大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理服務(wù)模式轉(zhuǎn)型

文/北京精密機(jī)電控制設(shè)備研究所 黃波

隨著社會(huì)電子技術(shù)不斷的進(jìn)步與發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)已經(jīng)廣泛運(yùn)用于各個(gè)領(lǐng)域，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也在逐步向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換。在不久的將來(lái)，數(shù)字檔案會(huì)成為主流。作為大數(shù)據(jù)信息資源的重要來(lái)源之一，其應(yīng)用服務(wù)模式的拓展存有很大的空間。適應(yīng)這種檔案管理形式的改變，充分、有效地發(fā)揮數(shù)字檔案信息資源的價(jià)值，首先需要我們每一位檔案人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理、服務(wù)的理念。同時(shí)充分認(rèn)清數(shù)字檔案信息的特點(diǎn)，并根據(jù)其獨(dú)有的特征進(jìn)行適應(yīng)性改變后，才能提供更好、更高效的服務(wù)，才能使其價(jià)值最大化。

一、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式及其特點(diǎn)

紙質(zhì)檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理的流程是接收、分類、整理編號(hào)、錄入條目信息等等，這一系列繁瑣的整理歸檔的動(dòng)作都是為了檔案提供利用做基礎(chǔ)性的準(zhǔn)備，整理案卷歸檔的過(guò)程最終目的就是能夠在提供利用的時(shí)候能夠快速定位找出需要的檔案。那么這個(gè)查找過(guò)程對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)是相當(dāng)繁瑣的，在沒(méi)有檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案文件條目信息進(jìn)行管理之前，檔案人員需要制作若干種檢索工具，比如：檔案文件的目錄索引卡片、各種管理臺(tái)賬等等，查找起來(lái)非常困難。

隨著檔案信息管理系統(tǒng)的出現(xiàn)和普及，檔案文件條目信息實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理。手段和方法提升了，查找定位檔案的效率提高了，但檔案人員因此增添了一項(xiàng)新的數(shù)據(jù)錄入工作。所以說(shuō)，檔案文件條目信息的數(shù)字化管理并未使檔案管理產(chǎn)生質(zhì)的變化，而僅僅是在一個(gè)較低層次上的完善。

（一）檔案接收、歸檔整理工作量大。一份檔案要經(jīng)過(guò)鑒定、接收、分類、裝訂、組卷、排序、編制檔案、錄入系統(tǒng)、卷內(nèi)索引、上架等等一系列的環(huán)節(jié)，且每個(gè)環(huán)節(jié)必不可少，檔案人員每天都要面對(duì)企業(yè)各個(gè)專業(yè)口送來(lái)的各種各樣的文件進(jìn)行整理，其工作量不言而喻。重復(fù)性的勞動(dòng)容易使人產(chǎn)生倦怠感，難免在某個(gè)環(huán)節(jié)中就會(huì)發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題，為了避免這種低層次的質(zhì)量問(wèn)題的發(fā)生，檔案人員又需要增加一項(xiàng)復(fù)檢的環(huán)節(jié)，使工作量增加，又會(huì)在新環(huán)節(jié)上形成惡性循環(huán)。

（二）檔案實(shí)體與檔案信息條目異地管理，需將其關(guān)聯(lián)管理。為了提高查找定位效率，目前很多單位都已實(shí)現(xiàn)了檔案信息條目管理系統(tǒng)，即管理系統(tǒng)對(duì)檔案的關(guān)鍵字段進(jìn)行錄入管理，代替了傳統(tǒng)的手工臺(tái)賬的同時(shí)提升了查找效率。但由于不是檔案電子全文管理，若需要檔案的具體內(nèi)容時(shí)，還要拿到檔案實(shí)體進(jìn)行利用。所以為了檔案管理系統(tǒng)信息條目與檔案實(shí)體相關(guān)聯(lián)更快速地定位檔案實(shí)體，在錄入信息時(shí)需要將檔案實(shí)體具體的存放位置當(dāng)作一個(gè)錄入項(xiàng)進(jìn)行編錄，即相當(dāng)于加入一個(gè)索引鏈接項(xiàng)，只不過(guò)這個(gè)鏈接指向?qū)嵨锒请娮哟尜A介質(zhì)。

