淺談提升秘書工作細(xì)節(jié)的“12345”

文/鹽城市人民政府辦公室 孟凡順

細(xì)節(jié)決定成敗，一直被廣大秘書奉為至理名言。大家都知道細(xì)節(jié)的重要性，但是在實際工作中，總會出現(xiàn)這樣那樣的干擾事項，最終影響工作的質(zhì)量。筆者從事秘書工作多年，深感身邊同事有一些強(qiáng)化細(xì)節(jié)管理的做法，值得學(xué)習(xí)借鑒。這里簡單概括為“12345”，希望能夠拋磚引玉，對大家有所啟發(fā)。

一、“1”，記好一本工作筆記

俗話說得好，好記性不如爛筆頭。秘書工作千頭萬緒、瑣碎繁雜。別人跟你說的事,你有再好的記性,也難免有忘的時候。如果你當(dāng)時寫下來，落實成白紙黑字來提醒自己，一般情況下就不會忘了。工作筆記可以扮演三種角色：一是“備忘錄”，每天上班或下班時，將待辦事項排一排，實行清單式管理，辦結(jié)一件銷號一件，最大限度地防止工作失誤。二是“記錄本”，工作人員和領(lǐng)導(dǎo)討論工作或領(lǐng)取任務(wù)時，最好隨身帶著工作筆記，這樣可以隨時記錄領(lǐng)導(dǎo)對某項事務(wù)的具體安排或意見。特別是對文字秘書而言，稿件討論時間很長，如果沒有記錄要點，事后僅憑記憶寫稿子極可能出錯。三是“備查簿”，在總結(jié)工作或者查詢資料時，翻閱工作筆記往往會有意外的收獲。有時遇到領(lǐng)導(dǎo)在某件事完成數(shù)月甚至數(shù)年后，詢問當(dāng)時的辦理情況，如有工作筆記留下的相關(guān)痕跡，無疑是最有說服力的一手材料。

二、“2”，備好兩份常用名錄

大家對工作中經(jīng)常用到的通訊錄應(yīng)該都不陌生。這些通訊錄一般只有聯(lián)系電話，目的是給秘書與其他人建立工作聯(lián)系提供最基本的便利。秘書們在協(xié)調(diào)服務(wù)過程中，會接觸到通訊錄以外的人員信息。細(xì)心的秘書會進(jìn)行耐心的匯總整理，形成自己的人脈資源。具體包括兩個方面：一是單位內(nèi)部人員名錄，包括姓名、職務(wù)分工、聯(lián)絡(luò)方式、專業(yè)特長等等，在可能的情況下，最好掌握其家庭聯(lián)系方式，以便遇到緊急情況能夠隨時聯(lián)系上本人。二是條線工作人員名錄，包括上下左右等各方業(yè)務(wù)單位的相關(guān)工作人員姓名、職務(wù)分工、聯(lián)絡(luò)方式等，為強(qiáng)化工作銜接打好基礎(chǔ)。

三、“3”，做好三個情景互動

有句職場勵志語很經(jīng)典：認(rèn)真做事只能把事情做對,用心做事才能把事情做好。在辦事全過程，秘書始終需要保持謙虛謹(jǐn)慎，堅持多想一步、想深一層，才能使任務(wù)完成得更加順利圓滿。一些優(yōu)秀秘書能夠牢牢把握工作的主動權(quán)，就在于他們在不同的工作階段，都能以積極的姿態(tài)做好互動交流，保證自己所做的工作達(dá)到事半功倍的效果。一是事前注意確認(rèn)。在領(lǐng)取任務(wù)時，首先要確認(rèn)自己對任務(wù)內(nèi)容的理解準(zhǔn)確無誤，遇有疑問時，最好向交辦人復(fù)述一遍自己的理解，以便糾正可能的錯誤認(rèn)識。涉及面較廣、比較復(fù)雜的工作，應(yīng)先列出路線圖或初步打算，在獲得認(rèn)可后再付諸實施，進(jìn)一步降低風(fēng)險。二是事中注意督查。對需要協(xié)作完成的任務(wù)，主辦者要扮演好主人翁角色，按時間節(jié)點跟蹤督查，既督過程也督結(jié)果，確保各項工作符合時序進(jìn)度要求。特別是會場布置、材料印制、活動組織等事項，要做好勘察現(xiàn)場、文稿校對、組織預(yù)演等相應(yīng)工作，千萬不能一交了之。對工作中遇到的困難問題，無法自行解決的，要迅速上報，不能因匯報不及時，導(dǎo)致工作延誤。三是事后注意反饋。任務(wù)交辦后沒有下文，到底完沒完成讓人心里沒底，是一些秘書被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為不靠譜、無法讓人放心的重要原因。任務(wù)全部完成后，應(yīng)當(dāng)向交辦人匯報辦結(jié)情況，尤其是請示類公文要將各方意見建議第一時間向領(lǐng)導(dǎo)反映。有些事情的確比較小的，我們可以在辦理其他事務(wù)時，適當(dāng)?shù)卮┎鍏R報，切忌怕麻煩不愿匯報。

