獨(dú)立學(xué)院辦公室做好會議會務(wù)工作的幾點(diǎn)思考

文/中山大學(xué)新華學(xué)院 張強(qiáng) 伍波濤

近年來，我國高等教育事業(yè)快速發(fā)展，校企、校地、校際之間的合作與交流日益頻繁。高校辦公室作為高校最重要的一個(gè)職能部門，舉辦會議的場次逐漸增多，規(guī)模也逐漸擴(kuò)大。如何更加科學(xué)、規(guī)范、高效地辦好這些全國性甚至國際性的會議，提升學(xué)校的知名度和美譽(yù)度，是當(dāng)前高校辦公室面對的重要課題。本文結(jié)合中山大學(xué)新華學(xué)院辦公室工作實(shí)踐，從四個(gè)方面簡要闡述了做好高校會議會務(wù)工作的幾點(diǎn)思考。

一、認(rèn)識會務(wù)工作的地位

首先要了解會議、會務(wù)工作的概念。會議是指有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有目的的，在限定的時(shí)間和地點(diǎn)，按照一定的程序進(jìn)行的議事活動(dòng)；高校召開各類會議以制定政策、決定事項(xiàng)、布置工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、學(xué)術(shù)交流，一般包括校長辦公會、黨政聯(lián)席會、黨代會、雙代會、工作研討會、學(xué)術(shù)研討會等。會務(wù)則是高校在辦會過程中，圍繞各類會議和公務(wù)活動(dòng)開展的各類工作的總稱，是為了確保會議的順利進(jìn)行而開展的服務(wù)性、保障性的工作。其次要認(rèn)識會務(wù)工作的地位。會務(wù)工作是高校辦公室的一項(xiàng)常規(guī)工作，也是一項(xiàng)重要工作。會務(wù)工作是會議能夠如期開展、順利進(jìn)行、圓滿完成的重要保證，也是會議能否取得如期效果的重要前提。在一些全國性的甚至國際性的會議中，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效率地做好會務(wù)接待工作，不僅能體現(xiàn)高校辦公室工作人員的辦事能力和辦事水平，還能有效提升學(xué)校的知名度和美譽(yù)度，展現(xiàn)學(xué)校良好的對外形象。

二、明確會議舉辦的要求

一是開會有依據(jù)。首先要明確開會的目的，確定會議的主題，會議預(yù)期達(dá)到的效果。其次要確定會議的性質(zhì)、級別、規(guī)模和層次，根據(jù)不同的級別制定具體的會務(wù)接待方案。最后要確定會議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程，及時(shí)發(fā)出會議通知和邀請函。

二是辦會遵制度。會務(wù)工作人員首先要熟悉國家現(xiàn)行的法律法規(guī)，按照重大會議申辦程序依法提前向上級主管部門申報(bào)各類大型會議，尤其是國際性會議；其次要遵照學(xué)校的相關(guān)規(guī)章制度，依照會議的申辦流程向校內(nèi)科技處、國際合作與交流處報(bào)批；最后要嚴(yán)格按照中央“八項(xiàng)規(guī)定”的要求，精簡會議活動(dòng)，切實(shí)改進(jìn)會風(fēng)，節(jié)儉辦會，提高會議的實(shí)效性。

三是方案嚴(yán)執(zhí)行?？茖W(xué)、合理、可行的工作方案是做好會務(wù)工作的重要前提和保證。會議工作方案應(yīng)包括主體方案和應(yīng)急預(yù)案。通過前期召開的籌備工作會議，制定出詳細(xì)的工作方案，方案要反復(fù)研究、認(rèn)真探討，確保面面俱到、萬無一失。會議籌備工作小組要嚴(yán)格執(zhí)行工作方案，按時(shí)保質(zhì)地推進(jìn)各項(xiàng)籌備工作。應(yīng)盡量避免中途對方案進(jìn)行重大的調(diào)整，確實(shí)需要調(diào)整方案內(nèi)容的，應(yīng)及時(shí)報(bào)籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。

三、熟悉會務(wù)工作的流程

高校會議會務(wù)工作具有一定的規(guī)律性，國際性的、全國性的會議規(guī)模大、參會人數(shù)多，需要在會前進(jìn)行精密的籌劃和安排。會務(wù)工作的主要流程一般包括會前精心籌備、會中管理服務(wù)、會后總結(jié)思考三個(gè)階段。