（三）檔案實(shí)體存放占地面積大。歸檔的過(guò)程就是檔案人員對(duì)歸檔的文件進(jìn)行分類立卷管理。企業(yè)需要保存的檔案也會(huì)根據(jù)不同的業(yè)務(wù)范圍，分為不同的大類，比如文書(shū)類、經(jīng)營(yíng)類、產(chǎn)品類、成果類、設(shè)備儀器類、基建類等等，檔案實(shí)體需要的存放空間也是相當(dāng)大的。為了能夠快速的定位查找，需要將企業(yè)涉及的檔案門類事先劃分好區(qū)域，預(yù)估出各門類檔案增加的數(shù)量，留出充裕的空間存放，但這樣形成的預(yù)估值不一定準(zhǔn)確，一是很難準(zhǔn)確估測(cè)企業(yè)的發(fā)展速度，二是企業(yè)的發(fā)展方向存在不穩(wěn)定性等等很多不確定因素。

（四）檔案庫(kù)房環(huán)境硬件條件要求高。為了長(zhǎng)期保存檔案，檔案庫(kù)房的保管環(huán)境條件要求非常嚴(yán)格，溫度、濕度、光照、防蟲(chóng)等等都要求控制在一定范圍。檔案庫(kù)房必須增設(shè)一些外部設(shè)備來(lái)保障保管環(huán)境達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，為檔案長(zhǎng)期存放提供創(chuàng)建符合要求的環(huán)境。

（五）紙質(zhì)檔案利用率低且只能提供檔案的被動(dòng)服務(wù)。大量的歸檔文件常年處于封存狀態(tài)，利用率低。寶貴的檔案知識(shí)因其具體內(nèi)容不易被發(fā)現(xiàn)而處于冬眠狀態(tài)。根據(jù)統(tǒng)計(jì)，已經(jīng)借閱過(guò)的文件檔案數(shù)量只占檔案庫(kù)存總量的20%左右，絕大部分歸檔的文件沒(méi)有被用到。具體分析，雖然有一部分原因是將沒(méi)有利用價(jià)值的文件錯(cuò)誤地納入歸檔范圍，但絕大多數(shù)原因則是檔案的具體內(nèi)容沒(méi)有被有效地知悉，沒(méi)有被人了解，導(dǎo)致其變成了“沉睡”檔案，不能充分發(fā)揮作用。另外，由于實(shí)體檔案的唯一性，當(dāng)一份檔案被一個(gè)用戶借走了，別人就不能同時(shí)利用，檔案的利用率不能提高。

目前紙質(zhì)檔案的提供利用模式是先提出需求，根據(jù)需求方向提供檔案內(nèi)容服務(wù)。檔案利用效率受需求量的約束，若檔案利用率為Ser，需求量為Quantity，那么它們之間就應(yīng)符合下列公式：

Service（檔案利用率）=K（系數(shù)）*Quantity（需求量）……公式1

很明顯，若要提高檔案利用率，要么提高系數(shù)K，要么提升需求量，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理時(shí)代，系數(shù)K是固定值，不可能變化，只有不斷提高需求量。那么如何提高檔案利用效率便成為檔案管理人員追求的目標(biāo)之一。通過(guò)不斷進(jìn)行用戶調(diào)研、需求分析，進(jìn)行檔案編研課題的研制等方法盡可能地促進(jìn)有效滿足用戶的需求，推動(dòng)檔案利用率的提升。但是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的實(shí)體性和唯一性，導(dǎo)致檔案利用率很難達(dá)到理想的水平。

二、數(shù)字檔案管理服務(wù)模式及其特點(diǎn)

