檔案館的危機(jī)管理及優(yōu)化路徑分析

文/云南省昭通市檔案館 陳銳

檔案館作為社會(huì)基本的檔案管理機(jī)構(gòu)，而且也是對(duì)外開(kāi)放的公共場(chǎng)所，其工作有著十分重要的意義。特別是隨著信息化的趨勢(shì)逐漸體現(xiàn)出來(lái)，我國(guó)檔案館工作的改革優(yōu)化成為重要的核心課題，必須要追隨信息趨勢(shì)完善工作體系才能確保檔案管理工作的效率與質(zhì)量，但是信息化的時(shí)代背景帶來(lái)了更大的機(jī)遇，也同時(shí)帶來(lái)了更大的危機(jī)，影響著管理安全，為此必須要思考危機(jī)管理策略，確保管理工作的革新。

一、檔案館實(shí)施危機(jī)管理的必要性分析

（一）從檔案形態(tài)分析。所謂檔案，主要是指人們?cè)诟黝惿鐣?huì)活動(dòng)的過(guò)程中，直接形成的對(duì)活動(dòng)內(nèi)容、過(guò)程及最終結(jié)論的記錄。其主要的本質(zhì)特性也是原始記錄性，是管理工作的依據(jù)，而隨著我國(guó)步入了信息化的時(shí)代，檔案形態(tài)的變化，也成為了必然趨勢(shì)，為了達(dá)成高效管理、環(huán)保管理的目標(biāo)，檔案內(nèi)容在逐漸向著虛擬化、數(shù)據(jù)化的方向轉(zhuǎn)變。這樣的轉(zhuǎn)變顯然給我國(guó)檔案館的檔案管理工作帶來(lái)了更大的機(jī)遇，但也同時(shí)帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)與問(wèn)題，即是非實(shí)體檔案的管理危機(jī)。隨著檔案形態(tài)逐漸從實(shí)體形態(tài)向虛擬形態(tài)的不斷轉(zhuǎn)變，也更容易受到來(lái)自網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不利因素的負(fù)面影響，進(jìn)而影響到檔案管理安全。鑒于檔案的行政性，以及一定范圍內(nèi)的機(jī)密性，如果以數(shù)據(jù)形式存在，一旦網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)，檔案資料被竊取、篡改的幾率就很大。而且檔案的版本獨(dú)一性及內(nèi)容的典型性，會(huì)導(dǎo)致在受到破壞或是竊取后很難恢復(fù)，而且許多材料甚至關(guān)系到各個(gè)領(lǐng)域的整體發(fā)展，關(guān)系到國(guó)家整體的政治安全。所以在當(dāng)前的虛擬化趨勢(shì)下，信息安全危機(jī)是最應(yīng)當(dāng)?shù)玫匠浞种匾暤闹饕獑?wèn)題。

（二）從檔案館所處社會(huì)環(huán)境分析。鑒于許多領(lǐng)域的檔案不僅數(shù)量越來(lái)越大，而且類型也愈發(fā)復(fù)雜，所以檔案維護(hù)的難度以及所要耗費(fèi)的管理費(fèi)用也越來(lái)越大，實(shí)體管理自然已經(jīng)無(wú)法在當(dāng)前的時(shí)代滿足實(shí)際管理需求。即便是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中落實(shí)檔案管理，鑒于我國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全管理權(quán)限分級(jí)機(jī)制以及管理體系不夠完善，技術(shù)缺乏革新，所以自然更難達(dá)成實(shí)際的管理需求，會(huì)使檔案管理工作面臨更大的風(fēng)險(xiǎn)。

