淺析檔案管理工作的重要性

文/白城市水利勘測設(shè)計院 王妍

檔案是在各項工作中逐漸積累形成的，負責管理檔案的工作人員在搜集資料、管理檔案以及服務(wù)的過程中，在滿足實際工作的基礎(chǔ)上，將公司發(fā)展與社會進程結(jié)合起來，堅持與時俱進，并在實際工作中不斷尋找規(guī)律、歸納經(jīng)驗，完善管理體制和工作制度，以此來保證每一個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量與效率，能夠最大限度地為公司出現(xiàn)的重大或重要決策提供值得借鑒的參考資料。在我國現(xiàn)代企業(yè)制度體系中，檔案管理工作對企業(yè)的蓬勃發(fā)展有著舉足輕重的影響。

一、檔案管理工作的重要性逐漸淡化

當前仍然有相當一部分人認為檔案管理工作無足輕重、可有可無，對其重要性還缺乏一定程度的了解。對于一些檔案管理工作人員而言，他們并沒有扎實的檔案管理方面的科學知識與理論知識，在工作當中缺乏應(yīng)有的工作熱情和崇高的使命感，缺少優(yōu)良的職業(yè)道德和樂于奉獻的敬業(yè)精神，再加上部分企業(yè)管理人員也對這一部分業(yè)務(wù)中的戰(zhàn)略作用和現(xiàn)實意義認識不足，未高度重視，直接導(dǎo)致檔案管理意識越來越淡化，管理過程中的失位與錯位愈發(fā)明顯，而要改變這一現(xiàn)狀無疑要從企業(yè)內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)高層著手改進，首先要重視企業(yè)檔案管理的一系列環(huán)節(jié)并對檔案管理工作重要性進行大力宣傳，使檔案管理“無用論”的觀念在公司中徹底鏟除，將檔案管理意識逐漸強化，檔案管理工作的氛圍也能夠大大改善與提升，避免企業(yè)由于不重視檔案管理工作而造成企業(yè)在上升與發(fā)展這個新舊更替的過程中遇到新的問題與障礙。

二、數(shù)字化時代檔案管理方式發(fā)生轉(zhuǎn)變

我們處在一個新型的數(shù)字化新媒體時代，許多事物包括檔案管理也不可避免受到了數(shù)字化的沖擊，如此一來，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的存儲模式發(fā)生了一定程度的變化，其形式轉(zhuǎn)化成基于互聯(lián)網(wǎng)的計算機磁盤存儲的機器識別代碼，也就是我們現(xiàn)在廣泛應(yīng)用的電子檔案；傳統(tǒng)的檔案管理的書寫操作模式從資料收集、整理到利用無不浪費大量的人力、物力、財力，不僅費時費力，也為重新修改與存檔帶來不小的困難。但是隨著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案管理模式與手段發(fā)生了翻天覆地的變化，管理流程與環(huán)節(jié)得到了相應(yīng)的調(diào)整，減少了外界或人為原因?qū)n案造成的損壞，為檔案信息的安全“上了一把鎖”，也為檔案管理省去了不必要的成本。數(shù)字化檔案管理一方面使得信息檢索與查詢更便捷，另一方面也大大提升了檔案管理工作人員的工作效率和工作熱情。在20世紀，檔案生命周期理論是對檔案管理理論影響甚為深遠的一個理論，這一理論將檔案的收集到形成完整檔案的過程視為一個整體，而由于檔案的價值形態(tài)可以分為幾個不同的層次與階段，不同階段的檔案與服務(wù)對象、管理模式和保管場所之間具有不可分割的相應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的管理奠定了理論基石，該理論深刻揭示了檔案運動階段的前后對應(yīng)關(guān)系和相互影響，成為實現(xiàn)檔案管理一體化、操作高效化的重要理論依據(jù)。

三、傳統(tǒng)的檔案管理手段陳舊

現(xiàn)如今，科學技術(shù)更新?lián)Q代的過程越來越短，知識結(jié)構(gòu)與產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)也發(fā)生了翻天覆地的變化，但是由于企業(yè)在管理手段、設(shè)備更新與技術(shù)創(chuàng)新方面始終無法與時代潮流保持一致，使得企業(yè)無法跟隨著時代與科技的洪流“順勢而上”。在檔案管理過程中，往往會發(fā)現(xiàn)檔案的數(shù)量龐大，收集與整理的周期也較長。目前，為了滿足項目龐大的管理需求，一般情況下檔案管理都是采用一臺計算機使用一套軟件的管理辦法，檔案利用與管理的方式往往難以適應(yīng)檔案數(shù)字化進程的要求。檔案管理方式的“默守成規(guī)”，給檔案管理工作帶來不小的障礙，其中最主要的原因在于當前的檔案管理手段不能保持與時俱進，無法應(yīng)對實際工作中存在的問題。造成檔案管理技術(shù)缺陷的原因有兩點：一是一些企業(yè)盡管購入了許多先進的檔案管理設(shè)備與機器，但是企業(yè)檔案管理人員對設(shè)備的操作缺乏足夠的經(jīng)驗，導(dǎo)致先進設(shè)備沒有起到應(yīng)有的作用。二是部分領(lǐng)導(dǎo)認為檔案管理工作無足輕重，對其重要性的認識不足，在資金投入方面沒有加大力度。三是上級領(lǐng)導(dǎo)不能正視檔案管理工作，缺乏足夠的重視，雖然有電子和網(wǎng)絡(luò)檔案，但是檔案還沒有上傳至網(wǎng)絡(luò)，還必須運用傳統(tǒng)的手工工作方式來進行。為此，當前的檔案管理系統(tǒng)需要為企業(yè)檔案管理提供歸檔模板、離線采集等多種功能，解決工程項目檔案管理的難題。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作的制度與模式還不夠成熟，科學化與規(guī)范化的檔案管理模式還需要進行大力改進。企業(yè)勢必要認識自身發(fā)展中存在的不足與缺陷，進行相應(yīng)的調(diào)整措施。因此企業(yè)需要從檔案管理工作制度與模式上來一個“大翻新”，在順應(yīng)時代潮流與需要的基礎(chǔ)之上，對不符合實際需要的制度與方式進行剔除，而保留相對完善的部分模式，做到“取其精華，去其糟粕”，讓企業(yè)的檔案管理的效率與質(zhì)量并存。