四、“4”，用好四種改進(jìn)方法

秘書工作對細(xì)節(jié)的追求精益求精、永無止境。隨著時間的推移，大家對本職工作肯定是越來越熟悉。對此，有的人容易產(chǎn)生懈怠思想，想當(dāng)然、莫較真等等負(fù)面想法開始滋生，服務(wù)水平就此原地打轉(zhuǎn)，甚至出現(xiàn)不應(yīng)有的工作失誤。作為秘書人員要擺正自己的位置，將平凡的崗位真正作為實現(xiàn)自我價值的階梯，努力干出不平凡的業(yè)績。如何實現(xiàn)百尺竿頭更進(jìn)一步，這里有四種改進(jìn)工作的參考方法：一是綜合評價法。相似的任務(wù)完成后，進(jìn)行一次全面總結(jié)回顧，認(rèn)真分析本次工作取得的新收獲，發(fā)現(xiàn)的新問題，思考提煉改進(jìn)措施，爭取每一件工作都能成為一次自我提高的機(jī)會。有條件的，盡可能請第三方評估自己的工作績效，幫助查找問題和不足。二是冷藏重啟法。對于不是特別緊急的事務(wù)，如果感到工作思路打不開，不妨先放一放。空閑時，多在腦子里過一過，待思路進(jìn)一步理清后，再拿出來“重啟”，這時很容易發(fā)現(xiàn)一些之前未考慮到的問題，工作更有可能有新的進(jìn)步。三是比較分析法。甘于“低頭拉車”以外，還應(yīng)學(xué)會“抬頭看路”。誠心“拜師”，多觀察別人的辦文、辦會、辦事的策略方法，逐一進(jìn)行對照分析，搞清楚別人為什么這樣做，自己存在怎樣的問題，從中受到啟發(fā)和教益，并在下次工作中加以改進(jìn)。四是模擬推演法。一項任務(wù)到手后，必須分析其中的風(fēng)險點，設(shè)定突發(fā)情景，分別制定至少一套有針對性的應(yīng)急預(yù)案。通過事先預(yù)演，對工作中可能出現(xiàn)的“攔路虎”心中有算，做最壞的打算，盡最大的努力，爭取最好的結(jié)果。

五、“5”，守好五條工作底線

堅持底線思維，確保不出事，是想干事、能干事、干成事的前提條件。除了做人清白、做事干凈外，秘書工作有一些職業(yè)底線需要我們時刻牢記。一是本分。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，要注意不能“離位”，更不能“越位”，不能想當(dāng)然，隨意刪節(jié)、更改或補充領(lǐng)導(dǎo)的指示，真正做到“參與而不干預(yù)、協(xié)助而不越權(quán)、服從而不盲從”。二是補臺。做工作需要堅持原則，但是也應(yīng)注意方式方法。辦事單位遇到困難問題，要主動幫助協(xié)調(diào)，不能一昧生硬督促，更不能“打小報告”，激化矛盾，“相互補臺，才能好戲連臺”。三是謹(jǐn)慎。秘書們在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，既為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也要為人民群眾服務(wù)。要學(xué)會夾著尾巴做人，平等待人、熱心耐心，如果對自己所處的位置缺乏正確認(rèn)識，不唯實、只唯上，長此以往必然變得盛氣凌人，受到同事和群眾的反感、厭惡，有損單位和領(lǐng)導(dǎo)的形象。四是保密。除了國家秘密外，對機(jī)關(guān)正在討論、未議定、未公開的事項以及領(lǐng)導(dǎo)個人事項要守口如瓶，不得自我賣弄、炫耀吹噓。處理涉密事務(wù)，要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，嚴(yán)防失泄密現(xiàn)象。五是安全。想問題、辦事情要樹立安全意識，比如協(xié)助組織活動，要做好安全隱患的防范工作，切實維護(hù)現(xiàn)場群眾的生命財產(chǎn)安生；安排考察路線，要為領(lǐng)導(dǎo)和同事們負(fù)責(zé)，堅決杜絕意外事件的發(fā)生。