在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代下，紙質(zhì)檔案逐漸被數(shù)字檔案所替代，檔案管理對(duì)象性質(zhì)的變化驅(qū)使管理服務(wù)模式也得隨之變化。新的管理服務(wù)模式使得檔案工作效率提高的同時(shí)，檔案的安全可靠性、多重存儲(chǔ)、多層保護(hù)、資源自動(dòng)回收與再分配、在任務(wù)過(guò)程中檔案信息的自主推送等等形成了新時(shí)期數(shù)字檔案管理服務(wù)模式的鮮明特色。較傳統(tǒng)檔案管理而言，數(shù)據(jù)檔案管理服務(wù)具有以下特點(diǎn)：

（一）檔案實(shí)體的虛擬化，淡化了對(duì)庫(kù)房存儲(chǔ)空間大小的要求。檔案實(shí)體的虛擬化（即數(shù)字檔案），對(duì)庫(kù)房存儲(chǔ)空間大小的約束已經(jīng)不再是必要條件。數(shù)字檔案的存貯是依托數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)上。隨著IT領(lǐng)域的存儲(chǔ)技術(shù)的飛速發(fā)展，存儲(chǔ)介質(zhì)的容量越來(lái)越大，體積越來(lái)越小，海量容量的存儲(chǔ)介質(zhì)已經(jīng)廣泛使用，在進(jìn)行存儲(chǔ)數(shù)字檔案時(shí)，其所占據(jù)的空間相對(duì)于紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)所占據(jù)的空間也是可以忽略不計(jì)的。顯然數(shù)字檔案的存儲(chǔ)不再受限于庫(kù)房面積大小。

（二）數(shù)字檔案?jìng)浞莶僮骱?jiǎn)單，檔案存儲(chǔ)的安全可靠。數(shù)字檔案的備份已不像紙質(zhì)檔案的備份受到存放空間與復(fù)制整理的限制，備份操作變得更加簡(jiǎn)便快捷。數(shù)字檔案?jìng)浞莸墓δ芡耆梢砸蕾嚬芾硐到y(tǒng)平臺(tái)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)。在管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)之初提出功能需求及約束條件，系統(tǒng)便可以實(shí)現(xiàn)定期定時(shí)自動(dòng)對(duì)已歸檔的數(shù)字信息進(jìn)行多重備份，再將備份好的數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行規(guī)范的管理，就能夠達(dá)到提高存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的安全可靠系數(shù)的目的。

（三）數(shù)字信息源頭受控，保障檔案的完整、真實(shí)、有效。隨著各種辦公平臺(tái)的上線，企業(yè)內(nèi)部已近乎實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，各種記錄、審批過(guò)程都是以數(shù)字信息的方式系統(tǒng)平臺(tái)上存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)。在各種辦公平臺(tái)接口標(biāo)準(zhǔn)一致、數(shù)據(jù)傳遞暢通的條件下，歸檔的數(shù)字檔案可以從各個(gè)管理操作平臺(tái)直接自動(dòng)傳遞，有效地避免手動(dòng)操作出現(xiàn)的不統(tǒng)一和不確定性。歸檔的數(shù)字信息在產(chǎn)生之初就受到系統(tǒng)有效的控制，在其建立、校對(duì)、審批、受控等全生命周期運(yùn)轉(zhuǎn)結(jié)束后，將元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)文件一道進(jìn)行歸檔管理，避免了數(shù)據(jù)源的失真、丟失，大大提高了歸檔信息的完整、真實(shí)、有效性。