二、檔案危機(jī)潛伏期的常態(tài)管理

檔案危機(jī)的出現(xiàn)都有一定的原因與先兆，所以為確保檔案管理的可靠性，就必須要首先結(jié)合當(dāng)前的趨勢(shì)，明確潛在風(fēng)險(xiǎn)，隨著時(shí)代的推進(jìn)，信息技術(shù)在檔案館中得到更廣泛的普及，檔案館中可能引發(fā)檔案管理問(wèn)題的誘因也越來(lái)越多?？偨Y(jié)起來(lái)主要分為兩個(gè)大類：其一是非人為的風(fēng)險(xiǎn)誘因，其二是人為的風(fēng)險(xiǎn)誘因。要首先判定檔案的問(wèn)題在于系統(tǒng)的缺陷，還是人為的竊取行為或是操作的失誤，明確判斷，才能更好做出應(yīng)對(duì)。此外必須要合理針對(duì)檔案風(fēng)險(xiǎn)的級(jí)別進(jìn)行明確，特別是在發(fā)現(xiàn)多項(xiàng)檔案風(fēng)險(xiǎn)存在時(shí)，要首先明確輕重緩急，才能避免混亂，更加有序地去處理風(fēng)險(xiǎn)，避免風(fēng)險(xiǎn)隱患演變成實(shí)際的問(wèn)題。此外還必須要做好評(píng)估，找出風(fēng)險(xiǎn)的根源是十分重要的，在實(shí)際管理過(guò)程中，要對(duì)檔案館實(shí)體管理環(huán)境以及網(wǎng)絡(luò)管理環(huán)境進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)測(cè)，特別是針對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)環(huán)境，必須要運(yùn)用不間斷監(jiān)管系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)測(cè)，要積極利用預(yù)測(cè)性的技術(shù)去完成全面監(jiān)管的目標(biāo)，并作出更精準(zhǔn)的預(yù)測(cè)，針對(duì)實(shí)際預(yù)測(cè)結(jié)果合理采取防范措施。此外，即便風(fēng)險(xiǎn)并未出現(xiàn)，為避免檔案管理出現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)，也必須要事先制定出具體且合理的危機(jī)事件應(yīng)急預(yù)案，以確保檔案管理工作有章可循。要盡可能完善預(yù)案的內(nèi)容，隨著預(yù)案的可靠性不斷提升，一旦實(shí)際中出現(xiàn)檔案管理問(wèn)題，應(yīng)急處理的時(shí)間也會(huì)更短，達(dá)成第一時(shí)間止損。此外還必須要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作人員的防范意識(shí)，要嚴(yán)謹(jǐn)開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)管理培訓(xùn)，并且不斷激發(fā)管理人員的專業(yè)意識(shí)，確保管理人員的整體素養(yǎng)提升，才能更好地依靠自身能力去維護(hù)檔案安全。

三、檔案危機(jī)發(fā)生期的應(yīng)急管理

檔案館當(dāng)中，檔案所包含的范圍是十分廣泛的，更有許多檔案，涉及重要的機(jī)密信息，所以一旦檔案管理工作出現(xiàn)危機(jī)，便很容易給檔案館帶來(lái)極其巨大的損失。為此我國(guó)檔案管理的相關(guān)部門以及所屬的各級(jí)政府單位，都必須要加大對(duì)危機(jī)應(yīng)急管理工作的支持力度。在實(shí)際管理過(guò)程中，需要安排專業(yè)的相關(guān)人員隊(duì)伍，在管理工作出現(xiàn)危機(jī)時(shí)第一時(shí)間采取協(xié)助措施，相關(guān)人員必須要首先明確應(yīng)急搶救工作的實(shí)際需要，了解應(yīng)急管理的內(nèi)容，其中主要包括檔案管理危機(jī)的確認(rèn)與預(yù)估、檔案管理工作危機(jī)的應(yīng)急預(yù)案的實(shí)際應(yīng)用、檔案管理危機(jī)管理體系的建設(shè)以及應(yīng)急技術(shù)的改革等等。簡(jiǎn)而言之，最重要的核心，是檔案管理危機(jī)預(yù)警體系的完善。

