淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的提升策略

文/山東省日照市嵐山區(qū)黃墩鎮(zhèn)人民政府 尹章

一直以來，檔案管理工作都在默默支持著事業(yè)單位日常工作的有序開展，在事業(yè)單位的正常運行中發(fā)揮著極其重要的作用。隨著我國經(jīng)濟體制的改革和社會的發(fā)展，事業(yè)單位對于檔案管理工作也提出了更高的要求。在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息化建設(shè)成了我國事業(yè)單位檔案管理工作未來一段時間的必然發(fā)展趨勢。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）對檔案管理信息化重視程度不夠。通過信息化的形式向全社會提供檔案服務(wù)是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重點。然而目前還有很多事業(yè)單位并沒有正確認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。一方面，事業(yè)單位檔案管理人員沒有按照信息化建設(shè)的要求對檔案資料進行必要的分類加工，一定程度上對電子檔案的使用效率造成了影響，滿足不了現(xiàn)代社會對事業(yè)單位檔案信息的各項需求。另一方面，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)沒有正確認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)對于降低檔案管理成本和提升檔案利用效率的作用。此外，是由于技術(shù)條件的限制，部分事業(yè)單位仍然依靠手工操作的方式進行檔案管理，還沒有實現(xiàn)無紙化的檔案閱讀，從而對事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)造成了嚴(yán)重的阻礙。

（二）缺乏科學(xué)合理的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃。很多事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)缺乏科學(xué)性和合理性，脫離了單位整體的發(fā)展戰(zhàn)略，從而導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃難以落到實處。二是缺乏科學(xué)有效的調(diào)研論證，有的事業(yè)單位在制定單位檔案管理信息化建設(shè)時，沒有考慮到單位目前根本不具備實施這些規(guī)劃的必要條件。三是沒有重視檔案管理信息化建設(shè)的實效，規(guī)劃設(shè)計不夠靈活，缺乏拓展性，一定程度上限制了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展空間。

（三）沒有及時建立檔案信息化管理網(wǎng)站?；ヂ?lián)網(wǎng)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，要想實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，就必須建立起相應(yīng)的網(wǎng)站才能有效實現(xiàn)信息資源的傳輸。然而目前我國很多事業(yè)單位還沒有及時建立起相應(yīng)的檔案信息網(wǎng)站。其主要表現(xiàn)有以下三點：一是沒有實現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)上查詢、傳輸和歸檔等具體工作。二是沒有以網(wǎng)站的形式為社會各界提供檔案服務(wù)。三是沒有把檔案管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位信息系統(tǒng)中。除此以外，軟硬件設(shè)備缺乏的問題也比較嚴(yán)重。

二、如何提升我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

（一）樹立現(xiàn)代化發(fā)展意識。在當(dāng)前各種新思想觀念不斷涌現(xiàn)以及現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展和應(yīng)用的背景下，檔案管理工作也必須做到與時俱進，通過各種途徑進一步優(yōu)化其管理效率。為了保證事業(yè)單位檔案管理工作能夠不斷創(chuàng)新發(fā)展，相關(guān)工作人員必須盡快樹立起事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的意識，以實現(xiàn)電子一體化的檔案管理工作目標(biāo)，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，進而對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)起到積極的推動作用。

（二）建立完善的檔案管理制度。要想保證檔案管理工作的規(guī)范性，就必須通過建立科學(xué)完善的檔案管理制度來約束具體的檔案管理行為。因此，事業(yè)單位可以根據(jù)本單位實際發(fā)展情況，結(jié)合具體的檔案管理工作來制定一系列具有可行性的檔案管理制度，設(shè)定檔案管理信息化建設(shè)相應(yīng)的考核指標(biāo)，采取一定的獎懲措施進一步激發(fā)檔案管理工作人員的積極性和主動性。通過這種方式，不僅可以有效提升事業(yè)單位全體員工對于檔案管理工作的關(guān)注程度，還可以大幅提升工作人員對于檔案管理的熱情。

（三）建立實用的檔案信息網(wǎng)站。檔案信息網(wǎng)站主要作用是通過網(wǎng)頁的形式，向檔案管理工作人員提供檔案服務(wù)功能，方便相關(guān)人員利用網(wǎng)絡(luò)完成對檔案資料的查詢、歸檔和下載等操作。這種網(wǎng)頁服務(wù)的方式是檔案信息化管理中極其重要的一種手段和標(biāo)志。與此同時，事業(yè)單位的檔案信息化管理中又將檔案管理操作系統(tǒng)納入事業(yè)單位管理信息系統(tǒng)之中，使其形成一個全方位的傳送系統(tǒng)，有效提升網(wǎng)絡(luò)信息資源共享的效率。事業(yè)單位要建立檔案信息網(wǎng)站，首先在選擇檔案信息管理操作系統(tǒng)時，應(yīng)盡可能選擇具有升級功能和再開發(fā)能力的系統(tǒng)，以方便之后檔案信息化管理更新和發(fā)展的需要，以及更好地凸顯檔案信息網(wǎng)站的服務(wù)功能。其次，在設(shè)備設(shè)施的選擇上，必須要求其符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，且盡可能是當(dāng)前市場占有率相對較高的產(chǎn)品，如果有條件的話，還可以盡量與國內(nèi)外相關(guān)的科技公司取得練習(xí)，量身打造最適合本單位檔案管理工作的操作系統(tǒng)，以保證事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)取得更好的成效，確保檔案信息化管理系統(tǒng)能夠不斷進行升級更新，從而在一定程度上降低成本。

三、結(jié)語

總而言之，隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展和信息科技的進步，事業(yè)單位檔案管理信息化已經(jīng)是必然的發(fā)展趨勢。然而，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)化的工程，事業(yè)單位檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實現(xiàn)檔案管理的信息化，還要不斷提高自身的管理素質(zhì)，學(xué)習(xí)有關(guān)計算機、網(wǎng)絡(luò)等方面的知識，調(diào)整心態(tài)，與時俱進，并使事業(yè)單位的檔案信息得到最大的開發(fā)與利用價值，以滿足事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的最大需求。