調(diào)用過程中，使用者必須借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行信息檢索操作，而且借助數(shù)字化系統(tǒng)，檔案信息會更加全面，而且檔案管理工作會更加方便和高效。一是嚴(yán)格遵循檔案信息建設(shè)規(guī)定，確保信息真實準(zhǔn)確。不動產(chǎn)檔案信息管理是一項非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，為了確保工作實施的有效性，也為了確保信息資源的可靠性，在檔案信息資源建設(shè)管理過程中，必須遵循國家的相關(guān)規(guī)定，根據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行嚴(yán)格操作，特別是工作人員在進(jìn)行檔案收集和整理過程中，必須保證不動產(chǎn)檔案信息的完整、真實和準(zhǔn)確。二是建立統(tǒng)一信息平臺，健全網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防范機(jī)制。以不動產(chǎn)登記信息平臺為基礎(chǔ)，建立不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)“統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一監(jiān)管、統(tǒng)一查詢與服務(wù)”等功能，同時嚴(yán)格保護(hù)數(shù)據(jù)，注重網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防范。三是構(gòu)建不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)信息化利用。充分利用信息化技術(shù)，為不動產(chǎn)登記檔案構(gòu)建一個管理一體化、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)數(shù)據(jù)安全傳輸、充分共享，為社會提供多維的、一體化的信息服務(wù)。數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺的搭建，是以數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理為基礎(chǔ)，通過建立數(shù)字化平臺，最終實現(xiàn)對數(shù)字化不動產(chǎn)檔案的科學(xué)管理。

三、檔案管理信息化必須堅持創(chuàng)新服務(wù)方式

在提高檔案管理信息化水平的同時，也要強(qiáng)化不動產(chǎn)檔案利用的服務(wù)意識，做到檔案管理為不動產(chǎn)登記檔案利用而服務(wù)。一是運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)方式”。為貫徹落實國家關(guān)于推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”和開展信息惠民的要求，可以采取“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)方式”，讓數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿。“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)方式”，即查檔申請人通過網(wǎng)上申請，提交查閱不動產(chǎn)登記檔案所需的資料，網(wǎng)上申請系統(tǒng)自動將查檔申請信息提交到內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，查檔工作人員獲取申請信息并開具不動產(chǎn)登記查詢證明，采用快遞到付的方式寄送給申請人。二是提供自助式查檔服務(wù)。即在行政服務(wù)中心、圖書館等人流密集的公共場所設(shè)置不動產(chǎn)登記檔案自助查檔終端設(shè)備，設(shè)備包括工控機(jī)、觸摸屏、打印機(jī)、身份證識別儀、攝像頭、揚(yáng)聲器等，查檔申請者可在設(shè)備上刷身份證，設(shè)備自動檢測申請者的人臉并進(jìn)行拍照，接著按照申請者要求提供檔案信息查詢服務(wù)，并打印查詢結(jié)果，自助完成檔案查閱利用的整個過程。三是為部門單位提供專門化服務(wù)。組織部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等特定政府部門在人事調(diào)整、違紀(jì)跟蹤等工作中，需要查詢不動產(chǎn)登記檔案信息。為這些部門提供服務(wù)時，可以采取延伸查檔的服務(wù)方式，即通過電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)，采取網(wǎng)絡(luò)安全準(zhǔn)入、CA認(rèn)證等安全措施，延伸不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)接入范圍，方便這些部門查檔。民政部門、法院、銀行等單位在查詢權(quán)利人及家庭成員在行政區(qū)劃內(nèi)有無房屋登記信息或房屋登記數(shù)量時，需要不動產(chǎn)登記檔案信息。為這些單位提供服務(wù)時，考慮到其所查閱的檔案數(shù)量龐大，可提供數(shù)據(jù)接口查詢方式。

四、檔案管理信息化必須堅持專業(yè)人才培養(yǎng)

在數(shù)字化時代，檔案管理更需要技術(shù)型人才。為了有效推動不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，不動產(chǎn)登記部門應(yīng)重視專業(yè)技術(shù)人才的引入和培養(yǎng)。一是制定人才隊伍建設(shè)規(guī)劃。圍繞“培養(yǎng)、吸引、使用”三個環(huán)節(jié)，加強(qiáng)高素質(zhì)檔案人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)和造就一大批有理想、有道德、掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理知識的復(fù)合型人才和各類專門人才，推動檔案事業(yè)又好又快發(fā)展。二是加大專業(yè)人才的培養(yǎng)力度。采取“請進(jìn)來”與“走出去”相結(jié)合、集中培訓(xùn)與分類指導(dǎo)相結(jié)合、專家授課與個人自學(xué)相結(jié)合等培訓(xùn)方式，提高檔案人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。在相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)過程中，主要進(jìn)行理論知識傳遞和實踐操作培訓(xùn)，如理論知識包括計算機(jī)病毒的形成和傳播、必需供給數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的方式和途經(jīng)等，實踐操作可以是檔案信息的正確存儲和錄入方式、檔案信息的正確訪問方式以及如何減少辦公計算機(jī)而降低信息泄露可能性的操作方式等。通過此類培訓(xùn)，使檔案信息管理工作人員能夠更好地規(guī)范自己的行為，以維護(hù)不動產(chǎn)登記檔案信息的安全性。三是引進(jìn)高素質(zhì)的管理人才。為適應(yīng)數(shù)字化檔案管理要求，重點引進(jìn)掌握現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理的人才，提高不動產(chǎn)登記檔案管理信息化管理水平。