四、檔案危機(jī)恢復(fù)期的后續(xù)管理

在檔案危機(jī)解決之后，檔案的恢復(fù)工作是最為重要的一環(huán)，這項(xiàng)工作的質(zhì)量，直接影響著檔案館的功能體現(xiàn)。后續(xù)的恢復(fù)工作，主要包括以下幾點(diǎn)內(nèi)容：其一是對(duì)檔案損失情況的統(tǒng)計(jì)、對(duì)檔案修復(fù)方案的訂立以及對(duì)檔案館危機(jī)處理概況的評(píng)估等。特別是在信息化的大環(huán)境下，檔案系統(tǒng)使用者的安全意識(shí)養(yǎng)成是至關(guān)重要的，是后續(xù)維護(hù)工作的一大要點(diǎn)。檔案館必須要首先對(duì)相關(guān)人員的信息素養(yǎng)進(jìn)行培養(yǎng)，引入新的檔案管理系統(tǒng)，或是新增了系統(tǒng)功能，都必須在第一時(shí)間展開(kāi)系統(tǒng)性的培訓(xùn)，確保相關(guān)人員能夠嫻熟運(yùn)用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案危機(jī)管理，此外平日也要養(yǎng)成良好的用網(wǎng)習(xí)慣，才能避免檔案竊取、篡改等問(wèn)題的出現(xiàn)，例如在啟用檔案管理系統(tǒng)前后，應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全檢測(cè)的習(xí)慣，而且在登出系統(tǒng)時(shí)，必須要事先注銷自身的賬戶，消除登錄用戶名及登錄密碼的記錄，才能避免被他人重復(fù)登錄。此外隨著檔案系統(tǒng)的服務(wù)模式愈發(fā)傾向多樣性，在檔案管理的信息系統(tǒng)當(dāng)中隱藏的風(fēng)險(xiǎn)類型也越來(lái)越多。其一是檔案混亂導(dǎo)致的檔案丟失，即是說(shuō)檔案依然存在于系統(tǒng)當(dāng)中，但是卻因未設(shè)立明確的搜索路徑，或是建檔時(shí)的信息缺失，而導(dǎo)致難以搜尋。不僅如此，實(shí)體與信息化檔案的備份制度也是導(dǎo)致檔案風(fēng)險(xiǎn)的問(wèn)題之一，因?yàn)橹挥薪柚鷤浞菹到y(tǒng)，才能夠完成后期的檔案信息恢復(fù)重建工作?？紤]到這樣的問(wèn)題，就必須要對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的分支及搜索路徑進(jìn)行明確。針對(duì)不同類別、不同級(jí)別、不同環(huán)節(jié)的檔案，都要針對(duì)性的規(guī)劃系統(tǒng)區(qū)塊，以確保能夠通過(guò)系統(tǒng)分支及關(guān)鍵詞搜索等路徑精準(zhǔn)找到檔案信息，這樣一來(lái)，在恢復(fù)階段，對(duì)檔案信息進(jìn)行核對(duì)時(shí)，工作效率及精準(zhǔn)性也會(huì)更高。備份系統(tǒng)的完善更是決定著在檔案風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)后、丟失的、被竊取的、被篡改的檔案是否能夠找回，并且精準(zhǔn)還原。因此必須要建立起智能化的檔案?jìng)浞輽C(jī)制，并且允許設(shè)置檔案自動(dòng)上傳備份的時(shí)限，隨著系統(tǒng)當(dāng)中檔案?jìng)浞輽C(jī)制的不斷完善，檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)自然也會(huì)得到控制，避免問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生，進(jìn)而維護(hù)檔案安全。后續(xù)維護(hù)管理策略，對(duì)于檔案館的整體信息安全性維護(hù)有著十分重要的意義，是不可忽略的。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案館的管理工作，決定著各個(gè)領(lǐng)域的檔案信息安全，特別是在信息化的趨勢(shì)下，隨著檔案逐漸從實(shí)體化向著虛擬化發(fā)展，出現(xiàn)檔案管理危機(jī)的幾率也越來(lái)越高，為了避免檔案管理工作的效率及質(zhì)量受到影響，必須要對(duì)危機(jī)管理體系進(jìn)行優(yōu)化，以確保達(dá)成工作目標(biāo)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。