淺議基層民政檔案信息化建設(shè)

文/山東鄒城市民政局 李養(yǎng)崢

近年來，我國檔案信息化建設(shè)取得了顯著成績，信息化程度逐步提高。檔案信息資源得到了大力開發(fā)，檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施飛速發(fā)展，檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平大大提高，各項建設(shè)取得了巨大成就。各地、各部門檔案管理工作發(fā)生了深刻的變化，從傳統(tǒng)的手工管理方式向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變，從長期封閉型、半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。隨著整個檔案行業(yè)信息化程度的不斷提高，基層民政檔案信息化建設(shè)也取得了一些成績。

一、檔案信息化建設(shè)取得的成就

當(dāng)前的社會環(huán)境為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了更加良好的氛圍和條件。各級黨委政府的重視和支持為檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展提供了可靠的保障；全國檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組的成立和檔案信息技術(shù)專家?guī)斓慕ⅲ撠?zé)技術(shù)方面的把關(guān)與指導(dǎo)，為全國檔案信息化建設(shè)科學(xué)有序地進行提供了組織保障；國內(nèi)外有關(guān)計算機輔助檔案管理、電子文件管理、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)等方面研究成果的取得，為檔案信息化建設(shè)積累了寶貴的經(jīng)驗；引進和培養(yǎng)了一批具有檔案信息資源加工和管理、數(shù)據(jù)庫管理和維護、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)等方面的專門人才，專業(yè)人才隊伍建設(shè)邁開步伐。所有這些，都為我國檔案信息化建設(shè)的新發(fā)展創(chuàng)造了優(yōu)越的條件，奠定了良好的基礎(chǔ)。

二、基層民政檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

隨著整個檔案行業(yè)信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，基層民政檔案信息化建設(shè)也取得了很大的成就，當(dāng)然，在充分肯定我們在檔案信息資源的建設(shè)、管理和服務(wù)等方面取得成就的同時，我們也應(yīng)當(dāng)看到，我國基層民政檔案部門的信息化程度仍然是很低的，檔案資源中所蘊藏的豐富信息還沒有得到充分挖掘和利用，還不能完全滿足經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展日益增長的需要。同時，基層民政檔案信息儲存和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，也還有許多具體問題需要加以解決。

當(dāng)前基層民政部門的室藏資源大多限于紙質(zhì)檔案，數(shù)字檔案資源不夠豐富，且結(jié)構(gòu)較為單一，主要是由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化而來的數(shù)字副本。電子文件大多由信息技術(shù)部門管理，未對業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的大量電子文件進行有效歸檔。檔案信息化平臺大多采用電子政務(wù)系統(tǒng)和虛擬數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)相結(jié)合的方式，功能不夠完善，實用性較差，檔案信息化的重要作用未充分發(fā)揮。當(dāng)前基層民政部門檔案信息化建設(shè)中主要存在以下問題：對民政檔案信息化建設(shè)缺乏認識、檔案人員信息化管理水平有限、檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)不夠完善、電子文檔歸檔管理不規(guī)范、檔案資源信息化開發(fā)利用相對滯后等。

三、推進基層民政檔案信息化建設(shè)的對策與建議

在如今大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案信息化建設(shè)應(yīng)融入本單位、本系統(tǒng)、本地區(qū)民政業(yè)務(wù)信息化整體框架，按照建設(shè)智慧檔案的總體要求，以構(gòu)建數(shù)字檔案室平臺為基礎(chǔ)，著力推進檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加快室藏檔案數(shù)字化步伐，做好現(xiàn)有各類民政業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的電子文件歸檔管理工作，開展網(wǎng)上檔案查詢和信息服務(wù)，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