（一）會前精心籌備。1.制定科學(xué)可行的工作安排表。遵照學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和會議籌備領(lǐng)導(dǎo)小組的指示，制定出詳細(xì)可行的工作安排表和完成時(shí)間截點(diǎn)，進(jìn)一步細(xì)化工作內(nèi)容，具體事項(xiàng)落實(shí)到個(gè)人，做到分工明確、職責(zé)清晰。2.人盡其才合理安排工作內(nèi)容。一般將籌備工作小組劃分為文秘組、會務(wù)組、接待組、設(shè)備組、宣傳組、安保組、財(cái)務(wù)組、機(jī)動(dòng)組等，大型國際會議還需設(shè)置翻譯組，如果安排了文藝演出的，需設(shè)置節(jié)目組。各小組的主要工作各有側(cè)重。文秘組：負(fù)責(zé)會議材料的準(zhǔn)備工作，包括起草會議通知、邀請函、會議議程、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、致謝函；制作會務(wù)指南、會議手冊；收集參會嘉賓信息、會議論文、演講PPT等。會務(wù)組：負(fù)責(zé)會場和嘉賓休息室的布置和管理；采購會議物資、茶歇食品；提前安排好用餐地點(diǎn)、用餐標(biāo)準(zhǔn)和菜式；調(diào)配學(xué)生禮儀和志愿者；會場突發(fā)事件的緊急處置等。接待組：負(fù)責(zé)提前預(yù)定嘉賓入住的酒店，嘉賓的接送，報(bào)到簽到工作；合理地安排交通車輛，提前規(guī)劃好交通路線，確保重要嘉賓實(shí)現(xiàn)一對一接待。設(shè)備組：負(fù)責(zé)會場多媒體設(shè)備、音響、燈光的操控，同時(shí)確保網(wǎng)絡(luò)信號通暢，保障電力正常供應(yīng)。宣傳組：負(fù)責(zé)會議的新聞宣傳報(bào)道，制作會議海報(bào)、展架、參會證、講學(xué)證書、宣傳視頻，會議現(xiàn)場的攝影、攝像，撰寫新聞稿件，聯(lián)系媒體進(jìn)行深度報(bào)道等。安保組：負(fù)責(zé)提前擺放好交通指示牌，做好交通指引，避免會場周圍交通擁堵；加派人員對會場周圍進(jìn)行巡查，確保會議安全有序進(jìn)行。財(cái)務(wù)組：協(xié)調(diào)其他小組編制會議財(cái)務(wù)預(yù)案，收納會費(fèi)、住宿費(fèi)、餐費(fèi)等費(fèi)用，開具發(fā)票，會議結(jié)束后做好結(jié)算。機(jī)動(dòng)組：設(shè)立機(jī)動(dòng)組隨時(shí)等候調(diào)配。3.精益求精做好會場布置工作。會場的布置是會議準(zhǔn)備工作中極為重要的一環(huán)，應(yīng)嚴(yán)格要求，力求精細(xì)。要整齊地?cái)[放好會場的桌椅、花草、茶水，會議用紙筆、橡皮擦、會議議程及其他文件材料；嚴(yán)格按照嘉賓的排名順序，擺放好席位牌、餐位牌、合影座次牌；參會人數(shù)較多的會議要科學(xué)地制定并粘貼座次表，防止會場出現(xiàn)混亂；確保會場海報(bào)粘貼準(zhǔn)確，攝影設(shè)備擺放到位，多媒體和音響設(shè)備調(diào)試無誤，燈光明亮，空調(diào)溫度適中等。會議召開前，再由專人逐一檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)更正，確保會議如期進(jìn)行。