（四）系統(tǒng)平臺(tái)節(jié)點(diǎn)控制，數(shù)字檔案管理流程規(guī)范。隨著設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、管理等所有過(guò)程無(wú)紙化辦公的實(shí)現(xiàn)，檔案人員的主要管理對(duì)象轉(zhuǎn)變成數(shù)字文件檔案，檔案管理系統(tǒng)也由原來(lái)的檔案信息條目管理轉(zhuǎn)變成對(duì)檔案電子全文的管理，紙質(zhì)文件檔案的數(shù)據(jù)量也在大幅下降，傳統(tǒng)的管理模式已不再適用，新模式的管理過(guò)程大部分都是依托管理平臺(tái)進(jìn)行，系統(tǒng)的介入有效避免了在管理過(guò)程中由于人的主觀因素造成的問(wèn)題。管理平臺(tái)在設(shè)計(jì)之初就將合理規(guī)范的流程嵌入程序，管理平臺(tái)能夠按事先制定好的流程運(yùn)行，并能在關(guān)鍵重要操作節(jié)點(diǎn)進(jìn)行提醒，有效去除了管理者的主觀因素導(dǎo)致的問(wèn)題，規(guī)范了檔案管理。

（五）多元化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值的最大化。隨著檔案資源存在形式的變革，檔案提供服務(wù)的模式也產(chǎn)生了變化，公式1中的系統(tǒng)K隨著同時(shí)能夠提供多個(gè)用戶使用同一份檔案的變化亦產(chǎn)生了變動(dòng)。由于檔案實(shí)體的虛擬化不受物理資源的限制動(dòng)態(tài)部署虛擬資源，使得系數(shù)K不斷增長(zhǎng)。檔案管理系統(tǒng)可以根據(jù)用戶正在操作的應(yīng)用平臺(tái)及任務(wù)內(nèi)容進(jìn)行情境感知，自動(dòng)搜尋用戶可能需要的檔案知識(shí)進(jìn)行主動(dòng)的推送、建議，這樣用戶就可以獲得系統(tǒng)自動(dòng)傳遞的與工作內(nèi)容相關(guān)的檔案知識(shí)，由此可見(jiàn)，公式中的需求量亦在自動(dòng)推送檔案知識(shí)的平臺(tái)下得到了有效的提高，當(dāng)然檔案利用率也隨之提高了，充分實(shí)現(xiàn)了檔案資源價(jià)值的最大化。

（六）為決策者提供智能資源。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)字檔案的管理非常靈活快速便捷。由于不受物理空間的限制，可以對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)的部署、運(yùn)算與管理，通過(guò)用戶的不同需求，系統(tǒng)可以通過(guò)不斷自我學(xué)習(xí)、統(tǒng)計(jì)、積累、計(jì)算以及用戶當(dāng)前的任務(wù)環(huán)境，很快捕獲用戶此次操作的目的，通過(guò)云計(jì)算在數(shù)字檔案大數(shù)據(jù)環(huán)境下進(jìn)行快速的搜索、定位、過(guò)濾與用戶操作相關(guān)的檔案知識(shí)，并進(jìn)行規(guī)整分類后自動(dòng)推送給用戶。系統(tǒng)甚至可以對(duì)過(guò)濾出的檔案知識(shí)進(jìn)行進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、排序和簡(jiǎn)單的運(yùn)算，最終以各種統(tǒng)計(jì)圖的方式提供給決策者，輔助他們的抉擇。

三、綜述

傳統(tǒng)型檔案管理工作被數(shù)字化檔案管理工作所替代，是大勢(shì)所趨，這不僅僅是文檔、介質(zhì)等管理對(duì)象的存在形式發(fā)生了變化，外界的保障條件也發(fā)生了變化，這些深刻地改變著檔案管理者、檔案管理工作的思路；在以人的主動(dòng)需求轉(zhuǎn)為以檔案知識(shí)主動(dòng)推送后，效果甚至可能影響到領(lǐng)導(dǎo)者的決策，而不單是提高效率。因此，應(yīng)正確對(duì)待轉(zhuǎn)型初期帶來(lái)的不適應(yīng)，努力提高檔案管理者的業(yè)務(wù)技能，使檔案管理服務(wù)的水平提升，形成良性循環(huán)，使檔案管理的“硬件”與“軟件”緊密耦合，成為科研生產(chǎn)的有力保障。