針對民政部門檔案信息化建設(shè)中普遍存在的問題，結(jié)合本地區(qū)實際，有以下幾點思路：

(一)健全機構(gòu)、明確職責(zé)，加強組織領(lǐng)導(dǎo)。充分認識做好民政檔案信息化工作的重要意義，把握民政工作信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求。重視檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，成立檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，分工明確、責(zé)任到人，使檔案信息化建設(shè)步入快車道。依據(jù)實際情況，制定檔案信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃。有目標(biāo)，有任務(wù)，有措施，加大建設(shè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的力度。

（二）加強培訓(xùn)，提升人員的信息化運用水平。把檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識等列入民政檔案工作人員知識更新和繼續(xù)教育工作計劃；加強對檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，不斷拓寬民政檔案管理人員的知識面。

（三）完善基礎(chǔ)，加快與業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的有效銜接。把民政檔案信息化納入民政信息化建設(shè)的總體發(fā)展格局中，以“數(shù)字民政”建設(shè)為依托，著重加強“數(shù)字民政”的基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)、應(yīng)用體系建設(shè)、服務(wù)體系建設(shè)和決策體系建設(shè)，充分利用現(xiàn)有基礎(chǔ)，加大民政信息資源融合力度，大力推動信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同，逐步實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與各應(yīng)用系統(tǒng)電子文件數(shù)據(jù)的網(wǎng)格采集和自動歸檔，做到數(shù)據(jù)集成和無縫銜接，提升檔案信息化應(yīng)用能力，加強安全體系建設(shè)。建設(shè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和綜合數(shù)據(jù)庫，使用“大數(shù)據(jù)”管理模式，搭建民政綜合業(yè)務(wù)框架，對各專題數(shù)據(jù)庫使用統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和管理，統(tǒng)一對接政務(wù)辦公系統(tǒng)、救助管理系統(tǒng)、居民家庭收入核對系統(tǒng)、婚姻管理系統(tǒng)、優(yōu)撫安置系統(tǒng)、水庫移民管理系統(tǒng)、養(yǎng)老信息管理等各個業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺，促進各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息資源共享和匯聚，實現(xiàn)各平臺之間的數(shù)據(jù)共享、資源整合。

（四）規(guī)范管理，大力推進檔案信息資源建設(shè)。一是建立各類室藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。根據(jù)室藏檔案數(shù)字化建設(shè)要求，建立文書檔案、專業(yè)檔案會計檔案、設(shè)備檔案、特種載體檔案等各門類檔案的目錄數(shù)據(jù)庫，同時利用虛擬數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)進行了文書檔案、專業(yè)檔案、會計檔案、照片檔案、實物檔案的全文掛接，逐步完成室藏檔案數(shù)據(jù)庫、檔案文件級目錄、案卷級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。二是建立全文數(shù)據(jù)庫。按照省級示范數(shù)字檔案室建設(shè)測評標(biāo)準(zhǔn)的要求，對工作開展有長遠利用價值的文書檔案及民政專業(yè)保管期限為永久、長期(30年)的檔案進行全文掃描及登記備份工作，對會計檔案年報表、照片檔案、實物檔案進行數(shù)字化掃描，利用虛擬數(shù)字室管理系統(tǒng)進行全文掛接管理，采取密碼授權(quán)的方式進行全文數(shù)據(jù)資源的檢索與利用。三是加強特種載體檔案數(shù)字化及集成管理。對民政工作中重大活動的錄像、照相，做好技術(shù)加工處理，完成室藏現(xiàn)有錄音、錄像、照片檔案的技術(shù)加工處理，納人數(shù)字檔案室平臺管理。四是規(guī)范數(shù)字檔案資源管理。建立健全檔案信息化建設(shè)的各項規(guī)章制度，規(guī)范流程，嚴(yán)格依照制度辦事，使信息化工作有據(jù)可依、有章可循。加強對本部門電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各科室(部門)產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。

隨著檔案部門的數(shù)字化發(fā)展，各級民政部門應(yīng)當(dāng)立足當(dāng)前，著眼未來，積極采取措施，努力掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識，加快本部門檔案工作的信息化建設(shè)，以逐步實現(xiàn)民政檔案資源的信息化建設(shè)。