地質(zhì)檔案管理利用及信息化探討

文/河北省地礦局第四水文工程地質(zhì)大隊(duì) 楊海波 孫樹峰

隨著社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步，我國的地質(zhì)檔案管理漸漸走向信息化，這樣的趨勢已經(jīng)越來越明顯?？墒桥c此同時(shí)，在這樣的發(fā)展趨勢之下，也出現(xiàn)了許多的問題。一方面，檔案信息化的建設(shè)更新?lián)Q代太快。另一方面，檔案信息化建設(shè)的關(guān)聯(lián)性太高，而且一旦啟動(dòng)檔案信息化管理，就在某種程度上涉及對人才的引進(jìn)以及在科學(xué)技術(shù)上的不斷創(chuàng)新等問題，所以，當(dāng)務(wù)之急是解決好這些問題。

一、地質(zhì)檔案信息化的基本含義

檔案部門對于國家的一些地質(zhì)資料用電子信息的方式，錄入到國家的電子檔案當(dāng)中。這樣的信息化建設(shè)，在一定程度上會大大提高相關(guān)工作內(nèi)容的效率。

二、地質(zhì)檔案信息化及利用過程中存在的問題

（一）檔案管理軟件實(shí)用性有缺陷。首先，當(dāng)前我們國家的檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫，所以有很多檔案管理軟件應(yīng)運(yùn)而生。但是，在許多檔案管理軟件當(dāng)中，由于不同的檔案管理部門使用的計(jì)算機(jī)模型在規(guī)格、型號以及版本上的不同，在實(shí)際使用過程當(dāng)中，出現(xiàn)了地質(zhì)檔案信息錄入效率低，甚至很多檔案不能進(jìn)行錄入等問題，在實(shí)用性上存在著很大的問題。而且，這些檔案管理軟件沒有一個(gè)合適的平臺，在通用性上也存在著問題。

（二）檔案管理的規(guī)范性有缺陷。首先，在絕大部分地質(zhì)檔案管理部門，對于地質(zhì)檔案的管理沒有一定的標(biāo)準(zhǔn)，這在很大程度上嚴(yán)重影響了檔案管理的規(guī)范性。由于檔案管理的等級不同，相應(yīng)的規(guī)范發(fā)展以及服務(wù)的要求也會有所不同，而且有關(guān)單位對于地質(zhì)檔案信息之間的交流非常少，所以就導(dǎo)致文件的共享性不強(qiáng)，這樣有一些單位就沒有辦法得到持續(xù)更新的信息資源，就會使得地質(zhì)檔案信息管理沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，大大阻礙了地質(zhì)檔案信息化管理工作的進(jìn)程。

（三）檔案管理的人才匱乏。眾所周知，數(shù)字信息資源的加工是我們地質(zhì)檔案管理的重要內(nèi)容，所以對于數(shù)字資源加工平臺進(jìn)行建立，是地質(zhì)檔案管理員非常重要的戰(zhàn)略性活動(dòng)，因?yàn)橄嚓P(guān)工作人員要對各個(gè)數(shù)字資源進(jìn)行相互融合，相互重組，還有對他們重新進(jìn)行分類，最后再使他們形成了一個(gè)新的結(jié)合體，所以這就需要工作人員，對于地質(zhì)檔案數(shù)字化管理的專業(yè)知識，熟練掌握到一定程度，但目前我國地質(zhì)檔案數(shù)字化管理人才依然很匱乏，很多概念都混淆不清，這在一定程度上影響了我國地質(zhì)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。

三、地質(zhì)檔案信息化及利用過程中的解決對策

（一）提高檔案管理軟件的實(shí)用性。首先有關(guān)單位在對于檔案管理軟件開發(fā)的時(shí)候，要多注意它的實(shí)用性，首先要考慮，地質(zhì)檔案管理部門所使用的計(jì)算機(jī)模型是否相同，如果計(jì)算機(jī)模型不同，那么要想辦法讓它們在使用的過程當(dāng)中，即便有不同規(guī)格，不同的軟件開發(fā)系統(tǒng)也能夠有一定的實(shí)用性，簡單來說，就是讓不同規(guī)格，不同開發(fā)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)模型在一定程度上能夠相互融合，讓它們在一定程度上可以通用，這樣能夠顯著提高地質(zhì)檔案管理的錄入進(jìn)程，提高有關(guān)單位的工作效率?？梢杂行Ы鉀Q很多地質(zhì)檔案不能錄入的問題，在一定程度上提高地質(zhì)檔案信息錄入的效率。所以，如果有一個(gè)合適的平臺，讓這些檔案信息管理軟件可以相互通用，就能夠在某種程度上解決檔案管理軟件在使用上的問題。

（二）提高檔案管理的規(guī)范性。首先我們要明確一個(gè)概念，就是檔案信息管理具有一定規(guī)范性的含義，是檔案信息資源共享的一個(gè)過程，有關(guān)單位會通過基本文件的指示對信息管理過程當(dāng)中可能涉及的細(xì)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，使得檔案信息管理有一定的標(biāo)準(zhǔn)。還有就是，要想實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，那么我們就要在一定程度上把隱藏在文件當(dāng)中的檔案信息隱含價(jià)值尋找出來，使得這些隱含信息價(jià)值達(dá)到最大，這樣在某種程度上，檔案信息資源的隱含價(jià)值就會成為我們在無形之中積累的財(cái)富。而且我們都知道，地質(zhì)檔案信息一般都是由有關(guān)單位的技術(shù)部門來進(jìn)行應(yīng)用的，而且技術(shù)部門在一定程度上是一個(gè)有著非常統(tǒng)一的科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的部門，所以我們要確保他們的工作與檔案信息進(jìn)行有效的結(jié)合，與此同時(shí)，要求我們在檔案信息方面進(jìn)行規(guī)范化，這樣才能夠使他們的工作效果達(dá)到最佳。

（三）大力培養(yǎng)檔案信息管理的人才。對于數(shù)字信息資源的加工是地質(zhì)檔案信息管理的核心內(nèi)容，所以在我們國家，對于信息資源加工方面人才的要求也是非常高的，所以相關(guān)單位一定要重視在這方面的人才，還要對這方面的人才進(jìn)行培養(yǎng)，在一定程度上，相關(guān)單位可以定期選擇平時(shí)表現(xiàn)積極的人，對他們進(jìn)行定期培訓(xùn)，并且經(jīng)過一定時(shí)間的學(xué)習(xí)，還要對他們的學(xué)習(xí)內(nèi)容進(jìn)行考核，這樣不但能夠加深相關(guān)工作人員對于檔案信息管理的理解，也能夠在一定程度上幫助他們熟練自己平時(shí)的業(yè)務(wù)技能，這樣可以有效緩解國內(nèi)檔案信息管理人才匱乏的現(xiàn)象。

四、結(jié)束語

隨著我國經(jīng)濟(jì)和科技的快速發(fā)展，地質(zhì)檔案信息化的趨勢越來越明顯，要想使得地質(zhì)檔案信息化在實(shí)踐的過程當(dāng)中越來越順利，那么我們就要加強(qiáng)這方面人才的培養(yǎng)，使得檔案信息管理具有一定的標(biāo)準(zhǔn)，而且在相關(guān)軟件的開發(fā)上還要注重檔案管理軟件的的實(shí)用性。一方面，這樣能夠響應(yīng)國家與時(shí)俱進(jìn)的號召；另一方面，也能夠提升相關(guān)單位的工作效率。