淺談檔案管理工作的重要性

文/巨野縣人力資源和社會(huì)保障局 王慶豐

在當(dāng)今的事業(yè)單位中，可以說(shuō)檔案工作有著非常重要的地位，檔案工作與各個(gè)部門(mén)都有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。因此，我們作為工作人員，要不斷努力探索新方式，與實(shí)際工作情況相結(jié)合，努力使檔案管理工作更具有科學(xué)性與規(guī)范性。

一、檔案管理工作的重要性

（一）事業(yè)單位人員的工作成績(jī)是在長(zhǎng)期工作實(shí)踐中積累的，事業(yè)單位的檔案是記錄很多優(yōu)秀成果的根本。因此，如果想要了解職工的工作成績(jī)，離不開(kāi)對(duì)檔案的調(diào)查工作，因此，檔案對(duì)于每位職工都有很重要的意義。另一方面，檔案管理工作對(duì)單位的領(lǐng)導(dǎo)決策與經(jīng)營(yíng)管理也有很重要的輔助作用。單位可以根據(jù)過(guò)去的檔案資料，分析以住的工作情況，并吸取前車(chē)之鑒，為今后工作的開(kāi)展進(jìn)行鋪墊。

（二）檔案的利用對(duì)于整個(gè)社會(huì)的發(fā)展都有很重要的作用，也是社會(huì)的根本。因此，若想做好檔案資料管理工作，就需要工作人員多方面的努力。不但停留在管理好的層面上，還要注意順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)，探索出合適的方法，然后對(duì)檔案管理工作進(jìn)行充分的提高，才可發(fā)揮出它自身的價(jià)值與社會(huì)意義。

（三）從檔案管理的表層來(lái)看，它具有一定的社會(huì)價(jià)值，并且在事業(yè)單位中，對(duì)每個(gè)人都有著很重要的作用。嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，對(duì)人事工作也會(huì)產(chǎn)生很大的影響，包括人員的去留與升降問(wèn)題。檔案的客觀方面與完整性都存在著一些短板，檔案所反映的都是職工的升學(xué)經(jīng)歷與就業(yè)經(jīng)歷，這對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)都是非常重要的一方面，因此，想要妥善的保管檔案信息，就必須在工作中嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，做到細(xì)心盡職，不然也就無(wú)法確保檔案管理工作的安全性與準(zhǔn)確性，更不能確保事業(yè)單位對(duì)職工的了解程度。

二、檔案管理工作中出現(xiàn)的幾個(gè)問(wèn)題

（一）檔案工作人員的心理狀態(tài)。我們都知道，檔案管理工作是一項(xiàng)非常細(xì)致瑣碎的工作，因此，我們需要的工作人員必須要認(rèn)真與細(xì)心。但是通過(guò)實(shí)際的工作現(xiàn)狀觀察，由于檔案管理者每天都要面對(duì)一些瑣碎的材料統(tǒng)計(jì)與整理，很少與外界打交道，久而久之，就會(huì)導(dǎo)致產(chǎn)生失落壓抑的心情，并且年復(fù)一年重復(fù)一種工作，也容易導(dǎo)致其情緒煩躁不安，對(duì)于工作缺少新鮮感與激情。

（二）檔案管理人員的綜合素質(zhì)不夠。很多單位的檔案管理工作人員是兼職，因此，對(duì)于檔案管理工作的專業(yè)性不達(dá)標(biāo)，并且，隨著崗位的來(lái)回輪換與人員流動(dòng)，很多在職人員綜合素質(zhì)與專業(yè)水平都不高，嚴(yán)重影響了工作的水準(zhǔn)。

（三）檔案管理人員的認(rèn)知度太低。從全局來(lái)看，檔案管理工作崗是整個(gè)單位的邊緣部門(mén)，在工作中難免得不到重視與發(fā)展條件，時(shí)間久了，在工作中就失去了成就感，也很難看到自我的價(jià)值。

三、加強(qiáng)檔案管理工作的措施

（一）提高檔案管理信息化的進(jìn)程。首先，要完善媒體檔案庫(kù)，并加大對(duì)于電子數(shù)據(jù)的收集，不斷開(kāi)展錄音與視頻等一系列的數(shù)字化工作，全面豐富檔案資源。其次，要加大對(duì)檔案信息化相關(guān)的硬件設(shè)備的投入，在軟件方面也要注意投入的方式，可以逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的發(fā)展目標(biāo)。

（二）提高工作人員的綜合素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，特別是在當(dāng)前社會(huì)形勢(shì)變化不斷加快的背景下，要求檔案工作者不僅要有豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能，還要熟悉對(duì)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及各種相關(guān)軟件的操作。因此，確立專職檔案管理崗位，配備專業(yè)檔案人員，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)、專業(yè)化的培訓(xùn)，加強(qiáng)其對(duì)信息化技術(shù)的熟悉程度，同時(shí)強(qiáng)化繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行新知識(shí)、新技術(shù)的教育，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。

（三）調(diào)整檔案工作者的心理。提高檔案管理崗位人員的認(rèn)知水平，增強(qiáng)職業(yè)責(zé)任感。認(rèn)知是心理活動(dòng)的基礎(chǔ)，要克服厭倦心理。首先，培養(yǎng)檔案人員的責(zé)任意識(shí)，才能在工作中做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，調(diào)動(dòng)自身積極性，煩躁的心理就會(huì)自然消退。其次，應(yīng)注重提高檔案人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，掌握先進(jìn)的科學(xué)管理方法，強(qiáng)化職業(yè)技能的訓(xùn)練，改變自身所掌握的技能跟不上時(shí)代步伐的現(xiàn)象。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作在事業(yè)單位中的作用是不容小覷的，事業(yè)單位對(duì)于員工的評(píng)價(jià)有很大一部分是來(lái)自于檔案資料的了解，因此，在管理檔案工作的過(guò)程中，一定要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，積極創(chuàng)新管理方式，合理制定出一套高標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)劃，努力將管理工作做到最好。作為檔案管理工作人員，在實(shí)際工作中，必須具備認(rèn)真與嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，努力將檔案管理工作的最大價(jià)值與重要作用體現(xiàn)得淋漓盡致。