（二）會中靈活服務(wù)。一是做好會議的簽到和指引工作。簽到處提前擺放好簽到本、簽到筆、參會證、會議材料袋等物資，負(fù)責(zé)簽到的禮儀應(yīng)熱情接待來賓，發(fā)放會議材料，并禮貌有序地指引嘉賓到指定位置就坐。二是做好會場的服務(wù)保障工作。實(shí)時(shí)關(guān)注會場的情況，如傳遞文件資料、添加茶水；保持通信設(shè)備暢通，以便會場內(nèi)外及時(shí)聯(lián)系；維護(hù)好會場秩序免受外界干擾，發(fā)生緊急情況時(shí)，要主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，及時(shí)協(xié)調(diào)處理。三是做好會議記錄工作。用簡明扼要的語言如實(shí)地記錄會議的內(nèi)容，不得隨意增減內(nèi)容，會后要整理形成會議紀(jì)要。

（三）會后認(rèn)真總結(jié)。一是組織參會人員有序離場。會議結(jié)束后，應(yīng)有序組織參會人員離場，提醒參會人員檢查并帶齊隨身物品，以防丟失。二是歡送參會的領(lǐng)導(dǎo)嘉賓。會后及時(shí)安排工作人員跟進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)嘉賓的行程，組織車輛將其安全送達(dá)機(jī)場或車站。三是整理收拾會場物資及文件。會后及時(shí)清理會場，妥善整理并保管好會議剩余的資料、會議文件、發(fā)言稿、演講PPT等，做好歸檔歸卷工作。四是認(rèn)真總結(jié)思考。對會務(wù)工作進(jìn)行認(rèn)真的總結(jié)思考，全面客觀地分析會務(wù)工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，肯定成績，找出問題與不足，虛心改正。

四、做好會務(wù)工作的體會

（一）著眼全局，精細(xì)謀劃。在接到會議任務(wù)后，首先要著眼全局，通盤考慮，從促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的大局出發(fā)，確定辦會的大方向。其次要善于精細(xì)謀劃，通過召開工作協(xié)調(diào)會，反復(fù)琢磨，研究制定出詳細(xì)具體可行的工作方案。最后要懂得合理利用現(xiàn)有資源，挖掘潛在資源，實(shí)現(xiàn)資源的合理調(diào)配，促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開展。

（二）注重細(xì)節(jié)，靈活處事。細(xì)節(jié)決定成敗，大型會議的會務(wù)工作涉及方方面面，在把握大方向的同時(shí)不能忽略細(xì)節(jié)的處理，有時(shí)往往會因?yàn)橐恍┬⌒〉募?xì)節(jié)沒有處理好，就會使會議的質(zhì)量大打折扣。例如會議開始了才發(fā)現(xiàn)音響沒聲音、主講嘉賓的PPT格式出現(xiàn)問題無法正常打開等。會務(wù)工作人員還要時(shí)刻保持清醒的頭腦，思維敏銳、眼疾手快，發(fā)現(xiàn)小問題及時(shí)靈活應(yīng)對處理。

（三）職責(zé)清晰，分工明確。在制定工作方案和工作安排表的時(shí)候，一定要根據(jù)每個(gè)人的特點(diǎn)和特長分配工作任務(wù)，細(xì)化工作事項(xiàng)和具體的完成時(shí)間，力求做到職責(zé)清晰，分工明確，避免出現(xiàn)工作遺漏和職責(zé)推諉。

（四）團(tuán)結(jié)協(xié)作，互相補(bǔ)臺。會務(wù)工作小組要時(shí)刻保持溝通聯(lián)系，按時(shí)匯報(bào)本小組的工作進(jìn)度。在完成自己工作任務(wù)的基礎(chǔ)上，主動(dòng)協(xié)助其他同事的工作，及時(shí)提醒、相互補(bǔ)臺，團(tuán)結(jié)協(xié)作才能把會務(wù)工作做得更好。

總之，獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)時(shí)間短，管理制度不完善，資金預(yù)算短缺，隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，又缺乏辦大會的經(jīng)驗(yàn)，這些因素都會影響辦會的質(zhì)量和效率。作為獨(dú)立學(xué)院辦公室的工作人員，一定要牢牢把握住學(xué)校辦大會的契機(jī)，在新時(shí)代國家各項(xiàng)教育事業(yè)快速發(fā)展的大背景下，努力提升自身的工作能力和業(yè)務(wù)水平，將會務(wù)工作科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為提升學(xué)校的知名度和美譽(yù)度貢獻(xiàn)自己的力量。